作業環境を変えずに業務品質を向上 JTが語る「Wordアドイン」の価値

たばこ事業の法務チームにLegalForceを導入

貴社の事業概要と法務の業務内容について教えてください。

佐々木様　弊社では、主要事業であるたばこ事業に加え、医薬品事業、加工食品事業と、大きく分けて3つの事業を行っています。社内に法務機能を担う部署は2つあり、1つがコーポレート・医薬品・加工食品を担当し、もう一つが私たちの所属するたばこ事業本部事業企画室で、たばこ事業の法務業務を担当しています。

たばこ事業の法務は、何かと議論になりがちな商品である「たばこ」を取り扱う上で、責任あるビジネスを展開する企業として必要な法務業務の一切を担っています。チームはリーダー1名、スタッフ7名、商標の担当者2名から成ります。

日本たばこ産業株式会社 たばこ事業本部 事業企画室部長 佐々木 秀哉 様

契約書レビューツール導入は国内外で取り組み始めたばかり

LegalForceを導入されたきっかけは何でしょうか？

佐々木様　そもそも弊社では、デジタルソリューション導入により業務効率化を目指す取り組みが2015年頃から全社的にありました。法務でも、これまでに自動翻訳やクラウドワークフローなど、様々なツールを取り入れています。

契約書レビュー支援ツールは、法務業務効率化の次なる一手として検討していました。そんな折にウェブの記事でLegalForceを知り、2019年1月に当時β版だったLegalForceを導入しました。実は契約書レビュー支援ツールの導入は日本に限らず、JTインターナショナルにおいても取り組みが始まっており、グローバルに見ても期待が高まっている領域です。

「Wordアドイン」利用開始で加速したLegalForceの活用

LegalForceをどのようにお使いになられていますか？

佐々木様　日々法務に届く契約書レビューの依頼に対し、LegalForceを使いながらレビューにあたるのは、スタッフ7名全員です。
まだ導入して日が浅いこと、また、プロダクトが日々進化し続けていることもあり、現在はLegalForceの使い方について特にルールやフローは設けず、各人がそれぞれの効果的な使い方を模索しています。

日本たばこ産業株式会社 たばこ事業本部 事業企画室 課長代理 太田 皓士 様

太田様　私はLegalForceの条文検索機能で過去の条文を検索し、適宜利用しつつ修正作業をした後に、抜け漏れがないかのチェックのために自動レビューを最後にかけることが多いです。

LegalForceを導入する以前は、過去の条文を利用する際にファイルをいちいち開いていたのが、キーワードを入力するだけで求めていた過去の条文を直接参照できるようになったので、条文検索機能は特に重宝しています。また、Wordアドインがあることで、日常的につかっているWord上で一連の作業を行える点もとても便利だと感じています。

作業効率化という観点では、LegalForceの自動レビューによる細かい指摘を一つひとつ確認するにはある程度時間が必要なため、一概に作業時間が短縮したとは言えません。しかし、精度は確実に上がっていると感じています。

日本たばこ産業株式会社 たばこ事業本部 事業企画室 課長代理 杉本 建 様

杉本様　私の場合は、最初にLegalForceの自動レビューにかけて、出たアラート結果や修正条文案を参考に修正作業を行い、その後に再度自動レビューにかけています。

太田も便利だと言っているWordアドインについては、この機能がリリースされて以降LegalForceを積極的に使うようになったと言えるくらい、なくてはならない機能だと感じています。Wordアドインを入れておけばいつも使っているWordを開けば自動的にLegalForceが起動してくれるので、ちょっとした手間が省けて使いやすいです。

杉本様、太田様が共に「使いやすい」と評価するLegalForceの「Wordアドイン」。お使いのMicrosoft Wordから直接、自動レビュー、条文検索と、類似契約書レコメンド機能が利用できます。

どんな人にLegalForceを勧めたいですか？

杉本様　弊社のたばこ事業では業界の特殊性もあり、実は自社ひな形を用いた契約締結が多いです。その上でもLegalForceの利便性は強く感じていますが、相手方のひな形で契約書の締結を行う場面の多い業態の企業においては、自動レビューの価値はより大きく感じられると思います。

現場でのLegalForce活用も視野に

今後LegalForceを使ってさらにどのようなことを実現していきたいですか？

日本たばこ産業株式会社 たばこ事業本部 事業企画室部長 佐々木 秀哉 様

佐々木様　長期的な話にはなりますが、工場や支社などの現場での活用可能性を感じています。LegalForceによるレビュー結果を精査するにはある程度の経験や法律の知識が必要ですが、例えば現場で「自動レビュー」をかけてみて、わからなければ法務に問い合わせるといった使い方はできるかもしれません。
契約書レビューの品質を落とさない形で法務の業務を効率化しつつ、現場の決定スピードの向上につながるような活用法を引き続き検討していきたいです。

（取材日：2019年9月11日）※掲載内容は取材当時のものです。