予防法務とは？
予防法務とは、紛争の防止や、紛争が起こった場合のリスクヘッジのために、あらかじめ対処しておく業務です。
予防法務に含まれる業務の代表例として「契約書審査」が挙げられます。法令で定められた記載事項の漏れや不備がないか、トラブル発生時の対応方法が定められているかなどを審査する業務です。
具体的な業務内容の例について詳しくは、当ページの「予防法務の具体例・業務内容」をご参照ください。
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臨床法務との違い
臨床法務とは、トラブルが発生した際に対応する業務のことで、「紛争法務」とも呼ばれます。
予防法務と臨床法務の違いは、「トラブルが発生する前」に対応するか、「トラブルが発生してから」対応するかという点です。
トラブルが発生してからの法律相談や、トラブルが起こったときに適用される保険の手続き関連の事務などが具体例です。法務部員や外部弁護士が直接介入してトラブル解決にあたるなどの業務も含まれます。
戦略法務との違い
戦略法務とは、法律上の知見やノウハウによってビジネス上の利益を確保するなど、経営戦略としての法務のことをいいます。
予防法務・臨床法務は主にリスク管理・トラブル解決という「守り」の観点の法務です。これに対して戦略法務は、経営戦略のあらゆる観点をふまえた「攻め」の法務を指します。
事業の拡大や合理化のためには、多くの法的な問題・手続きが生じます。このような経営陣の「攻め」を実現するために、法的観点からサポートするのが戦略法務です。
典型的な例では、会社再編・買収などのM&A関連業務や、新規事業に関する法的な問題の分析、アドバイスを行うことなどが挙げられます。
戦略法務は社内の法務部員を中心に行う業務ですが、性質によっては外部の弁護士などの専門家に依頼して行うことがあります。
予防法務の重要性・メリット
予防法務を適切に行うことで、トラブルを効果的に予防できます。また、トラブルの発生の影響を最小限に抑えることが可能です。予防法務の重要性とメリットについて、さらに詳しく見ていきましょう。
トラブルの事前回避につながる
予防法務によって、トラブルや紛争の起こりにくい体制を構築できます。
例えば予防法務の業務の一つである「契約書審査」を実施することで、自社にとって不利な条項が含まれたまま契約書が締結されることを回避できます。
また「労務管理」のサポートも、トラブル回避につながる予防法務の業務の一つです。労働法に従って労務管理が適切に行われるよう、例えば残業の管理を適切に行うことによって、会社と社員のトラブルを未然に防ぐことができます。
トラブル発生時の影響を抑えられる
トラブルの発生前だけでなく、発生した後の影響を抑えるためにも予防法務は重要です。
例えば契約書審査の段階でトラブル発生時の対処法を漏れなく記載することによって、影響をあらかじめ予測することができます。
また「社内規程の作成・チェック」も、トラブルの影響を抑えることにつながる予防法務の業務の一つです。例えば社内規程にトラブル時の対応フローをあらかじめ記載しておくことで、早期解決がしやすい体制をつくれます。
コンプライアンス体制を強化できる
予防法務によってコンプライアンス体制の強化につながり、自社のビジネスを、法的にも社会的にも問題のない状態に維持できます。
コンプライアンス違反は、会社の評判に大きく影響します。つまり予防法務は、「企業同士」または「会社と社員」の間だけでなく、会社と「社会全体」との関係にも影響するということです。
例えば「下請法」に準拠した契約書を締結することは、下請法違反による社会的信用の低下を予防できます。また「個人情報保護法」に準拠した社内の個人情報取扱規則を制定し、遵守できるように研修や業務マニュアルを整備することも同様です。
さらに「特許権・意匠権などの取り扱い」も、コンプライアンス体制の強化につながる重要な業務です。
予防法務の具体例・業務内容
どんな業務が予防法務にあたり、また、どのように機能しているのか、もう少し具体的に見ていきましょう。
契約書の審査
予防法務の重要な業務の一つに「契約書審査」があります。契約書審査とは、締結前の契約書の内容を確認し、自社にとって不利な条文が含まれていないか、トラブル発生時の適用条文が十分かなどをチェックすることです。
不利な条文で契約を締結してしまっては、後から対処することが難しくなる場合があります。自社にとって不利な部分をゼロにすることは現実的ではない場合もありますが、契約締結前に契約書審査をして懸念点を洗い出しておけば、自社の不利益を減らすことができる可能性があります。
さらに、トラブル発生時の対処法を漏れなく記載できるよう契約書の内容を整備することも、契約書審査で行う重要な作業の一つです。契約内容の不履行が発生した場合について、契約を解除する手続きの定めや、損害賠償額の予定などの内容を盛り込んでおきます。
社内規程の作成・チェック
社内規程の作成も、予防法務の重要な業務の一つです。社内規程を定める際には、規程の内容そのものが法律に違反しないようにも注意する必要があります。社内規程を法的観点から十分にチェックすることも、重要な予防法務業務の一つといえるでしょう。
