契約管理で発生しやすい課題は?解決方法とともに徹底解説

契約管理で発生しやすい課題は?解決方法とともに徹底解説

契約管理には、さまざまな課題があります。ファイリング・整理などの工数が多くかかることや、セキュリティ面の問題などです。課題に対して適切に対処できなければ、業務が非効率になるだけでなく、トラブルにもつながりかねません。

本記事では、契約管理で発生しやすい課題の種類と、具体的な解決方法、契約管理システムの選び方について解説します。

契約管理の目的とは

契約管理とは、企業間の取引における契約の内容や、契約に関する書類などを管理することです。例えば契約書を整理して保管し、有効期限や条項の内容などをすぐ参照できるようにしておくなどの業務があります。

契約管理を行う目的として挙げられるのは、以下の3点です。

法務の業務効率化

契約管理をする目的の一つは、法務の業務効率化です。契約管理によって、更新期限の確認や代金の支払条件の確認など、契約書に書かれた取引内容を確認しやすい状態にすることで業務効率が上がります。

例えばエクセルファイルなどで、各契約の期限や重要な条項の内容を一覧で確認できるようにしておくなら、契約書そのものを確認するよりも効率的です。

あるいはクラウド型の契約管理システムを利用すれば、インターネット経由でオフィスにいなくても契約内容を確認でき、業務効率をさらに向上できます。

契約リスク対策

契約管理は契約サイクルを回す上で発生するさまざまなリスクに備えるためにも大切です。

例えば契約リスクは、契約締結の「前」にも潜んでいます。自社が押印済の契約書を先方に送付したものの、何カ月経っても返却がないなどのケースです。事業部がそれを把握しておらず、締結ができているものとして取引を開始してしまうと、トラブルに発展する可能性があります。

契約締結の「後」のリスクも無視できません。例えば自動延長の契約を締結しっぱなしにしてしまい、毎月不要なお金を払い続けてしまうなどの問題が起こりえます。

契約サイクルを正しく回すためにも、契約管理が重要なのです。

トラブル防止・早期解決

契約書を適切に管理することは、トラブルの防止や、早期解決のためにも重要です。各担当者が契約内容を正しく把握しながら取引を進められるので、支払期限の遅れや、受け渡し場所の誤りなどのトラブル防止につながります。

万が一トラブルが発生した場合でも、会社が契約書の条件に従った取引を実行していることが分かれば、対応方法の選択肢が広がります。仮に誤った対応がなされた場合でも、早期に是正できればトラブルを収拾しやすくなります。

このように、すぐに取引の内容を確認できるように契約を管理することは、トラブル防止・早期解決のために重要です。

契約管理で発生しやすい課題

契約管理ではどのような点が課題となるのでしょうか。よくある6つの課題について、以下に詳しく解説します。

また、契約書を扱ったことのある1,000名を対象に実施した、契約管理の課題についてのアンケート調査資料もあります。以下のリンクより『「契約書管理の課題」調査レポート』をダウンロードできますので、ぜひご活用ください。

紙の契約書をどのように管理するか

よくある課題の一つは、紙の契約書をどのように管理するかという点です。紙の契約書と関連するさまざまな文書を整理して保管するには工数がかかります。例えば管理台帳の更新作業や、ファイリング作業などです。キャビネットなど保管場所も確保する必要があります。

電子化をして契約書の管理体制を整備すれば紙よりも容易に整理・検索ができるようになりますが、データの保管を安全に行うことや、その整理方法が課題になります。また、そもそも紙をスキャンするには膨大な工数がかかるため、スキャン作業を社外に発注するなどの工夫も必要になることがあります。

いかに検索しやすく管理するか

必要な情報にすぐにアクセスできるよう、検索しやすくすることは、契約管理の重要な課題です。

紙の契約書の場合、検索をしやすくするには、ファイリングの際に「50音別」「顧客別」あるいは「特定の契約条項の有無」を軸にして整理するなどの工夫を行います。

検索しやすくするためには多くの工数が必要となり、原本をしっかり見ないと確認ができない事態にも陥りがちです。原本に多くの人が触れることになれば、紛失や棄損のリスクも高くなります。

契約書の電子化をしても、検索しやすくなるとは限りません。スキャンしたデータをフォルダに入れるだけなく、検索しやすい形に整理する工夫や、契約内容のデータ化などが必要です。

契約書の検索がしにくい状態では、有効期限切れの契約書を放置したり、トラブルの際に契約書をすぐに参照できなかったりなどのリスクにつながりかねません。どのように検索性を確保するかは、リスクマネジメントの面でも解決すべき課題といえます。

