エクセルによる契約書管理とは
エクセルによる契約書管理とは、エクセルで「管理台帳」を作って契約書を管理することです。
契約書管理台帳に契約書のタイトルや・契約日・契約の有効期限・更新時期・取引先・担当者などの情報を一覧化して検索しやすく管理します。契約書自体は別途、紙としてキャビネットに保管するか、電子データとしてファイルサーバなどに保管しておく必要があります。
契約書本体の保管場所を検索しやすくするため、契約書には「整理番号」を付与するのが一般的です。契約書ごとに対応する整理番号を契約書管理台帳に記載して、いつでも保管場所にアクセスできるように一覧化します。
このように契約書を適切に管理することは、契約書の内容を正確に把握し、トラブルの発生を防ぐために重要です。万が一トラブルがあった際にも、契約書管理が適切にできていれば契約内容をすぐに確認でき、迅速な対応を取りやすくなります。
エクセルで契約書管理をするメリット
契約書管理システムを利用する場合と比べて、エクセルを使った契約書管理にはどのようなメリットがあるのでしょうか。主に以下の2点が挙げられます。
低コストで導入できる
エクセルでの契約書管理は、契約書管理システムを利用する場合と比較して、低コストで利用することが可能です。
契約書管理システムを導入するためには初期費用や毎月の利用料がかかります。普段の業務でパソコンを使用している会社であれば、Microsoft Officeが既に導入されている場合が多いでしょう。その場合、初期費用を必要とせず、即日着手することも可能です。
エクセルの操作に慣れている社員が既にいる場合、導入時の社員教育のコストや手間もかかりません。
また、ペーパーレス化にも繋がるため、検索性の向上から業務効率や生産性の向上にもつながるでしょう。
カスタマイズの自由度が高い
エクセルはパッケージ化された契約書管理システムと比べて、項目の追加や関数の編集など、カスタマイズの自由度が高い点もメリットです。
パッケージ化されたシステムでは、基本的にサービス事業者が用意している機能しか利用できないため、機能の追加や希望する機能を利用できないことなどがあります。
一方のエクセルでは、項目や計算処理の追加を自由に行うことが可能です。カスタマイズの費用や時間もかかりにくく、自社のニーズに合わせて自由な使い方ができます。
また、関数を利用することで高度な処理が可能です。これを使用するためには、エクセルに関するある程度の知識と、関数に関する知識が必要となります。しかし、一度関数を設定してしまえば、後は数字や文字を入力するだけで計算処理がされるため、非常に便利なのがエクセルのメリットです。
追加したい列や行がある場合にも、エクセルであればボタン一つで行や列の追加・削除が可能です。
エクセルで契約書管理をするデメリット
エクセルで契約書管理をする場合には、いくつかの弱点があります。契約書管理システムと比べてどのようなデメリットがあるのか、主な4つのポイントを確認しておきましょう。
見やすい台帳の作成が難しい
エクセルを使用して契約書の管理を行うことは可能ですが、見やすい台帳の作成が難しいです。閲覧者である第三者目線で、台帳が見やすいこと、わかりやすいことが必要となってきます。
エクセルは関数などを使用した表計算を目的として作られており、デザイン性に富んでいるとは言い難いです。管理している側が見ればわかりやすい台帳だったとしても、第三者が見るとわかりにくい台帳となってしまう場合が多いでしょう。
これらのことから、エクセルでは誰が見てもわかりやすいような台帳を作成することは難しいといえます。
契約更新・期限の管理がしにくい
エクセルだけではアラートによる通知やダッシュボードでの自動表示ができないことから、契約更新や期限の管理がしにくいというデメリットがあります。
アラートによる通知などがない場合、契約の更新日などを忘れ、不要な契約を意図せず更新してしまう可能性もあるでしょう。
エクセルでの台帳作成の場合、検索をして人の目で契約更新や有効期限の確認をすることが必要になり、確実な通知ができるかどうかはマンパワーに頼らざるを得ません。何もしないよりは抜け漏れが生じにくいものの、契約更新の作業が煩雑になりがちです。
セキュリティ対策がしにくい
エクセルでの管理はセキュリティ面の問題もあります。契約書管理におけるセキュリティ対策では、「共有しやすさ」との両立をいかに実現するかがポイントです。
契約書は機密情報として取り扱われるべきものですが、複数メンバーで共有する必要のある書類です。情報を共有しやすくしつつも、機密情報としてのセキュリティ面を確保しなければなりません。
エクセルでもパスワードなどでセキュリティ対策ができますが、その場合、必要な書類やデータを複数メンバーで共有することが難しくなります。その一方で共有しやすさを優先して、誰でもアクセスできるようにしてしまうと、改ざんや情報漏えいのリスクが高まります。
