紙と電子が混在する契約書の「管理」も「作成・審査」もスムーズに スタートアップ企業での活用法

株式会社Kyuluxは、2015年に設立された九州大学発のスタートアップ企業です。有機ELディスプレイなどに用いる“次世代有機EL発光材料”を開発・販売している同社では、取り扱う契約の種類も多く、共同研究・共同開発関連の契約から、企業や大学との契約、製造に関する契約など多岐に渡ります。
また、国内と海外合わせて3つの事業所があり、多種多様な契約書が管理されている状況から、これらをどう一元化して管理するかが課題となっていました。
そんな同社法務部の3名に、LegalForceキャビネの活用方法を聞きました。

多種多様な契約書の作成・審査を行う、スタートアップの法務部門

法務部の組織体制や業務内容について教えてください。

法務部　マネージャー　池田 紀子 様

池田様
当社の法務部は2名です。契約書の作成・審査や、他部署からの法律相談への回答など、一般的な法務業務全般を2人で対応しています。比重としては、契約書の作成・審査が多くを占めています。当社の契約関連業務の特徴としては、契約書で使用する主な言語が「英語」であることです。これは当社の事業内容上、中国・韓国・アメリカなど、グローバルに取引をしているためです。

また、扱う契約の種類も、一般的な人事労務系の契約、研究開発関連の共同開発契約、企業・大学との契約・製造に関する契約など、多岐に渡ります。

電子と紙が混在し、かつ複数の事業部に散在する契約書をどう管理するかが課題に

LegalForceキャビネを導入された理由や、導入以前の課題感についてお聞かせください。

法務部　柳 元子 様

柳様
当社は、事業所が国内・海外含め3つにわかれている上、多種多様な契約書が複数の事業部で管理されているという状況から、これらをどう一元化して管理すればいいのかという課題を抱えていました。

LegalForceキャビネ導入以前は、「契約書をPDF化し、クラウド上のフォルダに保存して共有する」という方法で契約書の管理をしていました。しかし、ただ格納しただけでの状態では検索性が非常に悪く、契約書の有効活用ができていませんでした。紙の契約書と電子契約が入り混じっていることもあり、管理の難易度も高まっていたと思います。
各事業部から契約書に関する質問を受けた際は、自分たちの記憶を頼りに、手動で契約書を探すことが多く、時間と労力がかかっていました。

そこで、契約書を一元管理して効果的に契約書を活用することを第一の目的に、LegalForceキャビネを導入しました。

実際にLegalForceキャビネを使うときの流れを簡単に教えてください。

柳様
契約書の締結は各事業部で行っているので、締結後の契約書を共有してもらい、法務部でLegalForceキャビネに格納しています。
過去の契約書もLegalForceキャビネに格納しているので、締結済みの契約書について質問があったときは、まずLegalForceキャビネで検索します。文字データ化されていないPDFでしか残っていない契約書もあるのですが、LegalForceキャビネにはOCR機能もあるので、わざわざ手入力で契約書の情報を登録しなくても文字を読み取ってくれるのが便利です。

管理だけでなく、新たな契約書作成もスムーズに

LegalForceキャビネ導入によって感じている効果を教えてください。

柳様
LegalForceキャビネを使って管理したことによって、契約書の管理台帳がスムーズに作れるようになりました。Excel形式で一括ダウンロードができるので、用途によって自分たち好みにカスタマイズできる点が非常にありがたいです。

管理台帳ダウンロード　イメージ

また、契約更新のタイミングを、LegalForceキャビネが知らせてくれる通知機能も便利に活用しています。これまでは、契約更新日を自分のカレンダーにメモしており、見落としや抜け漏れがないか不安がありましたが、いまはLegalForceキャビネが教えてくれるので、ダブルチェックできます。

池田様
管理だけでなく、新たに契約書を作成する際にもLegalForceキャビネがあってよかったと実感しますね。
新規の契約書を作成する際は、過去の契約書を参照しながらつくることが多いです。LegalForceキャビネでは、PDFの全文をテキストデータ化してくれているため、キーワードで検索すると、すぐに必要な契約書や条項を発見でき、検索がとても楽になりました。テキストをそのままコピー＆ペーストできるのも便利です。

LegalForceキャビネの導入以前は、過去の契約書をみて、文言を自分で手入力していました。手間がかかるうえに入力ミスが発生する不安もありましたが、いまはそんな心配もなくなりました。LegalForceキャビネの導入によって、過去の契約書を有効に活用できるようになり、とてもありがたいです。

全文検索イメージ

柳様
当社にとって、ものすごく費用対効果が高いと感じています。LegalForceキャビネを導入して、月々の費用は発生するようになりましたが、
①契約書作成業務のクオリティを、向上させることができている
②これまで手動でやらざるを得なかった作業を効率化でき、時間の短縮・ミスの防止につなげられている
などのメリットがあり、毎日、費用以上の効果を実感しています。

今後LegalForceキャビネをどのように活用していきたいですか。

最高戦略責任者（CSO）　安達 淳治 様

安達様
当社は、将来的にIPOを考えています。そのためには、契約書を含め文書管理をしっかりしていかねばなりません。これからは、個々の契約としてだけでなく、ビジネスの大きな流れに合わせた管理が必要になると考えています。コーポレートガバナンスが保たれた状態にできるよう、さらにLegalForceキャビネを活用していきたいですね。

設立して間もないスタートアップ企業にこそおすすめしたい

LegalForceキャビネをどのような企業に勧めたいですか。

柳様
ベンチャー企業・スタートアップ企業に、特におすすめです。設立して間もない企業は、社内システムや管理フローがまだ整備できていないことも多いのではないでしょうか。そうした場合に、LegalForceキャビネを基軸として、契約書の管理フローを確立すると、業務の質も向上できると思います。さらに、LegalForceキャビネは、今が完成形なのではなく、機能のアップデートが頻繁に行われているので、導入した後も、機能や操作性の向上を感じることができます。そのような点からも費用対効果は高いのではと考えます。

また、LegalForceキャビネを導入する際には過去の契約書を格納する必要があります。当社は早い段階でLegalForceキャビネを導入したおかげで、その工数を最小限に抑えることができました。そういった意味でも、設立間もない時期にLegalForceキャビネを導入することを強くおすすめしたいです。

池田様
私は、契約管理に大きな費用をかけられない中小企業におすすめしたいです。LegalForceキャビネは費用対効果が高いので、最初の管理ツールとして、中小企業でも導入しやすいと感じています。

なんだか良いことばかりを語っているように見えるかもしれないのですが、日々効果を実感し、「LegalForceキャビネを導入して良かった」と心から感じています。

（取材日：2021年10月）※掲載内容は取材当時のものです。