社内規程にはさまざまな種類がありますが、例えば以下の規程を作成することがあります。
- ソーシャルメディア利用規程
- ハラスメント防止規程
- 契約書管理規程
それぞれの規程の内容と、トラブル予防の効果は次の通りです。
ソーシャルメディア利用規程
従業員のSNS利用によるトラブルを防止するために重要な規程です。SNSで差別発言や誹謗中傷、社内外の機密情報や個人情報等の情報漏洩などを行わないよう、やってはいけないことを規程しておきます。
炎上が起きた場合の対処フローについても記載しておくことで、迅速なトラブル解決を促せます。
ハラスメント防止規程
ハラスメントとは何か、という定義から規定します。規程でハラスメントの定義を定めないと、社員は何がハラスメントかよく理解できていないこともあるためです。
何がハラスメントにあたり、何が禁止されるのか具体的に記載します。ハラスメントの発生による当事者間の紛争や、企業の社会的信用の低下を防ぐために重要な規程です。
契約書管理規程
契約書の作成方法や、整理・保管の方法などを定めます。契約内容に関する問い合わせやトラブル時に、契約書をすぐに参照できる状態で保管しておくために重要な規程です。
さらに、契約書の紛失に伴う情報漏洩など、契約書管理に関連する重大なトラブルを予防するためにも役立ちます。詳しくは以下のページもご参照ください。
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特許権・意匠権などの取り扱い
特許権、意匠権、商標権など、知的財産権についての取り扱いも、予防法務の業務に含まれます。
知的財産権は企業にとってビジネス上の重要な資産であり、大きな利益を生み出す源ともなり得る存在です。いつでも安心して事業活動に使えるようにするため、その権利を保護する必要があります。
また他者の知的財産権を尊重して、トラブルを予防することも重要です。第三者が保有する権利を使用するときは、使用許諾契約を必ず締結し、利用料を支払うことなどをルール化しておきます。
場合によっては「職務発明規程」をおいて社内の発明者の権利を保護したり、インセンティブを公正に付与したりなどの対応も必要です。
人事・労務管理のサポート
法令に沿った人事・労務管理ができるようサポートすることも予防法務の一つです。
例えば「有給の消化義務を守るにはどうすればよいか」など、人事・労務の担当者が最新の法令に沿った方法で業務を行えるようにします。また、法改正があれば、それに合わせるためのルール変更などのサポートも必要です。
法令に違反してしまうと、会社と従業員との間でトラブルが生じたり、会社の社会的信用が低下したりといった問題になりえます。
株主総会の準備
株主総会の準備・対策も予防法務の一部として重要な業務です。例えば次のような業務を行います。
- 法令に沿って開催するためのサポート
- 想定問答集の作成
- 議事録の作成、変更登記の実施
株主総会には常にいくつかのリスクが潜んでいます。例えば、法令に沿って正しく開催できなかったために生じる決議取消のリスクです。
場合によっては開催中に紛糾が起こり、議事進行が妨げられるようなリスクもあります。入念な準備のもとで「想定問答集」を作っておくなどの対策が大切です。
株主総会においては、会社側のゴールである決議や「議事録の作成」「登記」が無事に完了できるよう準備する必要もあります。
予防法務の効率化で重要なこと
社内で行う予防法務を効率化するためには、どのような対策をする必要があるのでしょうか。ここでは予防法務の中でも特に重要な「契約書審査」と「契約書管理」を効率化するコツを解説します。
契約書審査のフローを効率化する
予防法務の中でも重要な業務の一つである契約書審査を効率化するためには、その業務フローを整備することが大切です。
契約審査の業務フローに非効率な部分があると、必要な契約書審査を漏れなく行うことが困難になりがちです。契約書を効率的に審査するためには、ワークフローシステムや契約書審査を支援するシステムの導入が役立ちます。
契約書管理の体制を整備する
締結した契約書の管理体制を整えることも、予防法務の推進に役立ちます。
例えば契約書を検索しやすい状態で保管し、検索しやすくしておくことで、紛争の際に契約書をすぐに参照して対処しやすくなり、紛争の早期解決のための備えができます。
さらに「更新時期」を逃さないように管理することにより、更新対応の漏れなどのトラブルを予防することが可能です。
このように契約書の管理体制が整っていると、社内に存在する契約書の内容を把握しやすくなり、予防法務を実行しやすい体制をつくることができます。
契約書の管理方法については、以下のページもご参考にしてください。
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<この記事を書いた人>
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