契約書審査では、法律・ビジネス・文面の分かりやすさなどの観点から契約書を審査し、リスクが最小限になるよう調整します。
一方で、契約書審査をどのように効率的に実施するかに課題を感じる場合もあります。特に契約書の通数が多い企業では、効率性は重要課題です。
この記事では、正確かつ効率的に契約書審査を実施する手順・方法について解説します。
目次
契約書審査とは
契約書審査とは、法律面だけでなく、ビジネス面、誤字脱字、文面の分かりやすさなど、さまざまな観点で契約書を審査することです。必要に応じて加筆修正を行い、最終的に双方の当事者にとって、合理的な条件で契約書を締結するようにします。
契約書審査の目的は、多角的な視点でビジネスリスクを洗い出し、そのリスクを最小限にすることです。契約書に潜むリスクをそのままにして契約書を締結した場合、後述するようなさまざまな損失につながる可能性があります。取引が正常に進まなくなり、金銭的な損害や法令違反、社会的な信用失墜にもつながりかねません。
そのため、契約書審査は企業において非常に重要な業務の一つだといえます。
契約書審査はなぜ重要か
契約書審査がなぜ重要なのか、契約書作成にまつわるリスクの種類をふまえて、もう少し具体的に見ていきましょう。
不利な契約を結ぶことによる損失を防ぐため
契約書に含まれる「不利な条件」を発見し、適切に対処するために、契約書審査が役立ちます。
不利な条件に気がつかずに契約書を締結してしまうと、取引が進んだ段階で問題に気づき、不利な条件による損失を被るしかないという結果にもなりかねません。
契約書審査によって契約条件を詳しくチェックすることで、自社にとって不利な条件を締結前に発見できれば、修正や削除などの交渉ができます。交渉の結果、削除・修正ができないということになれば、その契約締結を見送るという選択も可能になります。
完全に自社に有利な条件で契約することは現実的ではありませんが、交渉のチャンスをチェックの抜けによって失うということは避けたいところです。
特に、取引先が提案したひな形の場合、審査によって精査することは重要といえます。
認識の齟齬・誤解を防ぐため
契約書審査は、誤解や認識の齟齬によるトラブルを防ぐためにも役立ちます。契約内容についての誤解は、裁判などにもつながりかねないリスク要因であり、最小限に抑えなければなりません。
例えば契約書に書かれた法律用語が難しく、自社が遵守する条件の理解がしにくい場合は、審査でコメント・注釈をもらうことで理解しやすくなります。また、もう少し平易な文章に修正してもらい、誤解がないように調整することも可能です。
契約書の誤解がないようにして取引を進められれば、追加の費用や損害賠償などのリスクを減らすことができます。
契約の有効性・合法性を保つため
契約書審査を行うと、契約書に記載することが必須の条項の漏れを防止できます。その結果、必須事項が抜けることによって契約が無効になったり、違法になったりすることを防ぐことが可能です。
例えば、「下請法第3条の書面」は記載事項が決まっており、抜けていると下請法違反として罰則が規定されています。
また「労働条件通知書」（労働基準法第15条第1項）の明示義務に違反した場合も、罰則があります。
法令に沿った正しい記載ができているかどうか、契約書審査によって確認することが重要です。
契約トラブルの防止・早期解決のため
契約書審査を行うと、想定されるトラブルを回避・早期解決しやすくなります。
契約書の中に、トラブルを回避するために詳細な条件を設定する、また、トラブル発生時の対応方法を定めた条項を盛り込むことの検討ができるためです。
契約上のトラブル発生時の対応方法を定めた条項とは、例えばトラブルが起きた場合の損害賠償条項や、契約の解除に関する条項などです。
さらに、特定のトラブルを回避・早期解決することを目的とした条項を設けることができます。例えば、保険に関する条項や、免責および補償条項など、取引の性質に応じた条項を設けるのが一般的です。
契約書審査により、十分にトラブルを想定した条項が記載されているかどうか確認し、必要に応じて加筆するなどの対応ができます。こうして、万が一のトラブルにも十分に備えた上で取引を進めることができます。
契約書審査の手順・流れ
では実際に契約書審査はどのような手順で行われるのでしょうか。企業の事情によって細かい手順は異なりますが、一般的な流れを解説します。
法務部門への審査依頼
まず事業部門などから法務部門へ契約書を共有し、契約書審査を依頼します。依頼する際には、取引の概要・質問事項・記載しておきたいことに関する要望など、審査に必要な情報を共有します。
法務部門に対しては、事業部門からさまざまな質問や要望が来ることが想定されます。例えば「取引内容が正しく網羅されているか確認してほしい」「不明な文言について説明してほしい」などです。法務部門とコミュニケーションを密に取ることによって事業部門は契約書への理解が深まり、リスクや誤解のない状態で取引を進めやすくなります。
リスク・問題点の洗い出し
契約書審査の担当者が契約書の内容をチェックし、リスクとなる要因や、問題のある条文が含まれていないか確認します。条項の抜け漏れ・誤字脱字の確認なども、契約書審査での実施事項です。
また、契約書審査の担当者から事業部に対してもビジネススキームなどについての質問を行い、リスクや問題点の洗い出しをさらに進めることもあります。
修正すべき項目が見つかった場合、修正条項案の作成や、抜け漏れがあった条項の加筆、誤字脱字の訂正などを行います。
修正された契約書の確認
修正案を受け取ったら、事業部門では修正内容を十分に確認します。法務部門のチェックだけでは、取引情報や相手方の情報を十分に把握できておらず、取引の実態にマッチしていない場合があります。
そのため、契約に至った背景などをふまえたビジネス的な観点や、取引先にとって分かりやすいかどうかなどを判断できる事業部でのチェックも不可欠です。