共有しやすさとセキュリティ対策を両立するのが理想ですが、エクセルではそれが難しいことがデメリットです。一方の契約書管理システムでは、クラウドによる共有とアクセス権限の設定ができ、共有とセキュリティの両立ができます。詳しくは「セキュリティ対策と共有しやすさの両立ができる」をご覧ください。
一元管理がしにくい
エクセルで管理台帳を作っただけでは、一元管理がしにくいというデメリットもあります。エクセルには契約書本体と、タイトル・契約日・契約条項・整理番号などの関連情報を紐づけて一元管理する仕組みはありません。そのため契約書本体を閲覧するには、キャビネットを開けたりファイルサーバにアクセスしたりなど、保管場所に行く手間がかかることがデメリットです。
契約書管理では、一元的に契約書と関連情報を見やすくすることが重要です。そうでないと、管理の漏れやチェック漏れが生じやすくなります。一元管理ができないエクセルでは、この点で十分な体制を作るのが難しいことがあります。
入力の手間がかかる
基本的に手入力になることも、エクセルによる契約書管理のデメリットです。手入力では手間と時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーも発生しやすく、抜け漏れや不正確な情報が生じやすくなります。
また契約書の電子化を行う場合には、スキャンしたファイル名を設定したり、ファイルサーバに整理して保管したりなどの手間も必要です。
契約書が膨大にある場合、入力作業の工数が多くなり、外注する場合にはコストも大きくなります。エクセルは低価格がメリットと述べましたが、入力の手間が大きい場合には、契約書管理システムを導入するコストよりも高くついてしまうこともあり得ます。
管理台帳への自動登録の機能がある契約書管理システムを使えば、入力作業の多くを自動化できるので、入力の負担とコストを軽減可能です。自動入力について詳しくは「管理台帳への入力が効率化する」をご覧ください。
データ量が増えると作業時間がかかる
エクセルは、データ量の増加に伴って処理速度が低下し、作業に必要な時間が増えてしまいます。
エクセルを利用している方の中には「複数のデータをエクセルで管理していると、処理速度が遅くなった」と実感した方も多いのではないでしょうか。
契約書管理では、電子化した契約書を管理し、必要事項を直接入力していく必要があるため、データ量が膨大になりやすいです。そのため、コストの削減のためにエクセルを利用していたとしても、時間がかかることで人件費が増加してしまうことも考えられます。
このような状態を避けるためには、契約書管理に特化したシステムを導入することがおすすめです。
エクセルによる契約書管理の導入フロー
エクセルによる契約書管理を導入するには、どのような手順で作業を進めていけばよいのでしょうか。大まかな導入フローは以下の5ステップです。
管理部門・担当者の選定
まずはどの部門で管理するか、誰が管理するかなどの体制を計画します。
はじめに、エクセル管理の導入フローに必要な契約書の整理や入力作業の担当者を定め、契約書の管理をする体制を整える必要があります。
エクセルによる契約書管理のスタート後の体制についても、管理する部門の権限範囲や、担当者の具体的な業務の分担など、文書でルール化する準備も必要です。この段階では、体制に関するルールを草案として準備しておくとよいでしょう。
正式な業務ルールの作成については後述していますが、導入後に担当部門へスムーズに周知できるよう、早めにルール作成の準備を始めておくことが重要です。
契約書の全体把握
次に、社内に存在する契約書を把握して、どの書類を管理するかを決める必要があります。
どの部署にどのような種類の契約書が何通くらいあるかを具体的に把握し、作業の見通しを立てる必要があるでしょう。また、保管期限も把握し、必要に応じて新たに設定しておきます。
一元管理を行えるようにするため、契約書の原本を支店などの遠隔地から送付してもらう必要もあるかもしれません。その場合は送付方法にも注意し、例えば書留郵便・機密書類が送れる宅配便などを利用して、安全・確実に担当部署に届くようにすることも重要です。
契約書が集まったらファイリングして整理します。「部署別」「取引先企業名の50音別」など、あらかじめファイリングのルールを設定してから作業を進めましょう。
管理する項目の決定・契約書管理台帳の作成
契約書管理台帳を作成する際には、先だって管理する項目を決める必要があります。管理項目の例は以下の通りです。
- 契約書タイトル
- 会社名
- 整理番号
- 契約書の種類
- 契約書原本の郵送日（電子契約の送信日）
- 契約締結日
- 有効期限・更新期間
- 担当部署・担当者
- 機密保持条項など特定の条項の有無
- 契約金額
自社の業務に合った項目を設定し、台帳に記載する項目を決めたら、エクセルで契約書管理台帳のテンプレートを作成します。
契約書管理台帳への入力と、書類の保管・スキャン保存
作成した契約書管理台帳に必要な情報を入力していく段階です。テンプレートで要求されている各項目に、手作業で情報を入力します。
