契約書管理はどの部署で行うべき?主な4つのパターンを解説

契約書管理はどの部署で行うべき?主な4つのパターンを解説

契約書を管理する部署は、企業ごとにさまざまです。特定の部署で「集中管理」を行うか、あるいは担当部署ごとに「分散管理」するかなど、管理体制にもいくつかのパターンがあります。どの体制も一長一短があり、改良の余地があると感じていることも多いことでしょう。

このページでは、契約書管理を行う部署の決め方についての4つのパターンと、それぞれのメリット・デメリットをまとめています。

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契約書管理の重要性

そもそも契約書管理とは、社内に存在する契約書を整理して保管し、リスクや権利、義務の管理を行う業務のことです。

契約書管理は以下の点で、企業にとって重要な業務だといえます。

  • リスクマネジメント
  • 権利の行使
  • 業務効率化

契約書管理が適切にできていないと、契約内容を確認しづらくなり、契約の更新期限を把握しにくくなるなど、さまざまなトラブルにつながるリスクが高くなります。契約書を探すのに時間がかかってしまうなど、業務の効率を悪化させることにもなるでしょう。

契約書を適切に管理することによって業務効率化や契約にまつわるさまざまなリスクの軽減、契約書に記載されている権利の行使が可能になります。

契約書管理の重要性について詳しくは、以下のページもご参照ください。

契約書管理はどの部署が行う?主な4つのパターン

契約書管理を行う部署の決め方について、管理体制のパターンとしては以下の4つが挙げられます。

  • 社内の部署ごとに管理
  • 外部の専門業者に委託
  • 特定の部門で集中管理
  • スキャン・電子化してシステム上に集中管理

これら4つの管理体制の特徴について、それぞれメリット・デメリットを中心に、以下に解説します。

社内の部署ごとに管理する

メリットデメリット
・小規模な企業でも可能

・部署ごとの都合に合わせやすい

・管理方法が統一されにくい

・保管場所が不明になりやすい

・棚卸・内部監査対応がしにくい

・情報セキュリティが問題になりがち

1つの方法は、契約書を関係する各部署で管理する「分散管理」です。

メリットとしては、新たな部署を設置する必要がないため、人手の少ない小規模な企業でも導入しやすいことが挙げられます。また部署ごとの都合に合わせて柔軟に管理ルールを決められることもメリットです。

デメリットは、部署ごとに管理方法が異なる場合があるという点です。その結果、例えば内部監査の担当者が部署ごとの管理方法に合わせて対応を変える必要があるなど、業務が非効率になります。

また、どの部署で保管しているか分かりにくくなるため、契約書の紛失なども起こる可能性があります。社内の情報管理規程に沿うように徹底してもらうなど、セキュリティ上の問題についても各部署単位で注意しなければなりません。

外部の専門業者に委託する

メリットデメリット
・社内の保管スペースが不要

・管理の工数を削減できる

・原本の閲覧に時間がかかる

・外注コストがかかる

もう1つのパターンは、外部の専門業者に契約書を集約して管理する方法です。

この方法では社内の保管スペースが不要になるため、空いたスペースを他の業務で有効活用できます。単に保管してもらうだけでなく管理業務も委託すれば、契約管理の業務にかかる時間と手間を大幅に削減できます。

反面、保管スペースのレンタル・管理作業に費用がかかるというデメリットがあります。また、原本を閲覧するには「外部からの取り寄せ」が必要になるため、閲覧できるまでに日数がかかりやすい点がデメリットです。

業者を選ぶ際には、情報セキュリティに関する要件である「ISMS認証」を満たす企業など、信頼性の高い業者を見つける必要があります。

特定の部門で集中管理する

メリットデメリット
・集中管理なので、契約書にアクセスしやすい

・管理方法を統一しやすい

・棚卸・内部監査がしやすい

・契約書のコピーまでは集中管理できないことがある

・各部署の事情に合わせにくい

契約管理を担当する部門を社内に設置して「集中管理」する方法もあります。各部署で発生する契約書を1つの部署に集めて管理する方法です。

管理を担当する部門としては文書管理部・総務部・法務部などが考えられます。

1つの部署で管理できるので、管理方法の統一や、内部監査がしやすいなどの点がメリットです。

ただし契約書のコピーまでは集中管理できず、各部署に契約書のコピーが分散する状況は避けられない場合があります。

また全ての部署に共通ルールを適用することになるため、分散管理と比べると各部署の事情に合わせにくい点がデメリットです。

スキャン・電子化してシステム上に集中管理する

メリットデメリット
・保管スペースの節約になる

・契約の更新管理がしやすい

・契約書の検索・閲覧がしやすい

・システムの利用料がかかる

・業務フローの見直しが必要

上記の「集中管理」に加えて、さらにPDFスキャンや電子契約を導入し、電子データとして管理システム上で集中管理する方法もあります。「契約管理システム」と呼ばれる契約管理に特化したITシステムを導入する方法です。

