バックグラウンドが様々な法務メンバーの業務品質の差がLegalForceで解消

他部門からの異動者のハードルを下げられるのではないか

貴社の事業概要と法務の業務内容について教えてください。

齋藤様　当社では、主力事業である筆記具の開発・製造・販売の他に、グループ会社において筆記具の技術を応用したOEMでの化粧品等の製品開発・製造を行っています。我々法務室の役割は、そうした国内グループ会社を含む全体のリーガルマネジメントに寄与することです。


法務室のメンバーは、それぞれ、営業・広報・商品開発等、様々なバックグラウンドを有します。多方面から当社事業のことを熟知している人間が集まっていることは、当社法務室の特長であると言えます。

LegalForceを導入された目的は何でしょうか？

三菱鉛筆株式会社 法務室 室長 齋藤茂樹 様

齋藤様　契約書作成およびレビュー業務が増加の一途を辿る中、この3名に加えて数名という決して多くはない人数でこれらを担うにあたり、この状態をなんとか打破しなければという課題を常々感じていました。

また契約書業務は特徴的な部分も多く、他部門からやって来た人にとってハードルが高いものだと感じられがちですが、LegalForceを活用することで、そうしたハードルを下げられるのではという期待もありました。

寺杣様　例えば一般条項にしても、書き方を少し変えようと思うと存外に時間がかかります。私自身を含め3名のメンバーが子育て世代の女性であることもあり、重要性の低い作業にかける時間はできる限り削減したいと考えていました。

他のツールとの比較のなかで、導入の決め手となったのは何ですか？

三菱鉛筆株式会社 法務室 係長 寺杣 緑 様

寺杣様　導入を検討するにあたり、他社のツールも試用しましたが、LegalForceを導入した決め手は「自動レビュー」機能の指摘の網羅性が高いことと、使い勝手の良さでした。

一般的に契約書は、会社のビジネスに特化した部分と定型的な部分から成りますが、法務担当者として感じるのは「コアな部分に注力し、定型的な内容は極力効率化したい」ということです。LegalForceの自動レビューはそれを実現できる機能だと感じましたし、導入すれば、異なるバックグラウンドを持つメンバーであってもより近いレベルの成果物を出せるようになると考えました。

契約書業務にかかる時間が3分の1に

奥村様は今年4月に法務室へ異動されたばかりだそうですね。

三菱鉛筆株式会社 課長代理 奥村華奈子 様

奥村様　広報、商品開発、海外営業などの仕事に従事し、法務室が5部門目となります。それまでの業務上、契約書依頼をかけたこともあまりなく、異動が決まったときは「どうしたものか・・・」というのが正直な気持ちでした。現在の私の業務は、その半分以上を契約書の作成・レビューが占めますが、LegalForce導入以前はわからないことがあるたびに同僚に聞いてみたり、本で調べてみたり、悪戦苦闘していました。

奥村様がLegalForceをご活用される際の流れを簡単に教えてください。

奥村様　担当部門からレビュー依頼が来たら、まずは契約書を自分で読み、自分なりに契約書の問題点を洗い出します。その後LegalForceのレビューにかけ、不利な条文や欠落条項の指摘を確認します。LegalForceの指摘内容から契約書における論点や勘所を学びながら修正作業に取り組めるため、専門的と思われた業務のハードルがいっきに下がったと感じます。レビュー結果はExcelにダウンロードできるので、一覧形式で印刷して確認できる点も気に入っています。

三菱鉛筆株式会社 課長代理 奥村華奈子 様

導入前後でどのくらいの業務削減効果がありましたか。

奥村様　契約書のレビュー業務にかかる時間は、3分の1くらいになったと感じます。特に異動した当初は何を聞いたらよいのかもわからない状態でしたので、他部署へのヒアリングにもかなりの時間を割いていました。加えて言うならば、ヒアリング先である他部門の方の時間を使うことにもなりますから、全社的に見れば、もっと大きな時間削減効果を生んでいるかもしれません。

課題だった民法改正対応にもLegalForceを活用

その他、LegalForceで気に入っている点はありますか？

三菱鉛筆株式会社 法務室 係長 寺杣 緑 様

寺杣様　契約書をドラフトする際に、「LegalForceひな形」と「条文検索」が重宝しています。LegalForceがなければ過去に作成した契約書や本を見て探していたところ、キーワードを入力するだけでLegalForceが提供するひな形集や社内ライブラリから参考になる条文を探せるため、リサーチの工数が削減できます。

他には、民法改正に対応している点にも助けられています。改正法に基づいたレビューを行っていく必要があるものの、メンバーごとに知識の差がある中で、足並み揃えて対応することが課題でした。LegalForceで改正民法に基づいたレビューが可能になったことで、指摘のあったポイントをもとに話し合えるので、心強いです。

リーガルテックの活用で、よりビジネスに寄り添った法務へ

今後LegalForceを活用することで、法務のあり方をどのように変えていきたいですか？

齋藤様　契約書の利点とは、リスクを洗い出し、話し合える形にすることにあると考えています。契約書作成自体に過度な時間をかけることは、我々の意図するところではありません。誤解を恐れずに言えば「そんなことをしている暇があるのなら、社内をくまなく歩き回り、情報を拾ってきてほしい」というのが正直な気持ちです。とりわけ当社の場合は、冒頭申し上げた通り、ビジネスを知っているメンバーが揃っていますから、その強みを活かして書面になる前にリスクを摘み取ってもらいたいと考えています。

三菱鉛筆株式会社 法務室 室長 齋藤茂樹 様

齋藤様　リーガルテックの登場で、企業における法務の役割は今、見直される時期に来ていると感じます。資源・時間・お金を投入するわりにはどうも効率の悪く、ややもすれば“マニアックな世界”とも思われかねない法務の仕事。こうしたソリューションを導入することでその世界を変えていけるのではないでしょうか。リーガルテックはこれから市場が拡がっていくでしょうし、今この波に乗らなかったら、乗り遅れてしまう。そんな気持ちも、導入に踏み切った理由の一つです。なので当社と同様の課題感を持ちながら迷っている方がいれば、まずは導入してから、どのように法務の戦略に活かすかを考えるのも一つの手だと思います。

（取材日：2019年11月26日）※掲載内容は取材当時のものです。