契約書の保管作業も必要です。整理番号に従って、該当のキャビネットなどへ書類を保管します。契約書の電子化を行う場合は、スキャン作業とファイルサーバなどへの保管作業が必要です。この際「整理番号＿契約書名＿締結日」の順にファイル名を付けるなど、ファイルの命名ルールもあらかじめ決めておき、整理しやすくしておきます。
作成した契約書管理台帳には、今後締結する新しい契約書の情報を追加していくことになります。その都度、新たな契約書を保管する作業も必要です。新しい契約の追加がしやすいように、整理された状態で入力しておきましょう。
契約書管理ルールの設定・周知
本格的な契約書管理の導入をスタートする前に、導入後の業務フローや、業務取扱規程・文書管理規程などの必要なルールを決め、その内容を文書化することが必要です。
担当部署・担当者などの管理体制、導入スタート後の業務フローやルールを作ります。ルールは社内の誰にでも読みやすく明確であるようにブラッシュアップして最終版とし、必要な社内承認を受けます。
作成したルールやマニュアルは、関係者全員に確実に伝えなければなりません。必要に応じて説明会や研修などの場を設けて、周知徹底しておきましょう。
エクセルで契約書管理する際のポイント
管理項目は必要最小限にする
エクセルを用いた契約書管理をする際には、管理項目を必要最低限の以下の6つに絞ることがおすすめです。
- 契約書類型
- 契約企業の名称
- 契約の締結日
- 契約の開始日
- 契約の終了日
- 自動更新の有無
契約書は、契約期間・契約金額・納期・契約類型などの情報が数多く記載されています。これらの情報がどれも重要だと感じてしまい、すべてを管理項目として管理してしまう場合が多いです。
しかし、管理対象の契約書が多くなればなるほど、項目分けが大変になります。過去の契約書やこれからの契約書を、すべての管理項目について分けていると大きな労力がかかります。そのため、必要最低限の管理項目に絞ることが重要です。
契約書は一元管理する
契約書は、部署・部門・拠点などで区切って、それぞれが管理している場合が多いです。
しかし、必要なときにいつでも契約書を閲覧できるような状態にしておくことが大切です。もし、さまざまな部門で契約書を保管していれば、必要となったときにすぐに閲覧することができません。
そのため、契約書を管理する部門を明確にして、一元管理を行うことで、業務の効率化にもつながるでしょう。
電子契約は区別しておく
コロナ渦の影響もあり、近年では電子契約が増加しています。
もし、電子契約と書面での契約を区別せずに、エクセルで台帳を作成してしまうと、契約書の原本を探す際に「キャビネット内を探すのか」「電子契約システム内を探すのか」がわからなくなってしまいます。
そうなれば、契約書を探し出すために無駄な時間を多く使ってしまうことにつながってしまいます。
不要な時間やコストを費やさないためにも、エクセルで契約書の管理を行う際には「電子契約であるか」「書面であるか」を区別しておくことがおすすめです。
これからの契約書だけを管理対象にする
過去の契約書についても調べて入力する必要があるのか、と思う方も多いでしょう。
はじめのうちから過去の契約書を入力するとなると、契約書の管理が億劫になり、契約書管理を始められないということになります。そのため、過去の契約書はいったん置いておいて、これからの契約書だけを管理対象として入力していくことがおすすめです。
しかし、過去の契約書の情報も利用できた方が、データとしても役に立ちます。そのため、これからの契約書を入力していき、管理手順に慣れて余裕が出てきたら、過去の契約書についても入力していきます。「とりあえず過去1年分だけ入力してみよう」と小さな目標を立てつつ、少しずつ進めていきましょう。
エクセル以外での契約書管理の方法
エクセルでの契約書管理には、入力の手間がかかるなどデメリットが多く、活用することは難しいです。
そこで、ここからはエクセル以外での契約書管理の方法について紹介します、
契約書管理システムの利用
エクセルでの契約管理はデザイン性に優れていませんが、契約書管理システムを利用することで、入力者と閲覧者のどちらもが使用しやすくなります。
ほかにも、契約期間の満了や自動更新の期限などでアラート機能が使えたり、個別・グループごとに権限付与が可能になったりします。そのため、契約書管理システムの利用により、エクセルのデメリットを改善できるでしょう。
電子契約に移行する
契約管理システムを導入したとしても、電子契約書以外を使用していると契約書に関する業務を改善できません。
紙の契約書をスキャンして、PDFにしてからデータを取り込むという手間がかかってしまいます。しかし、電子契約に移行することで、スキャンなどの手間が省け、そのまま契約台帳への入力が可能です。
そのため、契約管理システムの導入と共に、電子契約への移行も検討する必要があります。
エクセル以外なら「契約書管理システム」がおすすめ
