契約管理の負担が3分の1に DXの第一歩に最適

採用、販売促進、インバウンドなどに特化した事業会社を傘下に持つ株式会社シグナルホールディングス。グループ全体で1万社以上の企業と取引がある同社の企画部法務課のご担当者様に、LegalForceキャビネ導入の背景や活用のポイントを聞きました。

グループ全体の契約審査や法務相談を1人で担当

貴社の事業内容について教えてください。

当社はシグナルグループ各社の人事、財務、法務などの管理業務を行う会社です。求人広告代理店の株式会社シグナル、飲食店の販売促進を支援する株式会社アド・リード、インバウンドを強化したい企業や店舗向けにキャッシュレス決済サービスを提供する株式会社グローバルナビゲートなど6つの企業を傘下に持ち、グループ全体で幅広い顧客のニーズに対応するソリューションを提供しています。

法務部門の組織体制や業務内容について教えてください。

企画部 法務課 ご担当者様

グループ全体の契約審査や法務相談を担う法務担当は私のみで、いわゆる一人法務です。入社以来、営業や新規事業の立ち上げなどに携わった後、自ら希望して法務へ異動しました。法務の専門的な知識は専門書やLegalOn Technologies社が運営している「契約ウォッチ」などで学び、自分で判断できない案件は顧問弁護士に相談しています。

業務のボリュームが大きいのは契約審査で、取り扱う類型は業務委託契約が中心です。新規の契約審査依頼や法務相談はグループ全体で月20～30件。契約締結は毎月10件ほど発生するので、それらを管理しやすいようLegalForceキャビネにアップロードしています。

法務本来の業務にフォーカスするため導入を決意

LegalForceキャビネを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。

以前は契約書の管理をグループ各社がそれぞれ独自で行っていたため、ホールディングスとしてどの企業がどのような契約を結んでいるか全てを把握できていませんでした。契約書の管理方法も明確にルール化されておらず、情報が散らばっている状態でした。必要な書類や契約書をすぐに探せないこともあり、倉庫に保管している該当の契約書を探し出すのに１週間かかることもありました。

LegalForceキャビネ導入の目的は、こうした課題を解決するために締結済みの契約書をホールディングスで一元管理したかったからです。LegalForceキャビネを導入しなくても工夫次第で運用を改善することはできたのかもしれませんが、タイムパフォーマンスを考えると導入した方が圧倒的に効率的だと判断しました。

倉庫のキャビネットから必要な契約書を探し出すことは、法務が注力すべき業務とは思えません。効率化できるところはAIツールに任せ、契約審査やリスク管理、法務相談など本来時間をかけるべき業務に注力できる体制を整えるためには、LegalForceキャビネの導入が必要だったのです。

現場の負担軽減と依頼へのスピーディな対応が可能に

LegalForceキャビネの現在の活用方法と、導入効果について教えてください。

締結した契約書はグループ各社の総務担当者がPDF化してLegalForceキャビネにアップロードしています。過去に締結した3,000件ほどの契約書もすべて取り込みました。以前は紙の契約書が多かったのですが、現在は約9割が電子契約です。

運用面で気を付けているのは、現場の負担をなるべく減らすこと。そしてスピード感を持って対応することです。
導入初期は専任のカスタマーサクセス担当が複数回にわたり、グループ各社向けに説明会を開催してくれました。ITやデジタルに不慣れなメンバーもいたのですが、操作がシンプルで簡単に使えることがわかり導入時のハードルが下がったことも、その後スムーズに運用できた一因だと思っています。

LegalForceキャビネを導入したことで、契約管理に要する時間は3分の1に短縮できました。契約の終了日や更新日が近くなると担当者宛にリマインドメールが送られるので、契約期限の管理を適切に行えるようになったのも嬉しい効果です。

更新期限の自動リマインドイメージ 更新期限が迫っている契約書をメールで通知する

また、以前はグループ各社がそれぞれ契約書を管理していたため、必要なときは各社の総務担当者に依頼して契約書を探してもらう必要がありました。現在はすべてLegalForceキャビネにアップロードしているため、その手間や時間が省けています。依頼する側としても毎回「時間をかけてもらって申し訳ない」という思いがあったので、このような側面でも大きな恩恵がありました。

「条文検索」や「フラグ付け機能」を駆使して業務を大幅に効率化

LegalForceキャビネの中で、特に気に入っている機能はありますか。

「条文検索」は過去の契約内容を確認するときに活用しています。例えば契約書を作成する際には、社名や契約情報、「損害賠償」などのキーワードで過去の契約書を検索して参考にしています。反社条項を定める際や、過去の契約に関する相談を受けた際にも、瞬時に該当の契約書を探すことができます。他の管理ツールを試したときには「損害賠償　逸失利益」などの“アンド検索”がうまくいきませんでしたが、LegalForceキャビネはまったく問題ありませんでした。

「フラグ付け機能」も積極的に活用しています。原契約を見返すことが多いので、原契約にフラグを付けて管理し、どれが原契約なのか一覧でわかるようにしています。さらに、「関連契約書の紐づけ機能」も使い原契約とそれに関連する契約書を紐付けて登録するようにしています。

関連契約書の紐付けイメージ 複数の契約書をリンクすることができる

アップロードした契約書がテキスト化される点も気に入っています。条文検索でピックアップした条項をコピー＆ペーストして新しい契約書に反映させたり、社内で情報共有したりする際に役立てています。

今後どのようにLegalForceキャビネを活用していきたいですか。

締結した契約書をLegalForceキャビネにアップロードするというフローは全社に浸透しているので、今後も新しく締結した契約書は即座に取り込み、いつでもどこからでも過去の契約書が見られる状態を維持していきたいです。

アナログ管理からの脱却にLegalForceキャビネを

LegalForceキャビネをどのような企業に勧めたいですか。

アナログな管理からなかなかDXに踏み出せない、という企業にもぜひLegalForceキャビネをお勧めしたいです。どんなツールであっても導入時の作業や運用フローの切り替えには負荷がかかるものですが、導入にあたっては支援体制が整っていますし、導入後も専任のカスタマーサクセス担当がしっかりとサポートしてくれます。思い切って導入すればきっと契約管理が楽になることを実感できるはずです。

これは個人的な見解ですが、法務業務のDXを進めるのであれば、まずはLegalForceキャビネを使いこなしてからAI契約審査プラットフォームの「LegalForce」、そして電子契約サービスの順で導入するのが良いと思います。過去の契約書を全てデータ化しておけば、条文検索などで契約書の作成自体が効率化できますし、電子契約ツールの導入に向けた業務に時間を割けるようになるためです。当社も結果として従業員の負担が減り、時間的な対価を得られたので、DXのきっかけとしてLegalForceキャビネの導入を検討してみてはいかがでしょうか。