LegalForceで定型契約書のレビュー時間を半減。「自社ひな形を使えない」商社法務の悩みを解決。

LegalForceで定型契約書のレビュー時間を半減。「自社ひな形を使えない」商社法務の悩みを解決。

サンワテクノス株式会社

POINT
  • 「自社契約書のひな形を使えない」悩みから、LegalForceの導入を決断
  • 「抜け漏れ」の指摘により、契約書のレビュー時間を半減
  • 限られた人的リソースで大量の依頼案件をこなさなくてはならない法務部門には特におすすめ

サンワテクノス様の事業について教えてください。

当社は産業用のエレクトロニクス、メカトロニクスに特化した専門商社です。電機部門(生産設備の自動化(ファクトリーオートメーション)関連)、電子部門(例:車載系、先進運転支援システム(ADAS)や自動販売機、アミューズメント機器関連)、機械部門(例: 産業用ロボット、医療、介護用ロボット、スマートフォン製造の工作機械、搬送装置)の3つの部門があります。大手メーカー(例: 電機、半導体、ガラス)がお客様です。特に電子部品は全体売上高の70%を占めます。

法務部門の体制について教えてください。

法務部門は現在4名(正社員)です。契約書は月に40件程度です。NDAと、継続的取引の取引基本契約書(物品売買、請負、準委任)の二つで大半を占めます。NDAは、特にお客様の仕様に合わせた特注品を作る場合に図面や仕様書を開示頂く際に締結依頼を受けることが多いです。最近はお客様でもコンプライアンスの強化に伴って、ちょっとした内容でも機密保持に関する書面を交わす必要があり、契約書の数はどんどん増えています。また、契約書の内容自体も20年前に比べると、契約条文数が増えてきています。

たとえば昭和の時代では15条程度で済んでいた取引基本契約書が、令和の時代では、モノによっては50条程度に達する契約書もでてきております。最近では、特に品質、保証、知財、環境、人権、腐敗防止、紛争鉱物、安全保障貿易等に関する条項は増えてきており、それによってレビューを行う担当者の負担も増えています。

「自社契約書のひな形を使えない」悩みから、LegalForceの導入を決断。

LegalForceを導入されたきっかけは何でしょうか?

法律とテクノロジーを組み合わせたリーガルテックの中でも、最先端技術であるAIを活用したシステムに興味をもっておりました。当社は商社という、取引先と取引先とのあいだに入るB to Bの業態のため、お客様から契約書が送られてくる場合が殆どです。この場合、法務の担当者は文面の内容の把握にかなりの時間を取られてしまうことになります。

しかし、本当は取引の背景に潜むリスク確認に注力したいし、もう一ランク上のアドバイスを現場の営業担当者にしたい。文面の内容の把握に時間をかけなくてすむようになるとよい、ということで導入を決めました。

LegalForceをどのようにお使いになられていますか?

お客様との取引においては、当社書式の契約書ひな形で話が進むことは少ないので、現場の営業担当者からお客様よりの契約書の確認依頼が来るたびにLegalForceに読み込ませて確認しています。特に使っているのは、取引基本契約書の「売主」側と、NDAの「受領者」側です。とはいえNDAは機密情報を相互に出し合うケースが多いので、最近「双方向開示」が出て助かっています。

「抜け漏れ」の指摘により、契約書のレビュー時間を半減。

LegalForceの気に入っている点は何でしょうか?

抜け漏れの指摘が助かります。たとえばNDAでは、従来1件当たり1時間程度かかっていたところがLegalForceで30分程度、したがって50%ほど削減できている感覚です。取引基本契約書も同じように半分くらい減らせたイメージです。月に30時間ほど削減できていると思います。

あとは契約書のひな形集(LegalForceライブラリ)が準備されていることも助かります。無茶振りで「こんな契約書ないか」と営業部門から依頼が来ると、昔は紙の文例集でのひな形しかなく、咄嗟に対応できなかったのですが、LegalForceで一通り入っていることで、いつも、何かしらの回答ができるという安心感があります。

最近は、LegalForceのアップデートの頻度が多くなり、機能が拡大していっています。紙やpdfでドラフトをいただくことも多いのですが、契約書レビューの結果がExcelでダウンロードできるため、Excelで編集することができ、お客様に修正申入れをする文書へ転記する際に、非常に役立っています。また、ファイル形式がWordの契約書なら、Wordのアドイン機能を使ってLegalForceのレビュー結果を直接契約書に反映させることもできます。

今後さらに改善してほしい点などございますか?

契約書レビュー後は法務担当者がお客様へ修正依頼をするための契約書修正案を文書にて作成します。その後、現場の営業担当者からお客様へ契約内容の修正について交渉を頂くことになりますが、交渉に利用できる文書がLegalForceで出力できると便利になると思います。なぜそういった修正を希望するのか、というお客様への説明まで表示されるようになると法務担当者としてはもっと助かりますね。

どんな人にLegalForceを薦めたいですか?

4-5名程度の、少人数で運営している法務部門にとっては役に立つツールになると思います。限られた人的リソースで大量の依頼案件をこなさなくてはならない法務部門には特におすすめできると思います。

(取材日:2019年 11月28日)

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