情報共有の方法をどうするか

契約についての情報を、必要なメンバー・部門全体でどのように共有するかという課題もあります。

紙の契約書を共有するには、コピーを取って回付したり、スキャンしてメールに添付したりなどの方法が考えられますが、それだけでは効率的とはいえません。

契約書を効率的に共有しやすい仕組みを作ることが理想です。そのような仕組みを作るために、紙の電子化や共有システムの導入をどのように進めていくかが課題になることがあります。

セキュリティ対策は十分か

検討すべき課題として、セキュリティ面を忘れてはなりません。

紙の場合は物理的セキュリティ対策が問題となります。誰でも持ち出しできる状況にならないよう、施錠などの対策をどうするかという「機密性の確保」はもちろんですが、破損・汚損・紙の滅失に対する対策も必要です。

電子化した場合は、データへのアクセス権限の管理と制御が課題になります。必要な人にしかアクセス権限を与えないことや、定期的なアクセス権限の見直しも必要です。

例えば事業部の責任者と法務部の担当者だけに契約書関連の文書を閲覧できるアクセス権限を与え、他の部門の社員などが契約書データを閲覧できないようにするなどです。プロジェクトを外れた担当者や、退職した者に対しては、アクセス権限を解除するなどの対応も求められます。

文書やフォルダが大量にある場合、一つずつアクセス権限を設定するにはかなりの工数が必要です。アクセス権限を一括設定する方法など、セキュリティ対策をできるだけ効率的に進めていく方法を検討しなければなりません。

どのように「一元管理」を実現するか

契約関連のデータや資料は複数の保管場所に分散しやすいため、どのように一元管理するかという課題もあります。

紙の契約書の場合、物理的にまとめてファイリングすることが必要ですが、各部署に契約書が点在するようなことを避けるよう適切なルールを設定することが課題です。

さらに契約書とそれに関連するデータを、どのように一元管理するかという課題もあります。契約に関連するメールのやり取りや、顧客に関する資料など、さまざまな関連資料を契約ごとに一元管理するにはどうすればよいかという課題です。

一元管理する方法としてエクセルの台帳で管理するという方式もありますが、契約書の保管場所を一元化するのが難しいことがデメリットです。エクセル台帳を見て契約書の保管場所を確認し、ファイルサーバやキャビネットなどに探しに行くなどの手間がかかります。

しかし、契約管理システムなら、契約書のスキャンデータや関連する資料などを一元管理できます。契約管理システムとは、契約書データの保管・管理などができる「契約管理に特化したITツール」のことです。契約管理システムで契約書を管理すれば、システム上で必要な契約書を探し出し、そのまま閲覧することもできます。

ただし契約管理システム導入の際には、紙のスキャンやデータ化、関連する資料の整理などが必要であり、その工数をどの部署でどのように負担するかについて社内での十分な合意を得ることが課題になるでしょう。

契約更新・期限の管理ができるか

契約の期限を把握して、更新時期を逃さないように管理するにはどうすればよいかという点も課題です。

契約更新や期限を確認するために、わざわざ紙の契約書を開いて確認すると非効率であるため、エクセルシートなどで横断的に管理する方法が採用されることがあります。ただしこの場合「人の目でのチェック」に頼ることになるため、抜け漏れが出るなど、更新・期限の管理の方法として必ずしも適切ではありません。

更新の抜け漏れが出ないよう、例えば担当者に対して自動的に更新時期の通知が送信されるように設定する必要がありますが、エクセルではそのような通知機能がありません。

契約管理の課題を解決する2種類の方法

ここまで紹介してきた契約管理の課題を解決する方法として、「エクセルの管理台帳」の作成と、「契約管理システム」の導入の2種類があります。それぞれの特徴やメリット・デメリットを確認しましょう。

エクセルで管理台帳を作成する

契約管理の課題を解決する方法の一つとして、エクセルで管理台帳を作成し、保管場所が分かるように管理する方法があります。

管理台帳には書類の保管場所だけでなく、期限・更新時期なども記載して検索できるようにするのが一般的です。

エクセル管理のメリットとしては、カスタマイズがしやすく、既にエクセルのライセンスを持っていれば追加費用が不要で、低コストで管理できる点が挙げられます。

しかし、エクセルで全ての課題が解決できるわけではありません。前述のとおり管理台帳を見て契約書を閲覧するまでの作業に手間がかかるというデメリットがあります。また入力は手で行わなければならず、誤入力などが生じやすい点もデメリットです。

