海外企業との取引をしている企業では、英文契約書を締結する機会があります。その際、電子契約を利用したいと考えることも多いのではないでしょうか。
日本国内では電子契約の利用が一般的ともいえる状況になっていますが、海外との取引でも同じように電子契約を利用できるのか、利用する場合の注意点やメリットをご紹介していきます。
目次
英文契約書も電子契約化できる ！
海外企業と英文契約書を取り交わす場合でも、電子契約を利用することができます。
ただし、どの国でも利用できるわけではありません。
世界と比較した日本国内の電子契約の状況と、電子契約が可能な国について解説していきます。
国内外の電子契約の導入率
日本でも電子契約が浸透してきていますが、海外では日本よりもよく利用されている国もあれば、これから導入する国もあります。
電子契約の普及が進んでいる国は、国全体としてのインターネットインフラの普及や行政手続きの電子化が進んでいることが要因として挙げられます。
2020年度の総務省による情報通信白書（令和3年版[1] ）では、日本・アメリカ・ドイツの各国において、電子決裁・電子契約システムを導入している企業を対象に、社内及び社外との手続きの電子化について調査が行われました。
この調査によると単純な導入率以外に、どのような種類の決裁に利用されているかという点でも各国で違いが見られます。日本では、アメリカ・ドイツと比較して社外取引の電子化率が顕著に低く、社内処理における利用に偏っています。
国別の社内及び社外との手続きの電子化についての調査結果（グラフ）
参考：総務省「情報通信白書 令和3年版」（「働き方改革」とデジタル化）
法律で認められている国との契約が可能
海外企業との契約においては、その企業の所在地の法律で認められている場合に限り、電子契約を利用することが可能です。
そのため、まずはその国の法律で電子契約が認められているか調べる必要があります。
例えばアメリカでは、UETAやE-SIGN法により、一部例外はありますが電子署名が利用できます。
EUでは、安全な電子取引の実現を目的としてeIDAS規則が制定されました。
アジア各国でも2000年頃から、電子署名に関する法律が整備されてきています。
法律のリサーチに加えて、各国において有効となる電子署名の条件についても調査が必要です。
英文契約書を電子契約で締結するメリット
海外企業との英文契約書を電子契約で締結することには、次のようなメリットがあります。
- 国際郵便を利用せずに済む
- 英文契約書も併せてクラウドで一元管理できる
メリットを正しく知ることで、社内で電子契約を導入するか否かの判断の材料にもなります。
英文契約書を電子契約で締結するメリットを、下記に詳しく説明していきます。
国際郵便を利用せずに済む
海外企業と英文契約書を締結する際に、電子契約を利用する一番のメリットといってもいいのが、国際郵便を利用せずに済むことです。
国際郵便は、とにかく時間がかかります。
例えば東京‐ニューヨーク間なら到着までに3日 以上、返送にも同じくらいの日数が必要なため、契約書の締結完了までに早くても一週間程度かかってしまいます。
地域や国際情勢によっては、さらに日数がかかることも。
電子契約ならばメールの送受信だけなので、1日で完了できます。
加えて、国際郵便は郵送代もかさみますが、電子契約の場合はそこまで費用がかからないことがほとんどです。
このように、国際郵便を利用しないことで、契約にかかる時間と費用を大幅に削減できます。
英文契約書も併せてクラウドで一元管理できる
クラウドで一元管理できることも大きなメリットです。
紙の契約書の場合、一つ一つファイリングし、そのファイルを分類し、探すときは手作業で見つけなければなりません。
一方、クラウド管理ならばファイリングの必要はないし、検索も簡単です。 また、契約書の紙の厚さや大きさが異なる場合にはファイリング自体に手間がかかりますが、電子データで管理すればサイズは問題になりません。
なお、クラウド型の契約書管理システムであるLegalForceキャビネには、契約期間満了が近づいた場合にアラートを出す機能もあります。
LegalForceキャビネの特徴や機能をまとめた無料の製品資料を以下のリンク先で配布しているので、ぜひダウンロードしてみてください。
電子契約で英文契約書を締結する際の注意点
電子契約で英文契約を締結する際の注意点としては、形式の違いがあります。
具体的には、日本では電子署名でも「押印」の欄や記載があることが多いですが、英文契約書では押印はなく署名のみです。
また、署名した人が本人なのかどうか、別途メールで連絡をもらったり、二段階認証がある電子契約システムを利用したりして確認したほうが良いでしょう。
そして電子契約に限らず母国語以外での契約全般に言えることですが、準拠法や裁判管轄、文言の解釈にも注意が必要です。
海外企業と電子契約するなら英語対応のサービスを使用する
海外企業と電子契約を締結する場合は、相手にとっても理解可能な言語である、英語に対応している電子契約サービスを利用するのが最適です。
現在主流となっている電子契約は、第三者が立会人として第三者の電子証明書を利用して電子署名をほどこすタイプです。この場合、契約のフローは以下のようになります。
- 英文契約書をPDFにし、サービス事業者のクラウドにアップする
- 専用のURLが記載された認証メールを、サービス事業者が契約相手に送信する
- 契約相手はそのURLにアクセスして、契約書のデータを確認する
ですので、メール文面やアクセスしたサービスサイトの説明文が英語であることは、契約締結に必須といえます。
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海外企業と英文契約を締結する際、電子契約の利用によって時間的・費用的コストが抑えられること、そして、電子契約サービスは英語に対応している必要があることがお分かりいただけたかと思います。
そしてこれから電子契約を導入する場合、これまで紙で締結してきた契約書と、今後締結する電子署名による契約書を一元管理できることが、社内業務をスムーズに遂行するために重要なポイントになります。
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また、それ以上に精神的な負担が取り除かれたことをありがたく感じました。
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事業本部 管理部
