法務における「ナレッジ管理」とは
ナレッジ管理（ナレッジマネジメント）とは、一般的には業務で生み出された「ナレッジ」つまり知識や理解を収集、分析、保存、共有するプロセスのことです。法務におけるナレッジ管理は、中心業務となる契約書の作成やチェックのノウハウを蓄積する仕組みを作ることを意味しています。
法務のナレッジ管理は従来、しばしば困難であるといわれてきました。法務では共有するべきナレッジが多く、作業に膨大な時間がかかるなどの理由からです。
現在はクラウド型システムなどのリーガルテックの導入によって、効率的なナレッジ管理が可能になっています。
法務でナレッジ管理をする目的・メリット
法務でナレッジ管理をすることには、以下のようなメリットがあります。
- 業務の属人化の防止
- 業務の効率化
- 契約書チェック業務の品質向上
- 契約書トラブルの防止
以上4つのメリットについて、それぞれ詳しく見ていきましょう。
属人化の防止
ナレッジ管理の基本的なメリットは、業務の属人化を防ぐことです。
法務を担当するメンバー同士のスキルや知識に差があり、人材育成に十分な時間が取れないこともしばしばあることです。その結果、法務では特定の優秀な人材に依存する属人化が発生しやすい傾向があります。
ナレッジ管理を導入して、マニュアル・業務フローの設定や、知識などの共有ができれば、人材の流出があっても業務に支障が出ない仕組みづくりができるのです。
とはいえ、法務で共有すべきナレッジはボリュームが大きく、例えば契約書のレビューのポイントや、契約文言の解釈、関連する法知識など範囲も多岐に渡ります。契約書も自社のテンプレート以外のものだと定型化しにくく、知識やスキルの習得に時間がかかることも悩みどころです。
従来、これらの課題にきめ細かく対応する体制を構築するのが難しい状況でしたが、現在は管理システムの機能向上によって、法務においてもナレッジ管理がしやすくなっています。
業務スピードの効率化
ナレッジ管理が十分にできていると業務効率が向上し、スピード感のある対応がしやすくなります。
契約書のテンプレートや過去の契約書などを保存しておき、検索してすぐに参照できるシステムがあると、法務の大幅な効率化が可能です。
さらに条項ごとに契約書の修正ができる範囲や代替できる文言などを決めておき、必要とするメンバーが検索できるようになっていると、さらに効率化は進みます。
また顧客管理システムやメールソフトなど、社内のさまざまなシステムとの連携ができるなら、法務に限らず会社全体の業務スピード向上につながります。
法務の品質向上・スキルアップ
ナレッジ管理によって早いレスポンスが可能になるだけでなく、法務の「品質向上」にもなります。
法務に関する優れた知識や技能を持つ担当者は、会社にとって貴重な人材です。そのノウハウやスキルをナレッジ管理によって部署・会社全体で共有できると、組織全体のスキルアップができます。
ナレッジ管理をしていれば、類似の契約書や過去の回答例などを効率的に見つけることも可能です。その結果、新人担当者など他のメンバーが必要な情報を確認しやすくなり、スキル向上や属人化防止につながります。
さらに他の部署もナレッジを参照できるようにすると、企業全体としての連携を強めることにもなります。
契約トラブルの防止と対策
ナレッジ管理はトラブル防止や、万が一のトラブルに備える対策という点でも重要です。ナレッジ管理によって業務効率と品質を向上することで、契約書の不備によるトラブルを防げます。
また顧客対応についての記録をいつでも参照できるようにしておくと、対応の抜けや間違いなどの防止にもつながるのです。
万が一トラブルが発生したときには、過去の事例が共有されていると、迅速な対応がしやすくなります。類似トラブルへの対処や、同一顧客に対するトラブル対応を平準化することも可能です。
迅速・効率的に対応を行うことができれば、顧客の反応に応じることに終始するのではなく、見通しを持ったリスク対応が可能となります。時間的余裕と見通しができると、きめ細かい顧客ケアがしやすくなるのです。
法務のナレッジ管理に必要な業務
法務のナレッジ管理では、具体的にどのような業務・作業が必要なのでしょうか。主な3つの業務を以下に解説します。
契約書テンプレートの共有
法務のナレッジ管理の中でも比較的手が付けやすく、効果も出やすいのは契約書テンプレートの共有です。
契約書テンプレートは、契約書を監修・チェックする法務の担当者だけでなく、事業部門の担当者も閲覧・利用するニーズがあります。
法務担当者にとっては、契約書テンプレートを一覧的に把握できるようにすることが重要です。事業部門の担当者にとっては、自社製品やサービスに関する基本契約書・個別契約書といった業務に利用するテンプレートにいつでもアクセスできることが助けになります。
締結した契約書の保管
締結した契約書を適切に保管することも、法務のナレッジ管理の一部です。
締結した契約書をすぐに閲覧できるように保管・共有することで、過去の契約書がデータベースとして機能することになり、ノウハウが蓄積されます。閲覧しやすさの実現には、契約書をパターン別・条項別などに整理し、「検索機能」を確保することが必要です。
さらに契約書の「バージョン管理」も、法務のナレッジ管理の重要なポイントです。バージョン管理によって契約書の修正履歴を保存しておくと、作成の過程を後から確認しやすくなり、担当者が変わってもスムーズな対応がしやすくなります。
契約に関連するやり取りの共有・保存
契約に関連する交渉などのやり取りを保存・共有することも、法務のナレッジ管理では重要です。
過去のやり取りを保存するだけでなく、現在進行中の案件についても、チャットやメールの内容を全員が共有することがナレッジ管理の業務に含まれます。
