電子サインとは？
電子サインとは、電子データの文書に対して紙の文書における署名・押印と同じ効力を持たせる技術です。
文書データに電子サインを付与することで、その文書データは本人が作成したものであること（＝本人性）と、改ざんされていないこと（＝非改ざん性）を証明できます。
一般的な電子サインと電子署名との違い
電子サインには大きく分けて2種類があり、それぞれ証明の効力が異なる点に注意が必要です。
一つは厳密に本人性と非改ざん性を証明できる「電子署名」です。もう一つは「本人性と非改ざん性を保証していない電子サイン（便宜上、本記事では「一般的な電子サイン」と表記します）」です。
つまり、電子サインと電子署名は別のものではなく、以下の図のように電子サインの一種として電子署名が存在するという関係です。
電子署名では本人性を証明するために「電子証明書」が使われます。電子証明書は第三者機関である「電子認証局」によって発行されるもので、「印鑑証明書」と同じ役割があるものです。
さらに非改ざん性を証明するために「タイムスタンプ」と呼ばれる技術も使われます。タイムスタンプを付与することで、電子署名が行われた時刻以前にその書類が存在していたことを証明する「存在証明」と、その時刻以降に改ざんが行われていないことが証明されます。
電子サインの中でも電子証明書とタイムスタンプが使用されているタイプが「電子署名」です。電子署名は多くの場合、クラウド上で電子契約の締結ができる「電子契約システム」などのツールによって施されます。
電子印鑑との違い
電子印鑑は電子サインの種類ではなく「印影をデジタル画像にしたもの」を指す言葉です。ハンコ文化の日本においては、電子サインを使用するさまざまな場面で電子印鑑が使用されています。
例えばWordなどで作成した書類に認印を押印する場面でPC上で電子印鑑を貼り付けることもあります。この場合、電子印鑑は単なる画像データとして貼り付けるだけなので、本人性・非改ざん性を厳密に証明できるわけではありません。
また電子契約システムでは契約書のPDF上に電子印鑑を表示できるのが一般的です。電子契約システムでは電子証明書やタイムスタンプも利用でき、本人性と非改ざん性を厳密に証明できます。
紙の署名との違い
そもそも、これまで契約書など、紙の書類には「署名」がなされてきました。必要に応じて印鑑の捺印をするか、手書きでの署名をするといった形です。これら、紙の署名と電子サインの大きな違いはどういったところでしょうか。
紙での書類に署名が必要な場合、当然、やりとりは「紙」そのものを渡すことにより交わされました。封筒に入れてレターをつけて郵送する、または直接会って手渡しするために取引先に赴く必要に駆られるケースもあったでしょう。
電子サイン、ひいては電子署名が普及したことで、契約書や発注書などの重要書類であっても、電子契約を結ぶことが可能になりました。これにより、書面のやり取りがオンラインでも可能になり、郵送や直接出向くなどのコストが大幅にカットできるようになったのです。
電子サインにかかわる電子署名法
電子サインにかかわる法律として、電子署名及び認証業務に関する法律（電子署名法）があります。ビジネスシーンにおいてもデジタル化が進んだことを背景に、電子取引・電子契約の信頼性を高めることを目的として、2001年4月1日から施行されました。
電子サインすべてにおいて電子署名法の内容が効力を発揮するわけではありませんが、前述した「電子証明書」を使う電子署名についてはこの法律のもとで効力を持ちます。
電子サインが使われる場面
電子サインは社内・社外問わずさまざまな場面で使用されています。例えば以下の2つの場面です。
- 社内稟議書・帳票の承認
- 社内・社外との契約書の締結
それぞれ詳しく見ていきましょう。
社内稟議書・帳票の承認
社内稟議書・請求書・見積書など帳票の「承認をする場面」で電子サインが利用されます。
電子サインを導入することで紙の文書に担当者の認印や手書きサインをする場面が不要になり、PCやスマホなどで処理できるようになります。
電子契約システムなどクラウド型の承認ツールを利用すれば、リモートでも承認処理が可能です。紙の書類を回覧する手間が削減でき、業務を効率化できます。
社内・社外との契約書の締結
電子サインはさまざまな「契約書の締結」でも使われています。
