契約書レビュー業務の品質向上を実感!大規模法務部におけるLegalForce活用法。

契約書レビュー業務の品質向上を実感!
大規模法務部におけるLegalForce活用法。

JXTGホールディングス株式会社 / JXTGエネルギー株式会社
法務部 法務1グループマネージャー 清水 義久 様
POINT
  • 10年間拡張を続けてきた法務部、さらなる人員増に限界を感じる
  • LegalForceの導入により、業務品質の改善と時間削減の効果を実感
  • 新人教育へのLegalForceの活用も今後検討

事業の多角化に伴い、法務部も10年で2倍の規模に

JXTGホールディングス様/JXTGエネルギー様の事業について教えてください。

JXTGエネルギーでは、石油製品の精製および販売を中心に、ガス、石炭、電気、水素など、幅広くエネルギー事業を展開しています。JXTGホールディングスでは、エネルギー事業、石油・天然ガス開発事業、金属事業を行う子会社およびグループ会社の経営管理や、これに付帯する業務を行っています。

JXTGホールディングス株式会社 / JXTGエネルギー株式会社 法務部 法務1 グループマネージャー 清水 義久 様

法務部はどういった体制でしょうか?

JXTGエネルギーとJXTGホールディングス全体の法務業務を担う法務部には、現在42名が在籍しています。このうち国内の契約審査を担うのは23名で、2名のマネージャーの下、2つのグループに分かれていますが、担当領域に垣根はなく、繁忙状況に応じて業務を分担しています。

かつては総務部内における法務グループとして存在し、部員数も現在の半分程度だった法務部。コンプライアンス・内部統制の強化への社会的な要請の高まりと、新規事業の積極的な開拓に伴い、業務領域を拡大してきた結果、この10年間で拡張を続けてきました。
たとえば、従来は法人向け事業(B2B)が中心だったところが、一般消費者向けの事業(B2C)が増え、新たな業法や法分野に対応する必要性が出てくるなど、業務の幅も年々広がっています。

人員増の限界に達し、リーガルテックの活用を模索

LegalForceを導入されたきっかけは何でしょうか?

事業側から法務部への契約審査依頼や法務相談の件数も増加の一途を辿っており、国内のみの概算でも年間1,600件に上ります。案件の増加に対応するために人員も増やしてきましたが、人員を増やすだけの対策に限界を感じていました。

そこで、リーガルテックによる業務効率化の活用可能性を模索していたところ、記事でLegalForceを見かけ、すぐさま問い合わせを行いました。同様の問題意識を社内の上層部も抱いていたことからすぐに導入が決まり、2018年12月からβ版での利用を開始しました。

LegalForce導入。契約書の抜け漏れのチェックに絶大な効果を実感

LegalForceをどのようにお使いになられていますか?

契約書審査は、担当者、係長、マネージャーの三段階のプロセスで行います。その三段階のいずれか、また、案件によって複数の段階でLegalForceによる契約書レビューを行っており、抜け漏れのチェックにおいて絶大な力を発揮していると感じています。

いくら経験を重ねても、人間ですので、その日の調子によっては抜け漏れがあることもありますが、LegalForceによるレビューを挟むことで、高いレベルで均質なチェックがかけられるようになり、業務品質が確実に上がっていることを実感しています。

LegalForceの操作に慣れるまでどのくらいかかったかをお聞きしたところ、「直感的にわかりやすいUIで苦労しなかった」とのこと

また、担当者段階の審査よりも、係長、マネージャー段階の審査での使い勝手がいいと感じています。
係長、マネージャーが確認する際に、LegalForceを使って、AIによる網羅的なレビュー結果と担当者の審査結果を突き合せています。それぞれの指摘項目をなぜ採用したのか、あるいはしなかったのか、といった観点から確認が可能です。このため、記憶を頼りに抜けている条項を思い出しながらの従来の確認方法より、はるかに楽になりました。さらに、LegalForceでは条文の修正例まで提案してくれるので、コピペで挿入して修正を加えるだけで済むため、時間削減にもなっています。

LegalForceの気に入っている点は何でしょうか?

契約書レビューの精度については、精度が上がってきていることを日々実感しており、大変信頼を置いています。機能更新の頻度も頻繁で、契約書ひな形も充実してきており、満足しています。

より多くの企業への導入が進めば法務業務の効率化は加速する

どのような企業にLegalForceをお勧めしたいですか?

会社規模の大小を問わず、全ての会社です。法務担当者の人数が少ない企業はもちろんですが、弊社のような大規模な法務部であっても、特に若手の法務部員が多い組織では効果が感じられると思います。

より多くの企業においてLegalForceが活用されていけば、効果的な使い方のノウハウを共有しあったり、必要な新機能をLegalForce社にフィードバックしたりすることで、法務業務の効率化はますます加速すると考えています。そのため、私たちと同様の悩みはもちろん、異なる悩みを抱えている法務部の皆さんにぜひ使っていただきたいです。

JXTGホールディングス株式会社 / JXTGエネルギー株式会社 法務部 法務1グループマネージャー 清水 義久 様

「しなくていい苦労もある」―新人教育でのLegalForceの活用可能性

LegalForceを今後どのように使っていきたいですか?

新人教育への活用を検討しています。弊社では、新入社員は入社してから4年間の内に営業部門、管理部門、需給部門の中から2部門をローテーションで回ります。そのため、教育にかける時間は限られていますが、法務業務は経験値がものを言うところも大きくあるため、「汗をかいて覚える」という従来型の鍛え方を貫いてきました。

ただ、LegalForceを導入して半年以上が過ぎたいま感じているのは、「しなくてもいい苦労もある」ということです。初めからツールに頼っては実力がつかないのではないかとの危惧から、今年入部した新人にはLegalForceのアカウントを渡していませんでしたが、新人がLegalForceを使えば、各段に効率的に契約書審査業務について学ぶことができるのではないか、また、先入観のない新人ならではの使い方や提案もあるのではないかと思います。これは労力をかけて育ってきた私自身としては、悩むところも多いのですが、次回配属されるメンバーには最初からLegalForceのアカウントを渡すことも考えています。

また、今後も契約書審査に限らず、リーガルテックによって効率化できる業務でのリーガルテックの活用を推進していくことで、より高度な判断が求められる業務において法務担当者が十分に力を発揮できる環境を整えていきたいです。

(取材日:2019年8月14日)

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導入企業様の声

  • 抜け漏れの不安が解消!LegalForce導入で法務業務に安心感。
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  • AIによる契約書の即時レビューと業務に即した機能群。弁護士が語るLegalForce独自の価値。
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  • Wordアドインは「毎日利用」。レビューの省力化と精度向上を両立。
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