新人教育にも活用して従来の業務時間を半分以下に!100円ショップ「ダイソー」のLegalForce活用事例

新人教育にも活用して従来の業務時間を半分以下に!100円ショップ「ダイソー」のLegalForce活用事例

株式会社大創産業
コンプライアンス部 法務課 課長 牛水志保 様
株式会社大創産業
POINT
  • 業務効率化と法務未経験者の教育のために導入
  • 契約書レビューにおける抜け漏れを防ぎながら作業時間も短縮
  • 法務の人数が少ない中小企業に特におすすめ

限られた人数で契約書業務と新人教育を行うために導入

貴社の事業概要について教えて下さい。

当社は100円ショップ「DAISO(ダイソー)」を運営しています。2020年2月時点で世界26の国・地域に5,741店舗(国内3,493店舗、海外2,248店舗)を展開しており、最近は300円ショップの新たなブランドとして「THREEPPY(スリーピー)」と「CouCou(クークー)」も運営しています。

法務部の体制と業務内容について教えてください。

株式会社大創産業 コンプライアンス部 法務課 課長 牛水志保様

当社の法務業務はコンプライアンス部が担当しています。コンプライアンス部は「コンプライアンス推進課」と「法務課」にわかれており、私は法務課に所属しています。業務内容としては、国内外の契約書のチェックやひな形・規定等の作成、新規事業に係る戦略的法務支援を行っています。

コンプライアンス部門は2018年にできたばかりで、2019年に私を含めた2名が配属されるまではほとんど1人で法務業務を行っていました。その後、2020年に新人1人が配属され、現在は総務部長兼任の部長のもと、4名のメンバーで業務を行っています。

LegalForceを導入された理由や、導入以前の課題感についてお聞かせください。

月80~100件にものぼる契約書の作成・審査依頼に少数のメンバーでいかに対応するかということと、法務経験のないメンバーへの教育が課題でした。
特に法務経験のないメンバーは、契約書の作成・審査を行うにしても、何から手をつければ良いのかがわからないという場面が多くあり、さらに条項の抜け漏れが発生することも頻繁に起こっていました。

新人に限らず、法務経験が20年ある私でも、自分ひとりで契約書の修正を行っていると「この条項を入れておけばよかった」と後悔することもあります。そうした人間の目では見落としがちな抜け漏れを、LegalForceを活用することで防げないかと考え、導入しました。

契約書業務だけでなく、法務全体の業務時間が半分に

LegalForce導入によって感じている効果を教えて下さい。

リスクの見落としを防ぎながらも契約書審査にかける時間がチーム全体として短縮されたことと、新人教育の効率化を実感しています。
今までは契約書を1件チェックするのに、2人がかりで1時間半〜2時間かけていましたが、LegalForce導入後は30分くらいになりました。

また、契約書を自動レビューにかけると解説が表示されるため、法務経験の浅いメンバーが「なぜそこを修正しなければならないのか」を学習しながらレビューを進めることができます。マネージャーの立場からしても、新人が担当した契約書を一からチェックして指導する手間が大幅に省け、より本質的な業務に力を入れられるようになりました。
レビュー時間だけでなく教育にかけていた時間もトータルで考えると、全体の業務時間が半分以下になったとも感じます。

PDF化した契約書の変更点も一瞬で洗い出し

実際にLegalForceを使うときの流れを簡単に教えてください。

新店のオープンや定期借家契約更新のときに発生する不動産関連の契約書レビューで使うことが一番多いです。一次チェックとして条項の抜け漏れチェックができる「自動レビュー」にかけ、その後二次チェックとして、契約書同士の突合ができる「条文マッチング」機能を使っています。

他にも、条文単位での検索ができる「条文検索」機能もよく使っています。当社は海外展開をしているので、海外の契約書作成・審査業務も発生します。LegalForceの条文検索機能は英文契約書にも対応しているので、日本語で検索して英語で修正文例が表示されるのが便利です。翻訳の手間も省けてとても助かっています。

LegalForceで特に気に入っている機能があれば教えて下さい。

「条文マッチング」機能ですね。特にPDF化された契約書をチェックするときにはとても便利です。PDFの場合、ひな形や過去の契約書との変更点を探すのに時間がかかってしまいがちですが、条文マッチングを使うとPDFとWordという異なるファイル形式でも簡単に変更点を知ることができます。

条文マッチング機能イメージ

PDFからの文字認識も非常に正確です。あまりにも正確なので、一度わざと読み取りにくそうな契約書を入れてみたのですが、それでも読み込みができて驚きました。

生産性の向上を目指す、すべての企業におすすめしたい

今後、LegalForceをどのように活用していきたいですか?

わかりやすい機能や解説が充実しているので、契約書レビューのスキルを会社全体に広めていきたいです。例えば、契約書がたびたび発生する部署の人が、法務へ審査依頼を出す前段階に自分でレビューを行うことができれば、結果的に会社組織全体の効率化につながります。その分、法務はより専門的な業務に専念できるようになるでしょう。将来的には会社全体でLegalForceを使いこなしたいと思っています。

LegalForceをどのような企業、法務部に勧めたいですか?

ほとんどの会社では、優秀な法務人材を確保するのに苦労していると思います。特に中小企業では法務部門すら置けず、契約書作成のたびに専門家の意見を仰ぎ、顧問料・相談料を支払わなくてはいけない、という話もよく耳にします。

しかし、LegalForceを活用することで、これらの問題はかなり解決されると感じています。その上、これまで捻出していた多大なコストと比べれば「定額かつ格安」です。生産性の向上に直ちにつながるので、ぜひ多くの企業に導入してほしいと思っています。

(取材日:2020年11月)

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