契約管理の工数を3分の1まで削減 医療業界でのLegalForceキャビネ活用方法

医療法人社団鶴友会は、熊本市東区を拠点として、ケアミックス型病院である「鶴田病院」と介護老人保健施設の「メディエイト鶴翔苑」、そのほか訪問診療や訪問看護などの在宅系サービスを行う「鶴友会在宅総合支援センター」を運営している医療法人です。
法人内DXの一環で、契約書のペーパーレス化を目的としてLegalForceキャビネを活用しています。同法人の法人本部本部長の鶴田様と木田様にお話を聞きました。

法務だけでなく人事・労務・財務なども担う「法人本部」

法務部門の組織体制や業務内容を教えてください。

法務の仕事は「法人本部」が担っています。職員数約350名規模の中、法人本部では法務の仕事だけではなく、人事、労務、財務などの管理・経営業務全般を行っています。契約書管理も法人本部で行っており、6名のメンバーのうち2名が中心となってLegalForceキャビネを利用して契約書を管理しています。

法人本部　本部長　鶴田 敦子 様

契約書のペーパーレス化を目指し、医療業界でのDXを推進

LegalForceキャビネを導入された理由や、導入以前の課題感についてお聞かせください。

医療業界は従事者の年齢に幅があり、DXを推し進めるのが難しい局面も多く、「ペーパーから抜け出せない業界」と言われています。しかし、当法人ではそうした状況を打破すべく、人事労務システムや採用・人事考課のシステムなど、管理部門の業務効率化に寄与するシステムを積極的に導入し、DXに取り組んでいます。

LegalForceキャビネは、契約書の一元管理ができていないという課題感から導入しました。契約書は原本を保管する部署と実際に使う部署が異なる場合が多いため、キャビネットから出したり戻したりが発生する中で、法人内に契約書が散逸してしまうことがありました。ペーパーレス化して契約書へのアクセス性を向上することで、契約管理業務を効率化できるのではないかと考えていました。

「タスクシフト」を意識した業務分担

実際にLegalForceキャビネを使うときの流れを簡単に教えてください。

紙で契約書を管理していたときは、その作業の煩わしさから、契約管理業務が後回しになっていました。LegalForceキャビネ導入後は、管理のための作業はスキャンをするだけで済んでいるので、契約締結から時間をおかずに契約書を保管し、探したいときにはすぐに取り出す、という運用ができています。

法人本部　木田 育実 様

医療業界特有の考え方として、「タスクシフト」というものがあります。
医師や看護師などの有資格者は、有資格者でなければできない業務に注力してもらう、という考え方です。このタスクシフトという考え方に基づき、契約管理などの業務はもちろん、有資格者でなくても良い業務は我々のような事務方が行う体制を構築しています。

LegalForceキャビネで契約管理業務を効率化することが、さらなるタスクシフトの推進につながり、専門職はその専門性をより磨いてもらうことができると考えています。

契約管理工数を1/3まで削減

LegalForceキャビネ導入によって感じている効果を教えてください。

契約書を一元管理ができているという状況はとても利便性が高いです。LegalForceキャビネを導入したことで契約書を探す無駄な時間がずいぶん削減できました。
LegalForceキャビネを導入してからは、紙を取り出して戻すという手間はなくなり、画面上で欲しい契約書をすぐに検索できるので、契約管理にかかる工数が今までの3分の1ほどまで減りました。
さまざまなケースでPDFデータでの受け渡しが増加しており、医療業界全体でDXが進みはじめたと実感しています。

契約書一覧イメージ

医療業界に導入を勧めたいLegalForceキャビネ

LegalForceキャビネをどのような企業、法務部に勧めたいですか。

やはり、同業種の医療業界にLegalForceキャビネをお勧めしたいです。
特に総合病院の規模になると、契約書の種類が多く管理が煩雑になります。医療業界と契約書というと、あまりイメージがわかない方も多いかと思いますが、例えば各種医療機器の保守契約や、リネン類や清掃を外注する委託契約、さらには感染性廃棄物に関する契約など多岐にわたります。
特に施設の維持管理などの委託業務のように、本来定期的に内容の見直しをかけた方が良い契約書は、即座に確認することができます。契約解除の申し出期間が定められている場合についてもLegalForceキャビネのアラート機能で事前確認が可能となりました。医療機器の保守契約などについても、更新のタイミングがバラバラになりがちです。期限が終了していた、意図せず自動更新していた、といったリスクが発生しやすいので、LegalForceキャビネを使って適切な契約管理を行うことをおすすめしたいです。

（取材日：2021年4月）※掲載内容は取材当時のものです。