抜け漏れの不安が解消 LegalForce導入で法務業務に安心感

事業への理解を重視。法務部員のバックグラウンドは様々。

バリュエンスホールディングス様の事業について教えてください。

小島様　ブランド品や骨董・美術品などの買取とオークションを柱として、モノの再流通「リユース」を促進する事業を行っています。その他、全国に65店舗(2019年8月末現在)を構えるブランド品の買取り店舗「なんぼや」や、実物資産の管理・運用をサポートするアプリ「miney」の運営なども行っています。

法務部はどういった体制でしょうか？

小島様　部長1名に部員が4名の計5名体制です。古物商に該当するため、警察への対応業務が発生し、法務部から2名が当たっています。このため契約書レビューを含む一般的な法務業務を担当するのは2名です。

契約書は一日3～4件の確認依頼があります。特にNDAが多く、7割程は相手方のひな型でレビューを行うことになります。

部員のバックグラウンドについては、私自身は20年近く法務のキャリアを歩んできましたが、法務業務には事業への理解が重要という考え方から、様々な経験を有するメンバーがいます。

島田様　私は法務部に異動して4年になりますが、それ以前はコンシェルジュ(鑑定士)としてブランド品の鑑定や商品管理を行っていました。商品に関連して発生しうるリスクやトラブルを実務的に理解していることは、契約書審査をはじめとする法務業務でも役立っています。

契約書レビュー業務の省力化を期待して導入。

LegalForceを導入されたきっかけは何でしょうか？

小島様　契約書審査以外の業務に軸足を置きたいと考えており、一瞬でリスクの洗い出しができる点を魅力に感じました。とはいえ、最初は半信半疑でしたが、定型的な契約書であってもレビュー業務を軽んじることはできないので、その部分において少しでも業務負荷を軽減できるのであればと思い、一度お話をお伺いすることにしました。

一般的な契約書のひな型に見えても、『とんでもない』条項が潜んでいることが稀にあります。たとえば過去には一般的なNDAだと思ってレビューをしていたら、『一定の期間を過ぎると自動的に課金される』という旨の条項が含まれていた事例がありました。
したがってレビューは非常に頭を使います。疲れているときなど、体調によっては10回同じ契約書を見返しても抜け漏れが分からないこともあります。こういう場合には一晩寝かせて翌日レビューすることもあります。

思わぬリスクが潜み、かつ集中を要する契約書のレビューをAIでどこまでできるのか。まずは検証してみよう、ということで試験的に導入してみることにしました。

LegalForceをどのようにお使いになられていますか？

小島様　契約書の確認依頼があった際は、まずはLegalForceにかけてレビュー結果を確認します。導入以前は、少しでも表現が変わるとレビュー結果が正しく出ないのではないかと懸念していましたが、期待していた以上の精度のレビュー結果が返ってくることがわかり、継続的に利用していくことを決めました。

島田様　相手方の契約書ひな形のレビューに限らず、自分で作成した契約書もLegalForceにかけています。自分で作成した契約書に対するLegalForceのレビュー結果から、日々業務に必要な知識を学ぶことができるので、学習ツールとしても活用の可能性を感じています。

レビュー時の抜け漏れの不安が解消。安心感に大きな価値。

LegalForceの気に入っている点は何でしょうか？

小島様　「先ほども申し上げた通り、レビューは非常に集中と時間を要する仕事で、心理的なストレスも大きいです。LegalForceを導入したことで、時間を削減できたことはもちろん、抜け漏れへの不安がなくなり、自身の業務に対する安心感を持てるようになったことが、大きな価値だと感じています。

また、LegalForceライブラリにある弁護士作成の契約書ひな形も、自分で契約書を一から作成する際の参考として便利で気に入っています。

使用している中で、あるといいなと思うのは、条ずれを手軽に修正できる機能や、英文契約書のレビュー機能です。継続的な機能拡張により、使える幅がますます広がっていくことに期待しています。

（取材日：2019年8月7日）※掲載内容は取材当時のものです。