この方法ならシステム上で検索や閲覧が容易にできるので、各部署が契約書のコピーを保管する必要もなくなるでしょう。

紙の契約書を作成しない「電子契約」なら、契約書を保管するための倉庫やキャビネットは不要で、電子データとして保存・管理するだけで済みます。

(一部、電子化することを法令で認められていない契約書も存在するためご注意ください)

デメリットとしては、有料のシステムを導入することになるため、利用料の追加コストが発生するという点が挙げられます。また契約の締結から保管までの業務フローを変更することになる場合が多く、業務フローの調整に手間がかかるという点にも注意が必要です。

システム上で集中管理するメリット・デメリットについては、次項で詳しくご紹介します。

契約書の管理をシステム上に集約するメリット

上記の通り契約管理にはいくつかの体制・方法があり、それぞれにメリットがありますが、基本的にはルールを統一しやすい「集中管理」が理想です。

集中管理を導入しつつ、契約書のデータを契約管理システム上に集約することには、さまざまなメリットがあります。主な3つのポイントを以下に解説します。

契約の更新管理がしやすい

契約の更新時期を把握しやすいように管理できることが、契約書をシステム上に集約する大きなメリットです。

更新時期を把握しにくい状態で管理していると、更新忘れによって契約書が失効したり、不要な契約を更新してしまったりなどの損失につながるリスクがあります。

契約管理システムで集中管理していれば、そのようなリスクを回避できます。契約管理に特化したクラウドサービス「LegalForceキャビネ」には、リマインド通知の機能があり、更新時期か近づいたタイミングで、担当者に自動的に通知を送ることが可能です。

自動リマインドについて詳しくは「更新期限の自動リマインド」をご参照ください。

契約書の検索・閲覧が効率的

契約書をシステム上に集約していれば、保管した契約書の情報をシステム上で検索して、すぐに見つけることができます。

システム上に契約書を集約していない場合、契約書を探すだけでも時間と手間がかかりがちです。例えば、台帳で契約書の保管場所を調べ、次に保管先の部署・倉庫でインデックスを見ながら探すなどの手間がかかります。

システムで集中管理していれば、システム上で検索し、そのままワンクリックでPC上に表示して内容を閲覧することも可能です。

契約書の内容を全文テキストデータ化して保存すれば、単語レベルで検索して必要な契約書を探すこともできます。

セキュリティ対策・権限設定がしやすい

多くの契約管理システムでは閲覧権限を設定でき、不要なユーザーが契約書の内容を閲覧しないように設定できます。

紙の契約書の場合、キャビネットの施錠や持ち出しルールなどを設定して管理することになりますが、ルールを厳守するかどうかは担当者の心がけに依存することになるでしょう。契約書をPDF化して保存する場合も、PCのフォルダごとにパスワードを設定するなどの手間がかかります。

契約管理システムを利用すれば、部署ごと・ユーザーごとなどに閲覧権限を一括設定でき、ルールが遵守される仕組みを容易に構築できます。

例えば、特定の部署だけで閲覧できる契約書と、全ての部署で閲覧できる契約書を区別するなどの設定ができます。閲覧権限の設定について詳しくは、下記「閲覧権限の管理」をご参照ください。

契約書の管理をシステム上に集約するデメリット

契約書を電子化し、システム上に集約を検討するにあたって、いくつかのデメリットも把握しておきましょう。

システムの利用料がかかる

契約管理システムは基本的に有料であるため、システム利用料が発生することがデメリットの1つです。

自社のサーバーなどにインストールする「オンプレミス型」なら、最初にサーバーなどの購入が必要な場合もあり、初期費用が大きくなります。

インターネット上のシステムを利用する「クラウド型」なら定額制で利用できることが多く、初期費用を抑えられる一方、契約期間中は毎月一定の費用が発生します。

業務フローの改善が必要

システム上での契約管理に切り替える際には、業務フローを見直し、改善する必要があります。紙を使った業務フローとは大きく変わる場合が多いため、新しいフローに慣れるまで時間がかかることも想定されます。

システム操作を担当するスタッフの研修や、業務フロー上のトラブルや問い合わせ対応などのサポート体制を計画し、スムーズに導入できるようにする必要があります。

契約書の管理をシステム上に集約する手順

では、社内に分散している契約書を集約し、契約管理システムによる集中管理に移行するには、どのような手順で作業を進めていけばよいのでしょうか。3つの段階に分けて詳しく解説します。