契約書の締結では電子署名の機能がある電子契約システムを使用するのが一般的です。
社内向けの利用シーンとして代表的なのは「雇用契約」の締結です。電子サインを導入することで、雇用契約を結ぶ度に印刷・署名・押印をしてもらう手間を省くことができます。
電子サインは業務委託契約書や取引基本契約書など、外注先や取引先との契約でも利用されています。電子サインはメールによる認証でも行えるため、取引先が電子契約システムを導入していなくても利用可能です。
電子サインを導入するメリット
電子サインおよび電子契約を導入するメリットについて解説します。電子契約のメリットについて詳しくは、下記ページもご参照ください。
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契約締結がスピーディ
電子サインを利用するとスピーディに締結処理ができます。紙の契約書に署名・押印するためには、契約書の郵送・返送をしたり、スケジュールを合わせて実際に会ったりなどの対応が求められます。
しかし電子サインならその手間が省けます。即日で締結することも可能です。契約締結をスピーディに行えることで、取引の迅速化や業務効率化ができます。
リモートワークでも対応できる
電子サインの導入はリモートワークの促進にもつながります。
電子サインなら自宅や外出先からでもインターネット経由で押印・署名の処理が可能です。契約書の作成や、社内稟議・決裁の書類を処理するために出社する必要がなくなります。
出社が必要な業務を減らすことができ、リモートワークがしやすい業務フローを構築しやすくなります。
書類の保管スペースを削減できる
電子サインを導入すると一部の書類は電子データの形式でやり取りできるようになるので、書類の保管スペースの削減につながります。
また、もしも紙の書類を保管するためにレンタル倉庫を利用しているのであれば、レンタル費用の削減も可能です。
人的コストを削減できる
契約書などの書類を紙ベースで作成する場合には、印刷し、封筒に入れて、レターをつけて郵送または直接渡しに赴くなど、それぞれに相当な工数がかかっていました。書類の数が多ければ多いほど、それらの人的コストは膨大になります。
電子サインを導入することで、基本的に紙の書類の扱いがなくなるので、これらの人的コストは削減することができます。
電子書類の信ぴょう性を上げる
電子書類、たとえばPDFで作成された契約書や見積書などの書類が出てきた当初は、簡単にコピーできるとされ、信ぴょう性の確保が難しいものでした。
しかし、電子サイン、特に法的効力を持つ電子署名の登場により、電子書類であっても作成者が証明されることになり、電子書類そのものの信憑性も上がっていったといえます。
電子サインの方法は？大きく分けて2種類
では実際に、電子サインはどのように行うのでしょうか？主な方法として以下の2種類があります。
- 画像データとして手書きサイン・電子印鑑を貼り付ける
- 電子署名ができるシステムを使用する
以下、それぞれの詳しい手順を解説します。
画像データとして手書きサイン・電子印鑑を貼り付ける
簡易的な電子サインとして、単に画像データとしてPDFやWordファイルに手書きサインや電子印鑑を貼り付ける方法があります。
操作方法は、文書に写真などを貼り付ける際と同じようにサインや印鑑の画像データを貼り付けるだけです。
例えばPDFやWordを利用して電子サインを行う場合、手書きサインや印影の画像をカメラやスキャナで画像化して、その画像データを文書にペーストします。
ただし、この方法だとタイムスタンプや電子証明書の機能がありません。そのため「認印」の押印などの場面で使用されることが多い方法です。
契約書の締結など、厳密に本人性・非改ざん性を証明する必要がある場合は、次に紹介する電子契約システムを使う方法が一般的です。
電子署名ができるシステムを使用する
もう一つは「電子契約システム」を使う方法です。
本人性・非改ざん性を厳密に証明できる電子署名機能を持つ電子契約システムは既に流通しています。多くの電子契約システムは「クラウド型」で、PCへのインストールをする必要がなく、ブラウザ上で使用可能です。