契約書管理に利用できるツールとして、エクセルのほかに「契約書管理システム」があります。
契約書管理システムとは、契約書を一元的に管理できるシステムです。エクセルによる管理方式では管理台帳と契約書本体が分離していますが、契約書管理システムなら管理台帳・契約書および関連する情報を紐づけして一元化できます。
また契約書管理システムの中には台帳への自動入力や、セキュリティ対策、更新期限のアラート機能などを備えているものがあり、エクセルのデメリットを解消することが可能です。
契約書管理システムのメリット
契約書管理システムは、エクセルによる管理と比べて、どのようなメリットがあるのでしょうか。主な4つのメリットを以下に紹介します。
契約更新・期限の管理ができる
更新期限の管理がしやすいことは、契約書管理システムの大きなメリットです。更新時期を自動で通知する機能があるシステムなら、期限切れなどのトラブルを避けられます。
エクセルでの契約書管理であれば、定期的な台帳の確認や、契約期限を覚えておく必要があります。しかし、契約書管理システムであれば、定期的な確認や期限の記憶は必要なく、アラート通知で確認漏れを防ぐことが可能です。
クラウド型の契約書管理システム「LegalForceキャビネ」は、更新期限の自動リマインド機能があります。契約ごとに担当者を振り分ける機能もあり、更新作業などの必要なアクションをするのが誰なのか、一目で確認することが可能です。
セキュリティ対策と共有しやすさの両立ができる
セキュリティ対策をしながら情報の共有ができる点も、契約書管理システムのメリットです。
クラウド型の契約書管理システムなら、インターネット経由で場所を選ばす必要な情報にアクセスでき、契約書とそれに関連する文書などの共有が容易です。そのうえアクセス権限を設定できるので、不正なユーザーからのアクセスを防ぐセキュリティ対策もできます。
LegalForceキャビネなら、権限管理によってユーザー別・部門別などのアクセス制御ができ、IPアドレス制限機能によって外部からの侵入を防ぐことも可能です。
さらに、いつ・誰が・どの契約書にアクセスしたかを確認することが可能であり、問題が発生した際の原因の特定にも活用できます。ログを取得していることで、社内での犯罪防止にも役立つでしょう。
一元管理ができる
契約書管理システムでは、契約書だけでなく関連する書類やコメントなどもダッシュボード上で一元管理でき、大幅な効率化を図ることができます。エクセルの場合、エクセルシートと契約書を別々に保管しますが、それを一元化して管理できることは大きなメリットです。
LegalForceキャビネでは、契約書と、それに関連する派生契約や変更契約との紐づけが可能です。契約に関連する文書や、メモ・コメントなども紐づけされた状態で保存でき、契約書の管理をシンプル化できます。さまざまな文書を何通も開いて確認する手間を削減することが可能です。
管理台帳への入力が効率化する
自動入力機能があるシステムなら、契約書管理台帳への入力作業の手間を大幅に削減できます。アップロードした契約書のスキャン画像を、システムが自動的に読み込んで必要なデータを抽出し、それを管理台帳へ自動入力する機能です。手入力によるミスを防ぐことにもなるので、リスクマネジメントの面でもメリットがあります。
LegalForce キャビネには「管理台帳自動情報登録」の機能があり、スキャンデータから管理台帳を自動作成できます。自動作成された管理台帳は、エクセル形式でダウンロードすることも可能です。
エクセル以外の契約書管理なら「LegalForceキャビネ」
契約書管理は、エクセルでも行うことができます。低コストで自由度が高いというメリットがある一方、一元管理ができないことや、セキュリティ対策がしにくいこと、入力の手間がかかることがデメリットです。
クラウド型の契約書管理システムLegalForceキャビネは、自動で契約書管理台帳を作成する機能があり、入力の手間を削減できます。契約書に関連する文書も含めた情報の紐づけなど、一元管理も容易です。契約書の担当者に更新時期を通知する機能もあり、更新手続きの漏れなどのリスクも低減できます。
また、LegalForceキャビネはセキュリティ面でも安心です。IPアドレス制限により、社外からのアクセスを制限することが可能です。契約書ごとに担当者を設定できたり、契約書の閲覧権限を所属組織やユーザーごとに設定できたりと、細かな権限付与が可能になっています。
LegalForceキャビネで自動生成された契約管理台帳は、エクセル形式でのダウンロードが可能です。そのため、契約書管理サービスに慣れていない方でも閲覧や操作がしやすいというメリットがあります。
<この記事を書いた人>
Nobisiro編集部
AI法務プラットフォーム「LegalOn Cloud」を提供するLegalOn Technologiesが運営する、法務の可能性を広げるメディア「Nobisiro」編集部。の法務担当者の日々の業務に役立つ情報を発信しています。