分散している契約書を集める

まず、分散している契約書を、集中管理する部署に集める必要があります。

原本を運搬する際には、紛失事故が発生しないようくれぐれも注意しましょう。例えば、部署ごとに管理台帳で契約書を管理しているのであれば、台帳に記載されている契約書がすべて存在しているかを運搬する前後で確認します。

集めた契約書は、締結担当部署・取引先ごと・締結日順など、整理をしてシステム上に集約しやすいようにしておきます。

契約書のスキャン・原本の保存

契約書をPDF化するため、締結済みの契約書をスキャンします。

契約書の通数が多い場合、スキャンだけでもかなりの手間がかかってしまうため、効率化することが重要です。

社内のみで作業を完結させることが難しい場合は、スキャン専門業者に外注するという手もあります。

スキャンを終えた契約書原本は、破棄してよいとは限りません。契約書のなかには、法令によって紙で作成することが義務付けられるものや、法令で保管年限が定められているものがあります。紙の契約書は破棄してよいものかどうか、必ずチェックしましょう。詳しくは以下のページで解説しています。

台帳にデータ入力する

システム上に契約書を集約するには、契約書の情報を「契約管理台帳」に入力することが必要です。契約管理台帳には、契約書ごとの主な情報を項目別にまとめ、確認しやすいように整理します。台帳に入力する主な項目は以下の通りです。

  • 契約書名称
  • 契約書番号
  • 契約書種類
  • 契約内容
  • 主管部署
  • 担当者
  • 原契約
  • 契約開始日
  • 契約終了日
  • 自動更新の有無と更新日
  • 保存期限
  • 契約解除通告期限
  • 有効・無効

契約書の数が多い場合、これらの項目を手入力するためにかなりの時間と手間がかかるでしょう。

PDFファイルを読み取って「自動的に台帳へ入力できるシステム」を利用すれば、手入力の手間を省いて効率的に作業ができます。

「LegalForceキャビネ」には、契約書管理台帳へ自動登録する機能があります。PDFファイルから読み取った情報を自動で管理台帳に入力できるので、台帳作成の時間と手間を大幅に短縮できます。

詳しくは、当ページの「管理台帳への自動情報登録」をご確認ください。

契約書の集中管理をサポートするLegalForceキャビネの機能

契約管理システム「LegalForceキャビネ」には、契約書の管理を1つの部署で集中管理するために利用できる、便利な機能が豊富に搭載されています。以下では、集中管理に役立つ主な3つの機能を紹介します。

管理台帳への自動情報登録

LegalForceキャビネには「管理台帳自動情報登録」機能が搭載されています。システム上にアップロードした契約書をAIが読み取り、会社名、有効期限、自動更新の有無などの情報を抽出し、管理台帳に自動登録する機能です。

契約書を見ながら必要な情報を手入力する手間が省けるので、集中管理の導入に必要な管理台帳の作成を、効率的に進めることができます。

システム上で作成されたデータは、エクセル形式でダウンロード可能です。監査や棚卸など、管理台帳のデータをエクセルで共有する必要がある場合などにお役立ていただけます。

更新期限の自動リマインド

「LegalForceキャビネ」には、更新期限の自動リマインド機能があります。システム上に保管されている契約案件の終了・更新の期限が近づくと、そのことを通知するメールを自動的に送信する機能です。

通知先は、契約案件を担当する事業部の担当者だけでなく、契約書の管理部や法務部にも通知できるようにするなど、柔軟に設定できます。

更新時期を逃さないよう徹底管理できるので、更新不要な契約を更新して費用が発生したり、契約書が期限切れで無効になったりなどのリスクを軽減できます。

閲覧権限の管理

「LegalForceキャビネ」には、セキュリティ対策として閲覧権限を部署ごとやユーザーごとなどに設定できる機能があります。

例えば、契約案件を担当する事業部門と管理部門だけに閲覧権限を付与し、他の部署のユーザーが閲覧できないように設定することが可能です。

部長など特定のユーザーだけが閲覧できるようにするなど、個人ごとの閲覧権限も柔軟に設定できます。

契約書の集中管理なら「LegalForceキャビネ」

契約書の管理をどの部署が担当するかは、企業ごとに異なります。

部署ごとの「分散管理」や、「外部業者を用いての管理」という方法もありますが、基本的には管理する部署を決めての「集中管理」をおすすめします。

単に管理部署を設けるだけでなく、契約書を電子化して、そのデータを契約管理システムに集約すると効率的です。

「LegalForceキャビネ」には、スキャンした契約書から台帳を自動作成できる機能や、更新時期のリマインド機能など、集中管理をサポートする便利な機能が豊富にあります。その他の詳しい機能については、以下の資料にてご確認ください。

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