電子契約による電子署名の方法にも種類があります。「当事者型」と呼ばれる電子認証局による電子証明書を利用するタイプと、「立会人型」と呼ばれる電子契約システムの事業者が証人となる簡易的なタイプの2種類です。
電子契約システムは契約書の締結だけでなく、社内稟議書や帳票の承認など、電子サインが必要な場面に幅広く対応できます。電子契約システムの使い方について詳しくは下記ページもご参照ください。
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電子サインの導入にあたって検討すべき要素
電子サインのメリットを最大限に活かすために、以下の2つの要素を検討することが重要です。
- 業務フローや社内規程の調整
- 締結した電子契約書の管理方法
それぞれ詳しく見ていきましょう。
業務フローや社内規程
電子サインの導入にあたり、まずは既存の業務フローに調整すべき点がないかを検討する必要があります。
既存の業務フローをそのまま電子サインを使ったフローに置き換えられる場合もありますが、電子サインの導入をする機会に改めてフロー調整の必要がないか十分に検討してみましょう。
例えば稟議書・帳票の「承認ができる権限のある担当者」の見直し・整理などです。
また社内規程の修正や新設も必要になることがあります。例えば「押印」に関する規程では、紙の文書での業務を前提としていることが多く、電子サインにも適用できるよう表現を調整する必要があるでしょう。
締結した電子契約書の管理方法
電子サインを利用した契約書などの文書データを「どのように管理するか」を検討することも重要です。
電子データで書類を保存するメリットは必要な書類を探すための「検索」がしやすいことです。そのメリットを活かすために、いかに文書データを適切に管理し、文書を検索できる仕組みを構築するかが課題となります。
クラウドシステムによる電子契約書の管理は効率的な管理方法として多くの企業が導入しています。
電子契約システムの管理に特化したクラウドシステム「LegalForceキャビネ」なら、契約書の管理に特化したさまざまな機能を利用できます。詳しくは次の項目をご参照ください。
電子契約書の管理を効率化する「LegalForceキャビネ」の機能
LegalForceキャビネは契約書管理に特化したシステムです。契約書管理業務を効率化するための機能が多く搭載されており、例えば以下のような機能があります。
- 電子契約システムとの連携
- 条文検索
- 更新期限の自動リマインド
「電子契約システムとの連携」では電子契約システムで締結した契約書の契約情報を自動抽出し、契約管理台帳を手間なく作成することができます。
契約情報がテキストデータとして保存されるので、LegalForceキャビネの画面上から単語レベルでの「条文検索」が可能です。閲覧したい契約書を瞬時に抽出できます。
また、過去に紙で締結した契約書であっても、PDF化してアップロードすることによってシステム上で管理が可能です。
さらに、更新期限が近づくと担当者に自動的に通知する「リマインド機能」もあります。担当者が更新期限を忘れて必要な対応が抜けてしまうといったミスを防ぐことが可能です。
「LegalForceキャビネ」で電子サインで締結した契約書の管理を効率化
電子サインは紙の文書における署名・押印を電子的に行う技術です。電子サインのうち、電子証明書やタイムスタンプによって本人性と非改ざん性を厳密に証明できるタイプを電子署名といいます。
電子サインを導入するメリットとして、契約締結がスピーディになることや、リモートワークでも対応できること、書類の保管スペースを削減できることが挙げられます。
業務に電子サインを導入する際は「電子契約システム」の選定と合わせて、電子サインを使った文書を「管理するシステム」も選定することが重要です。
「LegalForceキャビネ」なら、電子契約書や紙の契約書の管理の効率化につながる、さまざまな機能をご利用いただけます。機能について詳しくは下記資料をご請求ください。
<この記事を書いた人>
Nobisiro編集部
AI法務プラットフォーム「LegalOn Cloud」を提供するLegalOn Technologiesが運営する、法務の可能性を広げるメディア「Nobisiro」編集部。の法務担当者の日々の業務に役立つ情報を発信しています。
