30分かかっていた契約書探しが1、2分に 成長企業の一人管理部が実現させた、手間をかけない契約管理

「食の未来を、アップデートする」のビジョンを掲げ、飲食店向けのテクノロジーを提供している、株式会社トレタ。同社の法務業務をたった1人で支えている法務チームに、LegalForceキャビネの導入経緯や活用のポイントを聞きました。

貴社の業務内容について教えてください。

当社は飲食店向けの予約・顧客台帳サービス「トレタ」を中心に、飲食店の業務を支えるテクノロジーを提供しています。またコロナ禍を機に、店内モバイルオーダーツール「トレタO/X」（モバイル端末による注文受付、決済を可能とするツール）や、お客さまからの電話予約をAIで自動受付するツール「トレタ予約番」などの新規事業も立ち上げました。

法務部門の組織体制や業務内容について教えてください。

当社では経営管理部の中にある法務チームが契約管理やリーガルチェックなどを担当しています。チームと言っても、所属しているのは私1人です。契約管理は、前任者の退職に伴い、私が入社する直前においては総務部が担当していました。

契約書の内容は、NDA（秘密保持契約）やシステム開発、代理販売に係るものが多く、毎月30～40件ほど、社内から契約書関連の相談を受けています。

契約書のデータベースを一から作り直せるLegalForceキャビネに魅力を感じ、導入を決意

LegalForceキャビネを導入した理由や導入以前の課題感について教えてください。

LegalForceキャビネの導入以前は、契約書が一元管理できていませんでした。具体的には①外部の電子契約サービスのフォルダ②GoogleDrive③ドッジファイルの3か所に契約書のデータや原本が分散していました。

それに加えて、契約書のファイル名の命名規則も様々でした。そのため新規案件の契約書作成時に参考となる条文や覚書の締結に必要な文書を探す際に、多大な時間と労力を要していたのです。効率化して、どうにか負担を減らせないか考えようとなりました。

じつは私が入社した2021年9月ごろ、別の契約管理サービスを導入することがほとんど決まっていました。しかし、自社に必要な機能を洗い出したうえで再検討する必要があると考え、再度5社のサービスを比較し、LegalForceキャビネを導入することにしたのです。決め手は「既存の電子契約サービスとのデータ連携があること」「契約書の内容までAIが読み取ってくれること」の2点です。

LegalForceキャビネ以外のサービスは、既存の電子契約サービスに格納している契約書ファイル名をそのまま転記する形での導入を提案してきましたが、それでは検索の利便性が改善できるとは思えませんでした。契約書に特化したOCRを備えたLegalForceキャビネで、契約書のデータベースを一から作り直すほうが、求めている契約管理方法に近づけるのではと考えたのです。

またデモを通じてLegalForceキャビネの使いやすさにも惹かれました。LegalForceキャビネならば、通常のPDFファイルと同様にスクロールでページを移動できますし、契約書のタイトルや内容を全文検索することができます。こうした細かな違いが、数倍の工数の差を生むものと考えてサービスを比較検討しました。

30分かかっていた検索が1、2分に短縮 見つからないストレスから解放された

実際にLegalForceキャビネを使うときの流れを簡単に教えてください。

現在は新規の契約締結のうち約9割で電子契約サービスを利用しています。LegalForceキャビネとデータ連携しているため、締結後はそのままLegalForceキャビネにデータが格納されます。

紙の契約書の場合は、締結後の原本を事業部門から社内便で回収してPDF化し、LegalForceキャビネにアップロードしています。

LegalForceキャビネ導入によって感じている効果を教えてください。

契約書を一元管理できたことで、契約書を探す時間が速くなりました。これまでは契約書に関する問い合わせを受けた際に、探すのに30分くらいかかることがありました。それがLegalForceキャビネ導入後は1、2分で見つかるようになりました。契約書探しで想定外の時間を費やすことから解放されましたね。業務効率的にも心理的にも、導入して正解だったと実感しました。

「全文検索」イメージ。指定のキーワードを含まない「マイナス検索」もできる

特に気に入っている機能があれば教えてください。

自動で情報を読み取り、契約管理台帳に登録してくれる機能が気に入っています。契約書のタイトルだけでなく、本文までAIが読み取ってくれるので、検索の精度が大きく向上しました。

またマイナス検索（指定したキーワードが含まれていないファイルを抽出する検索方法）ができるのもありがたいですね。たとえば、反社会的勢力の排除条項が欠落している契約書を抽出し、覚書を結ぶといった活用ができます。監査対応の際にも役に立つのではないでしょうか。

今後どのようにLegalForceキャビネを活用していきたいですか。

「関連契約書の紐づけ」を活用したいです。当社が取引先と締結する契約は「基本契約」に「個別契約」が紐づいているものが多いので、この機能を使って、取引先単位の契約をもれなく把握できるようにしたいですね。

関連契約書の紐づけイメージ

また「更新期限の自動リマインド」も使いこなしたいです。前職においてAccessの管理台帳上で更新期限の管理を試みたこともありましたが、負担が多くて挫折しました。既存の契約書の格納がもっと進んだら、ぜひ活用してみます。

ベンチャー企業にも大企業にもおすすめしたい

LegalForceキャビネをどのような企業にすすめたいですか。

当社のような管理部門一人というスタートアップ企業には、ぜひおすすめしたいです。
LegalForceキャビネ一つで契約書の管理だけでなく活用もできるので、とても便利です。Excelとの管理と比較して、明らかに合理的です。大企業でも検索の利便性やデータの精度、更新期限の管理など、量が多いからこそ役立ちそうな場面はありそうです。ぜひ導入をおすすめします。