Wordアドインを使い倒し、快適な契約書レビューを実現

サーバーワークス様の事業について教えてください。

Amazon.comの関連会社であるAmazon Web Servicesが提供しているクラウドコンピューティングサービス「AWS」に特化したインテグレーション事業とサービスの提供を行っているクラウドインテグレーターです。AWSの導入、移行支援、リセールサービス（「pieCe」）、運用代行サービス、AWS運用自動化サービス（「Cloud Automator」）をご提供しています。

法務部門はどういった体制でしょうか？

総務課内に法務担当者が2名おり、契約書は主に私が担当しております。月に50件以上の契約書を見ています。業務委託契約が主ですが、人事・派遣関係などの様々な契約書も担当しています。以前は取締役が（契約書を）直接見ており、オペレーションとして切り出すために2年ほど前に法務部門を立ち上げた、という流れです。

きっかけはエンジニアの提案。「SaaS好き」な企業文化。

LegalForceを導入されたきっかけは何でしょうか？

当社はクラウドが事業の柱であることもあり、SaaS（Software as a Service）の導入については積極的な企業文化が根付いています。（2018年）11月頃に、社員のエンジニアから「こんなサービスがあるらしいよ」とLegalForceに関する記事を共有してもらったのが直接のきっかけです。

法務担当者は2人いるものの、ちょうど契約書レビュー業務を1人に集約しようとしていたタイミングだったので、ツールで法務業務を効率化するというコンセプトはまさに当社の課題感に近く、利用を開始することになりました。

当時はLegalForceも「正式版」リリース前で、「ベータ版」からの利用開始でした。

差分比較機能の利用により、自社ひな形ベースの契約書のチェックは数秒で完了。

LegalForceをどのようにお使いになられていますか？

Wordのアドイン機能をメインで使っています。まず対象の契約書が「当社のひな形か」、「取引先のひな形か」を確認します。当社のひな形であれば、「差分比較」を使ってチェックし、本当に変更がなければそれで終わりにできます。実質数秒で確認が終了するイメージです。元ひな形の変更が多い場合は、追加で「条文検索」をかけて、レビューする場合もあります。このあたりは元ひな形からの変更分量や内容をもとに判断します。

「取引先のひな形」の場合はレビューをして、修正箇所をある程度特定できたところで当社のひな形やLegalForceライブラリと見比べながら、ひな形の文章に合わせて変えていきます。ライブラリについては、自社ひな形がない時に、信頼できるソースが一つあるということで安心感があります。

サーバーワークス社はBYODを実施しており、有泉さんの端末もMacBook。

Wordアドインで快適なレビュー体験。「まずはLegalForceに掛ける」を徹底。

LegalForceの気に入っている点は何でしょうか？

画面を切り替えるのがストレスなので、Word以外を開かずにレビューが完結できるのが非常に使い勝手が良いです。レビューで「解決」ボタンを押して潰していけるのも良いですね。検索機能も、自社のひな形だったらどう書くかを一々ファイルを開いて調べる手間が省けるので役に立っています。

あとは使い方ですが、レビューに関しては、とりあえず全部LegalForceに掛けてみる運用にしたことで、特に確認の時間が短縮でき、レビューの効率が上がったように思います。　更に、LegalForceの導入により、自己の目でもチェックしたあと、LegalForceによるダブルチェックが加わったことで、抜け漏れの防止にもつながると感じております。あとはUIが見やすいです。

特に差分比較機能は何が変わったのか一目瞭然で非常に助かっています。ただ、差分表示そのものは現状だとブラウザの別画面が開く形になるので、この結果も含めてWord上で見られるようになると嬉しいです。

SaaSだからこそだと思うのですが、常にアップデートを重ね機能が増えて良くなってきているので、今後もどんどん便利になって、法務の仕事がもっと効率よくなっていけばと思っています。

（取材日：2019年7月）※掲載内容は取材当時のものです。