「重すぎるExcel」から脱却 欲しい情報にすぐアクセスできる契約管理を実現

地球、そして私たちのために循環をデザインする「Circular Design for the Earth and Us」をパーパスに掲げ、ブランド品の買取事業などをて手がける、バリュエンスホールディングス株式会社。同社の島田様にLegalForceキャビネの導入経緯や活用のポイントを聞きました。

貴社の事業内容について教えてください。

ブランド品、貴金属、骨董・美術品等の買取事業、およびBtoB向けのオークション事業を柱としています。その他にも、ヴィンテージ・ブランドショップ「ALLU」でのtoC向けの販売事業、不動産事業など、多岐に渡るサービスを展開しています。

法務部門の組織体制や業務内容について教えてください。

法務は品川のオフィスに5名、大阪のオフィスに2名の計7名体制です。主な業務は契約書のチェック、事業推進に関する法務面のアドバイザリー、警察の捜査協力などです。当社は業務の性質上、盗品が持ちこまれる場合もあり、そうしたトラブル対応も法務部が担当しています。

関数と条件付き書式を入れたExcelファイルで1,000件以上の契約書を管理

LegalForceキャビネを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。

以前からアナログな契約管理に限界を感じていました。月30～40件ほど新たな契約を締結しているのですが、その都度、最終版の契約書をスキャン、データ化し、取引先ごとに作成したフォルダに格納します。原本もかさばりますので、ある程度たまってきたら文書保管センターに送っていました。

また契約書の情報はExcelの台帳に入力して管理していました。契約書の更新漏れだけはどうしても避けたいため、関数や条件付き書式を駆使して、更新期限まで一定の期日を切った契約書は、セルの色が変わってアラートを出すようなファイルにしていました。

致命的な問題こそ発生していませんでしたが、とにかくファイルが重く、新しい契約書を1件入力、保存するのに数分間、画面が固まってしまうことも多く、ストレスフルでした。累計で1,000件以上の契約書を管理していましたから、ファイルが破損した際のリスクも大きい状態でした。

そこで契約書管理ツールの導入を検討することにしました。もともとAI契約審査プラットフォーム「LegalForce」を使っていたので、LegalForceキャビネの存在も知っていました。実際にデモンストレーションを見て、読み込みの速さや契約書の検索機能、一覧の出力機能などの使い勝手が非常に優れていると感じて、導入を決めました。

LegalForceを使う以前はAIを活用したツールの効果に懐疑的な部分もあったのですが、実際にLegalForceで契約審査の負担を大きく軽減でき、LegalForce社には信頼を寄せていたので、LegalForceキャビネの導入は即決でした。

各部門長に閲覧権限を付与し、自己解決力をアップ

実際にLegalForceキャビネを使うときの流れを簡単に教えてください。

紙で締結する契約書は全体の8割ほどです。これらは締結後に総務部での押印後、事業部での確認を経て、原本が法務部に戻ります。その後、法務部にてスキャンをしてデータ化し、LegalForceキャビネにアップロードします。

残り2割の契約書は電子契約で締結しています。LegalForceキャビネと連携している電子契約サービスを利用しているので、締結後は速やかにLegalForceキャビネにデータが連携されるのでスムーズです。

LegalForceキャビネにアップロードした契約書は、各部門にも閲覧権限を付与しています。そのため、参照したい契約書がある場合は、法務部門を介さずとも各部門の中で対応することができます。ただし契約書の中には当社や取引先に関する機密事項が含まれるものもあるため、各部門の中でも、執行会議などの主な会議体に出席している部門長クラスの社員にのみ権限を付与することで統制を図っています。

閲覧権限設定イメージ

問い合わせ対応の時間を削減 創出した時間で業務改善や社員教育に注力

LegalForceキャビネ導入によって感じている効果を教えてください。

各部門からの問い合わせに対応する時間が大幅に減りました。以前は「更新が近づいた契約の内容を確認したい」「ある取引先と過去に締結した契約を参照したい」といった問い合わせが月に10件程度発生していましたが、LegalForceキャビネの導入後は各部門に自発的に探してもらえるようになったからです。新入社員が多い月や、大規模な人事異動がある月には、不慣れな社員が増えるので問い合わせも多くなりますが、それでもLegalForceキャビネの導入以前と比べると、対応の負荷はかなり減りました

LegalForceキャビネはExcelと違い、ユーザーの権限を細かく設定できるのでとても重宝しています。Excelのデータベースを共有すると、万が一、他部門の担当者が操作を誤ってファイルを上書き保存した場合や、ファイルを削除した場合に取り返しがつきません。LegalForceキャビネならそのような心配は不要です。

またLegalForceキャビネを導入したことでリモートワークにも対応しやすくなりました。導入前は社内からしかアクセスできないネットワーク上のフォルダに契約書のデータを格納していたため、リモートワーク時に急にそれらが必要になった場合は、出社しているメンバーにチャットで送付を依頼していたため、不便に感じていました。LegalForceキャビネならクラウド上ですべての契約書を管理でき、且つセキュリティ面の対策もなされているので安心感があります。

LegalForceキャビネの導入によって生まれた時間は、付加価値の高い業務に回せるようになりました。たとえば、これまで着手できていなかった業務改善に取り組んだり、社員教育・研修を行ったりしています。

契約期限の管理も、Excelで行っていたころとは比較にならないほど楽になりました。更新期限をメールでリマインドしてくれる点がすばらしいですね。

更新期限の自動リマインドイメージ
更新期限が迫っている契約書をメールで通知する

欲しい人が、欲しい情報をすぐに手に入れられるツール

今後どのようにLegalForceキャビネを活用していきたいですか。

現状でも十分に導入効果を実感していますが、あえて言えば閲覧権限をより細かく設定できたら嬉しいです。今は契約書グループを部門単位で設定していますが、たとえば人事に関する情報や、会社の機密情報など、部門の中でも一部の役職者にしか開示したくない情報もあります。そうしたセンシティブな案件を、より丁寧に扱っていきたいと考えています。契約書ごとにユーザー単位で閲覧権限を設定できるようになればさらに便利に使えるようになると思うので、今後の機能拡張に期待したいです。

LegalForceキャビネをどのような企業、法務部に勧めたいですか？

LegalForceキャビネは、世の中のすべての企業におすすめできます。特に従業員数が多い会社や、契約書の件数が多い会社にはぴったりかと思います。欲しい人が、欲しい情報をスピーディーに手に入れられるようになり、業務フロー改善のきっかけになるはずです。

法務の問い合わせ対応の時間が減るだけでなく、部門側も質問のメールを準備したり、回答を待ったりといった無駄な時間を削減できるので、双方にメリットをもたらすツールだと実感しています。

（取材日：2022年9月）※掲載内容は取材当時のものです。