月100件弱!MaaS等新規事業の加速で増大した契約書作成・審査業務をLegalForceで効率化。

月100件弱!MaaS等新規事業の加速で増大した契約書作成・審査業務をLegalForceで効率化。

小田急電鉄株式会社
総務部 法務・リスク担当 竹前 翔太様
総務部 法務・リスク担当 江川 明日可様
小田急電鉄株式会社
POINT
  • 月100件弱にも上る新規の契約相談に対応するために導入
  • 「条文マッチング」機能で、自社ひな形との照らし合わせが効率的に
  • 少人数の法務部や事業が多角化している企業におすすめ
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多角化した事業に対する多様な法務相談に対応

貴社の事業概要と法務の業務内容について教えて下さい。

小田急電鉄株式会社 総務部 法務・リスク担当 竹前翔太様

竹前様 当社は、お客さまの「かけがえのない時間」と「ゆたかなくらし」の実現を目指し、鉄道事業を中心とした運輸業に、不動産業・流通業など様々な事業を組み合わせて、沿線の利便性や暮らしやすさを高めるための、言うなれば総合サービス業を展開しています。

加えて、近年では沿線内に留まらず、沿線外の事業や、MaaS・プラットフォーム事業等新規ビジネスも積極的に手掛けています。

法務部の体制と業務内容について教えて下さい。

竹前様 当社では総務部の中の「法務・リスクチーム」が法務業務を担当しています。その中でも私と江川とマネージャーの3名が、契約審査、法務相談、訴訟対応等法務実務を担っています。

契約審査対応は、主に私と江川の2名で担当しています。

お二人はどういった経緯で法務になられたのでしょうか?

竹前様 入社年次、職種にも拠りますが、当社では新入社員の多くが、初期配属で駅業務・車掌業務等の現場業務を経験します。私も駅務・車掌業務を経た後に、2017年12月に法務に本配属されました。大学時代は商学部でもあり、配属時には法務に関する前提知識は一切なく、法務知識については先輩社員からのOJTや、外部研修などを活用しながら日々身につけています。

江川様 私も経歴は同じです。駅務と車掌業務を経た後、昨年12月に本配属として法務担当に着任しました。

月100件弱に上る契約書作成・審査業務を効率化するためにLegalForceを導入。

LegalForceを導入された理由や、導入以前の課題感についてお聞かせ下さい。

竹前様 年々、契約審査の業務量が増えていく一方で、事業のスピード感についていくため迅速な契約審査対応が求められていたことが一番の課題でした。新規事業・沿線外事業の推進に伴って契約相談や法務相談の数も増え、契約書の作成・審査の件数は、いまでは新規案件だけでも月に100件弱に上ります。その上、内容としても過去事例を参考に対応することが困難な新しい領域の案件が増えているものの、毎度、顧問弁護士にのみ頼ることは、時間的制約などから、なかなか困難だと感じていました。

その中で、なんとか効率化を図れないかと、他社から話を聞いたり新聞等で調べたりするうちにLegalForceを知り、当社の業務効率化に適したサービスだと感じたので、導入を決断しました。

修正前後にLegalForceで確認することでレビュー結果に安心感

実際にLegalForceを使うときの流れを簡単に教えて下さい。

小田急電鉄株式会社 総務部 法務・リスク担当 江川明日可様

江川様 他社ひな形の契約審査を行う場合に活用することが多いですが、私は、基本的に全て最初にLegalForceの自動レビューにかけ、契約書にリスク条項や抜け漏れがあると表示されるアラートや解説文を参考に修正作業を行います。修正の際は、条文検索機能を用いて、なるべく当社のひな形に寄せた契約書を作成するようにしています。

また、修正作業が終わったあとに、もう一度LegalForceの自動レビューにかけたり、差分比較機能を使って当社のひな形と照らし合わせた最終確認をしたりすることもあります。再度LegalForceのチェックにかけて過不足を確認することで、安心感をもって修正作業を終えることができています。

また、当社のひな形をベースにレビューを行う場合は、差分比較機能を使えば差異が色付けされて一目瞭然なのでさらに簡単にレビューすることができ、とても助かっています。

「自動レビュー」の指摘項目イメージ

竹前様はどのように使われていますか?

竹前様 私もLegalForceの自動レビューを利用していますが、特に新規案件など当社にはひな形がない契約審査を行う際に重宝しています。また、弁護士が作成した契約書ひな形を参照できるLegalForceひな形も、搭載されているひな形の数が非常に多いので参考にしています。

あとはやはり条文検索機能が便利ですね。「昔こういう言い回しがあったな」というものを、LegalForceライブラリにアップロードしてある過去の契約書データから簡単に調べられるので、リサーチ作業が大変効率化したと感じています。

「条文マッチング」で自社ひな形との照らし合わせを効率化

LegalForceで特に気に入っている機能があれば教えて下さい。

江川様 私は法務経験年数がまだ短いこともあり、自動レビューにかけた際にリスクの指摘と併せて表示される解説文に助けられています。当社でも特定の契約書のひな形において、解説書を整備していますが、解説書のない契約書では「なぜこの条文をいれなければいけないのか」、「この条文をいれなかった場合にどんなリスクが顕在化するのか」といった疑問点を、毎回本で調べたり、先輩に聞いたりする必要があり、時間がかかっていました。

しかし、LegalForceでは条項ごとの解説が一瞬で表示されるので、時間をかけずに疑問点を解消することができ、とても頼りになります。担当部署に回答する際にも、「なぜこの条文をいれたか」の理由をつけて返せるのも嬉しいですね。

竹前様 条文マッチング機能が気に入っています。似ている条項同士が横並びで確認できるので、ひな形との照らし合わせ作業が効率化します。また、LegalForceには新機能が次々実装されていきますし、機能についての要望をお伝えすると実際に開発計画に組み込んでいただけることもあり、今後ますます利便性の高いツールになりそうだと期待をしています。

「条文マッチング」では内容が対応する条文同士を並べ替えて比較が可能

少人数の法務部や、様々な契約種別を取り扱う法務部におすすめ

LegalForce導入の際に苦労した点はありますか?

江川様 過去1~2年分くらいの契約書データを全てLegalForceライブラリにアップロードしたのですが、アップロード作業を行う際に、バラバラだった過去の契約データ名を統一するのが大変でした。

ですが、過去の契約書データを投入したことで、段違いに使いやすくなりました。

今後どのようにLegalForceを活用していきたいですか?

竹前様 今は使い方が属人化してしまっているので、今後は法務チームとしての使い方を統一化させていきたいと思っています。「こういう案件は必ずLegalForceで一度確認する」といったマニュアルを作って、より効率的に使いたいですね。

LegalForceをどのような企業、法務部に勧めたいですか?

竹前様 契約書レビューを効率化するための機能が一通り揃っているのでどんな会社でも使えると思いますが、当社のように法務の人数がそこまで多くない会社や、事業が多角化し相談を受ける契約種別が多岐にわたるような会社では、より有効に活用できるのではないかと思います。

江川様 私たちのような法律を学んだ経験がない中で法務部門に着任した人や、少数精鋭で契約書審査業務を行っている企業の人たちには、是非おすすめしたいです。



(取材日:2020年10月14日)

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