事業内容にもよりますが、例えば以下の項目が検討課題となるでしょう。
- グループメールの利用方法
- チャット履歴の保存方法
- 他のシステムとの連携方法
単にメールやチャットを保存するだけでなく、他のシステムとの連携や、契約書や取引先情報との「紐づけ」を行うことも重要です。
法務にナレッジ管理を導入する方法・手順
法務のナレッジ管理を本格的に行うのに「どこから手を付けるべきか」については、しばしば迷うところです。
ナレッジ管理を導入するまでの適切な手順は、会社や法務担当者の属性、経験、知識レベルなどによって異なります。ここでは参考として、ツールを利用したナレッジ管理を導入するまでの一般的な流れを解説します。
ナレッジ管理の目的・対象の明確化
まずはナレッジ管理の目的や、「何を管理するのか」を明確にします。
ナレッジ管理の作業に終始して意味が薄いものにならないよう、何のためにナレッジ管理をするのか、目的を具体化してから進めることがポイントです。
例えば、主に「スキルの継承や人材育成」を目的とするのか、「効率化」を目的とするのかなど、重視する目的を明確にします。
さらに「管理の対象となる情報」も明確化しておきましょう。法務に関する全ての情報を可視化・共有化することは困難なことも多いですが、「優先順位」を付けて作業を進めるなら、ナレッジ管理を効率的に進められます。
導入する管理ツールの検討
次に、どのようなツールでナレッジ管理するかを検討する段階です。
効率化を主眼としてナレッジ管理を行うのであれば、法務用のAIレビュー支援機能のあるツールの導入が候補として挙げられるでしょう。
また、AIレビュー支援機能を備えているツールと契約管理システムの組み合わせができれば、過去のナレッジを業務に利用して、大幅な効率化を図ることができます。契約書の作成から保存・管理まで一元化でき、効率化と可視化を一括で進めることが可能です。
スキルの継承や人材育成のためにナレッジ管理をするなら、例えば掲示板式の管理ツールや、SNSタイプのナレッジツールを利用することも有効です。契約管理システム上のデータを共有しながら案件検討をするなどの共同作業もしやすくなります。
業務フローを計画
ナレッジ管理の導入後に、法務の業務フローが実際にどうなるか、どう変えるかなどの詳細を計画します。
契約締結前から締結後まで、各担当者に必要なアクションを具体的に計画し、詳細な業務フローに落とし込んで検討していく段階です。
「定型的な処理」と「例外的な処理」の違いを踏まえたフローにしておき、柔軟性を持たせることが重要です。さらにダブルチェックなどによる業務の品質を担保するフローについても、具体的に決めておきましょう。
導入後のフィードバック・修正を行う
ナレッジ管理のスタート後も、業務フローに問題がないか検証を行うことも必要です。
ナレッジは業務の中で量的に増えていくものです。また新たに整理分類すべきナレッジの種類が増えることもあり、ナレッジ管理の方法は常に更新・改善していく必要があります。
業務フローを検証する際には、時間・期間あたりの処理量を計測するなど、「効果測定」も実施してみましょう。必要に応じてナレッジ管理の方法や運用ルールの修正を行うことにより、PDCAサイクルを回していくことが大切です。
法務のナレッジ管理を導入する際の注意点・成功させるコツ
法務のナレッジ管理を導入しても、うまく機能しなかったり、現場の担当者が不便に感じたりなどの失敗は避けたいところです。法務のナレッジ管理で注意すべきポイントや、成功のために意識しておきたいコツを解説します。
現場・担当者の意見を取り入れる
ナレッジ管理の方法を決める際には、法務担当者や関連する事業部門の担当者の意見を参考にすることが大切です。
担当者の意見を参考にすることで、実際に現場で手を動かしている人にしか分からないようなニーズや、共有すべきナレッジについての情報を得られるでしょう。
ツールを導入する効果の予測や見通しを立てる上でも、現場・担当者の意見が重要です。ツール導入についてどう思うのか、整理の視点はどうあるべきかなど、詳しい意見を聞くようにしましょう。
セキュリティ面にも配慮する
ナレッジ管理では、情報漏えい対策などのセキュリティ面にも注意が必要です。
ナレッジ管理では契約書を共有することが重要ですが、契約書には重要な機密情報が含まれていることを忘れてはなりません。
例えば契約書の共有方法としてよく利用されるのは、クラウド上に契約書のデータを保存することです。クラウドでの共有はインターネットを経由するため、不正アクセスなどの問題が起きないよう、セキュリティ対策を十分に設定する必要があります。
アクセス権の設定や複製可否の設定など、セキュリティ上のルールを十分に規定し、それが遵守されるようにしなければなりません。
関連するデータを紐づけ・一元管理する
情報をバラバラに保存するのではなく、どのように紐づけ・一元管理するかは、ナレッジ管理における重要な課題です。
ナレッジの量が増えると、整理しにくくなって情報がバラバラに存在する状況になりがちです。そうならないよう契約ごとに関連する情報を紐づけして、できるだけ一元管理する必要があります。
契約書とそれに関連するチャット・メールのやり取り、その他の顧客情報などを別々に保管するのではなく、紐づけして一元管理できるようにしておきましょう。
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<この記事を書いた人>
Nobisiro編集部
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