「徹底的に頭を使いたい」契約書の一元管理で変化した時間の使い方

「商品を売る最強の集団であり続けること」をミッションに掲げ、企業の商品販売のDX化を支援する、株式会社イングリウッド。紙とデータに分かれた契約書の管理に悩まされていた同社はどのような手を打ったのか。コーポレート統括本部の岩田様、髙橋様にLegalForceキャビネの導入経緯や活用のポイントを聞きました。

キャビネットやファイルサーバーから必要な契約書を見つけだせない

法務部門の組織体制や業務内容について教えてください。

岩田様
当社には管理部門として「コーポレート統括本部」があり、法務、経理、人事といったバックオフィス機能が集約されています。法務業務は私を含めて4名が担当し、契約審査や知財管理などを行っています。

コーポレート統括本部　法務　ゼネラルマネージャー　岩田 和晃 様

LegalForceキャビネを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。

岩田様
当社の契約管理は長らく「紙ベース」でした。DX推進の一環として電子契約サービスを導入した2020年からは、契約書は紙とデータで並存しています。

もともと契約管理はExcelで作成したリストで行っていましたが、電子契約サービスで締結した契約書はそのサービス内に収められていきます。管理がバラバラになっていることが大きな課題でした。

そんな中、事業部からは週3～4件「過去の契約書を見たい」との依頼を受けていました。キャビネットやファイルサーバーから必要な契約書をすぐに見つけだせず苦労したのを覚えています。
契約書の原本を事業部に貸し出していたので、紛失のリスクも抱えていましたね。

髙橋様
取引先が途中から電子契約サービスを導入する場合も多いので、同じ取引先との契約書でも紙とデータが混在していました。法務担当としては管理に手を焼いていました。

コーポレート統括本部　髙橋 唯 様

当社は売買契約、業務委託契約、人材紹介契約およびNDA（秘密保持契約）など月80～90件新規の契約を締結しており、管理すべき契約書はどんどん増えています。

今後の事業拡大に備える意味でも、契約管理の効率化は必須と考え、私から岩田に契約管理サービスの導入を提案しました。

岩田様
複数の契約管理サービスのデモを見て比較したところ、LegalForceキャビネが最も簡便に感じたので導入を決めました。

髙橋様
LegalForceキャビネは機能がシンプルでUIも優れていると感じます。契約管理をピンポイントで改善したい当社のニーズにぴったりだと判断しました。

「遺産」となっていた2,000件超の過去の契約書をデータベース化して活用

実際にLegalForceキャビネを使うときの流れを簡単に教えてください。

岩田様
契約書の締結が完了したら、事業部から原本を受け取り、法務でPDF化してLegalForceキャビネにアップロードします。LegalForceキャビネは契約書の中身をテキストデータ化してくれるので必要なときにすぐ検索ができて助かっています。

ただ保管するだけで「遺産」となってしまっていた過去の契約書も、すでに2,000件超をLegalForceキャビネにアップロードし活用しています。

髙橋様
事業部もLegalForceキャビネを「契約書のデータベース」として活用しています。

当社は事業が多岐にわたる分、一つの取引先に複数部門が関わっているケースがあります。

そういったときに、他部門でどのような契約を結んでいるのかを確認するため、その取引先の社名をLegalForceキャビネで検索して契約書を探し出しているようです。

「全文検索」イメージ
キーワードを入力すると登録している契約書の中から該当のものを探すことができる

ワークフローシステム上では他部門の契約の中身までは参照できませんが、LegalForceキャビネならそれが可能で、結果として事業部間のやり取りの手間が減りました。
※アカウントごとに、閲覧権限の設定をすることも可能

事業部からの問い合わせ対応がほぼゼロに

LegalForceキャビネ導入によって感じている効果を教えてください。

岩田様
契約書を探す際に、これまでは紙とデータの契約書の両方を目視で探していたものが、LegalForceキャビネ内で検索するだけで済むようになりました。

契約書を探す工数は数十分の一に短縮されたと感じています。その時間を広告審査、知財管理、訴訟対応などに回せるようになりました。

髙橋様
事業部の担当者にもLegalForceキャビネのアカウントを付与したことで、事業部からの問い合わせ対応がほぼ無くなりました。

現在はサブマネージャー以上の職位の社員や契約書を扱う機会が多いスタッフ計約70名にアカウントを付与しています。

ユーザー追加画面イメージ。多くのユーザーを一括で登録ができる

また、導入の際に担当の方が説明会を開いてくれたので、社内での大きな混乱もなくLegalForceキャビネを使った業務に移行できました。

岩田様
Excelを使った契約管理では、リストの作成や契約書探しにも工数を取られます。
たしかにExcel管理と比べると費用はかかりますが、これらの作業から人間が解放されることを考えれば、金額をはるかに超えるメリットがあると感じています。

「人は徹底的に頭を使いたい」

今後どのようにLegalForceキャビネを活用していきたいですか？

髙橋様
ヒューマンエラーを防止するためにも、定型的な業務はLegalForceキャビネで完結させ、なるべく人の手が介在しない姿を目指しています。

その分、人間は付加価値の高い業務に注力したいです。たとえば契約審査、広告審査など、事業部との連携を深める時間を増やしたいですね。

岩田様
業務を効率化できる部分はAIにまかせて、人は徹底的に頭を使いたいです。

煩雑な事務作業に追われるのではなく、契約のリスクを低減する施策などをじっくりと考えたい。事業部のニーズに対し、高品質かつトップスピードで答えられる法務になりたいですね。

DXを推進したい企業は早期の導入を

LegalForceキャビネをどのような企業、法務部に勧めたいですか？

岩田様
LegalForceキャビネは業種や規模を問わず、どのような企業にもおすすめできます。人の手がかかる作業が各段に減り、圧倒的な業務効率化を実現できるからです。

髙橋様
これからDXを推進したい企業にもおすすめです。

契約書が紙とデータに分かれた状態では、担当者が感じる以上に契約管理の負荷がかかります。

さらに、導入までの意思決定や移行作業に時間がかかると、業務効率化の恩恵が薄れます。ツールが必要だと感じたら、最速で導入までこぎつけることが成功のコツです。