効率化で1件あたりのクオリティの追求が可能に－少人数法務でのLegalForce活用事例
株式会社セガトイズ
コーポレート本部 法務知財部 副部長 妹尾 良太様 コーポレート本部 法務知財部 主任 千葉 奈津子様
POINT
- 2名体制の法務部で、レビューに付随するあらゆる業務を効率化するために導入。
- 見落としがちな部分の可視化ができ、効率化だけでなくクオリティの向上も実感。
- 少人数法務のサポート役としての導入がおすすめ。
セガサミーグループの中で玩具事業を担う株式会社セガトイズ。玩具の企画から製造までを手がけるだけでなく、近年ではアプリ開発や配信サービスといった新規事業も拡大しています。事業の幅が広がる一方で、法務業務を担当するメンバーは2名と少数。ビジネスの成長とともに法務も成長すべくLegalForceを導入したという、株式会社セガトイズにおけるLegalForceの活用方法を聞きました。
2名体制の法務部で、契約書に割ける時間が足りないことに課題感。
法務部の体制と業務内容について教えてください。
妹尾様 当社の法務部では、契約書のレビューと作成を主に担当しながら、それに付随した法律相談、パッケージや広告などの表記や景表法のチェック、社内に向けたコンプライアンスの啓蒙活動などを行なっています。その中でも、契約書のレビューは2名で担当しており、千葉が主担当として一次チェックを行い、その後私が最終チェックを行なっています。
LegalForceを導入された理由や、導入以前の課題感についてお聞かせください。
妹尾様 契約書の作成・レビューを担当していますが、業務は1件としても付随するやりとりも含めるとその3倍ほどの業務量に感じています。
千葉様 案件が集中する時期もあり、2名という人数では1件あたりに割ける時間が少なくなってしまうことが課題でした。以前の契約書と最新の契約書を突き合わせる作業など、契約書レビューに付随する細々とした作業を効率化できればと思い、LegalForceの導入を決めました。
Microsoft Teamsとの連携も活用。社内でのメールのやり取りが不要に。
実際にLegalForceを使うときの流れを簡単に教えてください。
千葉様 契約書は全件をLegalForceにかけて、リスクを洗い出しています。全てアラート通りに修正するというよりは、抜け漏れのチェックという意味合いで使うことが多いです。私が一次チェックをしたものをLegalForceにアップロードした後、妹尾に二次チェックをしてもらい、修正内容などもLegalForceのコメント機能でやりとりしています。LegalForceのコメント機能はMicrosoft Teamsと連携しているので、コメントが付いたときにもすぐに確認できます。
以前はチェックした契約書をメールに添付し、返信を確認してまたデスクトップにダウンロードして…というステップを踏んでいたため、忙しい時はとりあえずデスクトップにファイルを置いてしまい、探しているデータが見つからないこともしばしばありました。LegalForceで管理を始めてからは、ローカルフォルダにデータを落とす手間がなくなったので非常に管理がしやすいです。
LegalForceで特に気に入っている機能があれば教えてください。
千葉様 「比較機能」が便利ですね。取引先によっては、修正履歴がない状態で契約書が送られて来ることもあるので、届いた契約書をアップロードし、前のバージョンと比較してチェックしています。
妹尾様 「条ずれチェッカー」を試して見たらとても便利でした。目視で確認しても見落としやすい部分なので、リスクがきちんと表面化されている実感があります。効率化はもちろんですが、おろそかになりがちなところに手が届くので、質の向上にもつながっています。
「条ずれチェッカー」イメージ
効率化によって、 “緻密さ”の追求に時間をかけられるように。
LegalForceを導入して感じている効果を教えてください。
妹尾様 単に効率化や業務時間の削減だけでなく、今まで管理しづらかった部分や見落としがちな部分をサポートしてくれる存在です。当然時間の短縮もできていますが、その分の工数を業務の“緻密さ”を増すために使えているので、法務としてのレビューの精度を上げることができています。
導入前に他社の導入事例を読んで、時間削減の期待をしていましたが、効率化だけにとどまらず、クオリティの追求ができているという満足感があります。
LegalForceをどのような企業、法務部に勧めたいですか？
千葉様 規模がさほど大きくない法務部の場合、手が回らない業務をサポートして助けてくれると思います。逆に規模が大きい法務部では、LegalForceの中に情報が集約されていくため、データベースとしてそれぞれが持っている知識を共有でき、人や案件によって精度に差がつくことなくチェックすることができるのではないでしょうか。
妹尾様 ひとことで法務部といっても、契約書だけでなく様々な業務の担当者がいると思います。契約書業務だけに人手を割くことができない会社の場合、LegalForceで契約書チェックの工数を削減することで、他の業務にも力をいれることができると感じています。
（取材日：2021年4月）※掲載内容は取材当時のものです。