さらに更新通知などのアラートを送信する機能がないことや、情報共有の方法は別途確保しなければないことも弱点といえます。

【内部リンク:今回作成する「契約書管理 エクセル」へ】

「契約管理システム」を導入する

契約管理の課題を包括的に解決するために、「契約管理システム」を導入するという方法もあります。契約管理システムとは、契約の一元管理を行い、有効期限・更新時期など、契約管理に必要な情報を管理できるシステムです。

契約管理システムでは、契約書名・当事者名などの台帳情報と契約書データを一元管理でき、更新時期を通知するアラート機能もあるため、エクセルによる契約管理のデメリットを克服できます。

また「自動抽出」の機能があるシステムなら、エクセル入力で生じがちな入力ミスなどの防止にもつながります。自動抽出とは、例えば「当事者名」「契約書の開始⽇・終了⽇」などの情報を、契約書のスキャンデータから自動的に抜き出し、台帳へ入力できる機能です。

自動抽出は完璧ではないため、入力ミスを完全に防げるわけではありませんが、手入力だけの場合と比べてミスを減らす効果が期待できます。自動抽出されたデータをそのままにせず、人間によるチェック・修正を徹底することで精度を高めることも可能です。

契約管理システムを使えば、さまざまな契約管理の課題を解決できます。

課題を解決する「契約管理システム」の選び方・チェックすべき機能

契約管理システムにはいくつかの種類があるため、契約管理における自社の課題を解決しやすいものを選びたいところです。契約管理システムの選び方と、特にチェックすべき重要な機能について説明します。

紙の契約書を自動でデータ化する機能

紙の契約書を自動でデータ化できる機能があるものを選びましょう。紙の契約書をスキャンしたデータを取り込んで、自動的に管理台帳へ入力できる機能です。この機能がない場合、台帳への入力に多くの手間がかかり、入力ミスを防ぐことも難しくなってしまいます。

契約管理システム「LegalForceキャビネ」には、管理台帳自動情報登録の機能があります。スキャンした契約書から必要なデータをAIが自動抽出し、当事者名や、契約書の開始日・終了日、自動更新の有無などの情報を契約管理台帳に自動登録できる機能です。

効率化ができるだけでなく、入力の抜けや漏れの防止にもなり、契約管理の目的の一つである「リスク管理」に貢献できます。

台帳と契約書の一元管理機能

台帳と契約書データの一元管理ができるかどうかは重要なチェックポイントです。

一元管理ができる契約管理システムなら、台帳で閲覧したい契約書を探し出し、そのまま簡単なクリック操作だけで契約書の内容を閲覧できます。業務の効率化につながり、トラブルの際に必要な契約書を確認するなどの対応もスピーディに行いやすくなります。

関連データの紐づけ管理機能

契約にまつわるさまざまな文書・データを紐づけできる機能があるかどうかもチェックすべきポイントです。

契約書に関連する資料や、その契約に関連する派⽣契約など、さまざまな関連情報を紐づけできる機能があれば、必要な情報の見落としや対応の抜けなどを防止できます。

LegalForceキャビネなら、契約書に関連する変更契約・派⽣契約などを紐づけして管理することが可能です。全文検索も可能で、必要な文書をすぐに見つけることができます。

契約更新・期限のアラート機能

更新期限を通知するアラート・リマインドの機能があるかどうかも重要なポイントです。

アラート機能の有無だけでなく、契約書ごとに担当者を設定して「誰に通知を送信するか」を指定する機能の有無もチェックしておきたいところです。

LegalForceキャビネには契約更新・期限の通知アラートを、あらかじめ設定された担当者に対して適切なタイミングで送信する機能があります。更新時期に対応を忘れることによる契約切れや、不要な契約を更新してしまうなどのトラブルを防止することが可能です。

データ共有とアクセス権限の管理機能

データを共有しやすく保存しつつ、セキュリティ管理ができるかどうかもチェックしましょう。セキュリティ面では、文書・フォルダごとのアクセス権限管理やIPアドレスの制限ができ、部門・営業所単位などでアクセス制御ができるかどうかがポイントです。

LegalForce キャビネでは契約書へのアクセス権限をユーザーごと・部門ごとなど自在に制御でき、IPアドレスの制限機能によって外部からのアクセスを制限できます。セキュリティ面も安心してご利用いただけるシステムです。

契約管理システムなら「LegalForceキャビネ」

紙の契約書のデータ化一元管理データ共有とセキュリティ対策の両立など、契約管理にはさまざまな課題があります。課題解決におすすめの方法は、契約管理システムの導入です。

クラウド型の契約管理システムLegalForceキャビネは、スキャンした契約書データから自動で管理台帳を作成する機能があります。契約書に関連する文書の紐づけや一元管理も容易です。契約管理におけるさまざまな課題の解決にご活用いただけます。

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