また社内だけでなく取引先にも契約書をチェックしてもらい、問題点や修正の要望などがないか確認してもらう必要があります。
事業部門と取引先でのチェック後、必要に応じてさらに修正案を提案し、再び法務部門に審査を依頼することもあります。
契約書の最終案ができたら、取引先にもチェックを行ってもらい、契約書内容の合意を得ることができれば、契約書審査は完了です。その後、実際の契約締結に進みます。
また次の段階として「契約書管理」も重要です。作成した契約書を適切に管理し、審査の過程や修正履歴などの関連情報も含めて保存しておきます。
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契約書審査フローを効率化するコツ
契約書審査を効率的に進めるために、業務フローのどのような点に注意する必要があるのか、重要なポイントを3つ解説します。
契約書審査の受付方法を統一する
契約書審査の「受付方法」を統一すると、ばらばらの方法で審査依頼が来ることによる非効率な状況を回避できます。特に審査する契約書の件数が多い場合に、受付方法を1つに決めることは重要です。
受付方法の例としては、審査に必要な情報をエクセルのシートに入力してもらい、チャットツールで送信するなどの方法があります。この時、受付担当が審査の順番を納期順などに整理してから審査担当者に回すようにすると、担当者にとって分かりやすく、業務をスムーズに進めやすくなります。
ただし法務部門が立ち上がったばかりなどの段階では、受付方法を統一するのが難しいこともあるという点に注意が必要です。受付方法を統一することにより、事業部の負担が大きくなることもあるためです。関係者の要望も取り入れつつ、事業部門・法務部門の双方にとって便利な業務フローをつくることが重要です。
業務全体を可視化する
契約書の件数が多い場合、案件ごとに「審査未申請」「審査中」「審査完了」など、どのフェーズにあるかを可視化することが重要です。可視化できていないと、失念や誤認、特定の担当者にばかり案件が集中するなど、さまざまなトラブルの原因になります。
可視化のためには、前述の「受付方法の統一」と併せて、全体を俯瞰的に見る「管理担当者」が件数・全体の進捗状況を把握し情報共有できる体制をつくることがポイントです。
PC上でどのように可視化するかも重要です。例えばエクセルや、書類の回覧・承認を可視化する「ワークフローシステム」によって可視化するという方法があります。
可視化した情報を、法務・事業部門の各担当者と共有することにより、関係するメンバー全員が、業務の状況を把握しやすくなります。
AI技術を活用した契約書審査支援ツールを導入する
AIによる契約書審査を支援するツールも効率化に役立ちます。
AIによる契約書審査支援ツールとは、AI技術を使って契約書に潜むリスクの見落としや、必要条項の抜け漏れ防止などをサポートするシステムのことです。
契約書審査の担当者は、修正における論点の把握や、修正後のダブルチェックに活用することで、人の目だけで審査するよりも精度を高めやすくなります。
AIによる契約書審査支援のメリットについて詳しくは、次の項目で解説しているので参考にしてください。
AI技術を活用した契約書審査支援ツールを導入するメリット
AI技術を活用した契約書審査支援ツールを導入することには、どのようなメリットがあるのでしょうか。主な2つのポイントを以下に解説します。
契約書審査にかかる期間の短縮につながる
契約書審査に契約書審査支援ツールを導入すれば、瞬時にリスクの洗い出しを支援してくれるので効率化でき、スピードアップにつながります。
AIによる契約書審査支援ツールLegalForceでは、WordやPDFなどの契約書ファイルをアップロードすれば契約リスクや条文の抜け漏れなどの可能性についての情報を表示することが可能です。
自社の作成したひな形や、過去の審査済みの契約書と比較して、差異や条項の抜け落ちなども洗い出すことができます。
AIによる自動レビュー結果を参照することで作業が効率化でき、契約書審査の精度を保ちつつ審査完了までにかかる時間の短縮が期待できます。
契約書審査の品質アップにつながる
AI技術を活用した契約書審査支援ツールは網羅的にリスク洗い出しをサポートするので、見落とし防止にもつながり、審査の精度の向上につながるというメリットもあります。
人の目による確認だけでは、チェックリストなどを利用しても、担当者のスキルや体調などによるばらつきが生じることがあります。AIによる一律の基準で行われたチェック結果を参照しながら審査することで、そのようなバラつきを防止することが可能です。
契約書審査にAI技術を活用した契約書審査支援ツールを導入することで、前述の作業時間の短縮と、精度向上の両方を実現できることが期待できます。
契約書審査の効率化なら「LegalForce」
契約書審査は、多角的な視点でビジネスリスクを洗い出し、そのリスクを最小限にするために行われる重要な業務です。効率的に契約書審査ができる体制をつくることは、企業のリスクマネジメントにとって重要な要素だといえます。
「LegalForce」は、契約書審査の効率化にご活用いただけるAI契約書審査プラットフォームです。一般的にリスクとなり得る箇所や必要条項の抜け漏れをチェック項目として瞬時に表示をし、契約書審査の品質向上や、審査にかかる期間短縮をサポートできます。
これまでは条文一つひとつを細かく見ながら、過去の契約書やさまざまな資料を突き合わせてチェックしていましたが、LegalForceを使えば瞬時に行えるので、非常に大きな成果を得られています。
これまでは条文一つひとつを細かく見ながら、過去の契約書やさまざまな資料を突き合わせてチェックしていましたが、LegalForceを使えば瞬時に行えるので、非常に大きな成果を得られています。
総務部 総務課
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