作業時間が3分の1に 月100件超の契約書に3人で対応する法務での活用法

ウイングアーク1st株式会社は、企業の社内情報活用にまつわるあらゆるソリューションを提供しています。具体的には、帳票・文書管理ソリューションとして、企業の基幹業務に必須な請求書や納品書等の帳票類を設計・運用を行うソフトウェア及びサービスである「SVF」、電子データの保管や紙文書の電子化を行う「SPA」があり、データーエンパワーメントソリューションとして、企業が保有するデータを統合・分析・可視化し、業務の効率化や生産性の向上の実現を図るソフトウェア及びサービスである「Dr.Sum」「MotionBoard」があります。
2021年3月に上場を果たした東証一部上場企業ながら、法務部はベテラン3名から成る少数精鋭体制です。そんなウイングアーク1st株式会社の法務部におけるLegalForceの活用方法を聞きました。

月100件超の契約書に対応するためLegalForceを導入

法務部の体制や業務内容を教えてください。

管理本部　General Affairs & Legal統括部　法務部　部長　池田 知樹様

池田様　法務部の主な業務は、契約審査や、社内からの法務相談、コンプライアンス対応や社内セミナー、M&Aの対応などです。その中でも、契約審査業務が業務において占める割合が大きく、月に100件以上の契約書に対応しています。

LegalForceを導入された理由や、導入以前の課題感についてお聞かせください。

池田様　私自身は前職も含め法務としての経験は30年以上ありますし、他の2名も法務の担当経験が長く、経験豊かなメンバーが揃っています。しかし、それでも3名という人数で月に100件もの契約審査を行うのは大変です。そこで、品質の平準化と効率化を期待してLegalForceを導入することにしました。

AIでチェックすることで人間の目だけでチェックするよりも抜け漏れを防げる点と、AIによるレビューの重要度設定で社内方針を反映することができる点が、導入の決め手となりました。

三上様　契約書の修正を行う際に、過去の契約書や、法改正などの最新情報を調べることに時間がかかっていたこともあり、リサーチにかかる時間の短縮にも期待していました。

契約審査だけでなく、全体の業務時間が3分の1に

LegalForce導入によって感じている効果を教えてください。

管理本部　General Affairs & Legal統括部　法務部　三上 綾子様

三上様　あらゆる場面において業務時間が短縮されました。契約審査自体の効率化はもちろん、契約審査に付随するコミュニケーションや細かい作業における効率化も実感しています。

例えば、今までは相手方から契約書がPDFで送られてくると、わざわざWordで再送してもらうためのやりとりに手間がかかっていました。LegalForceはPDFの契約書も高い精度で読み取れるので、今まで些細なやりとりに費やしていた時間を他の業務に回すことができています。

弊社は少人数のチームで多くの業務をこなさなくてはならないので、効率化は非常に重要です。体感としては、全体の作業時間を3分の1ほどに削減できたと感じています。

条文検索で調べる時間を削減。英文契約書のひな形も活用

LegalForceで特に気に入っている機能があれば教えてください。

三上様　「条文検索機能」です。頭の中にある「こういった規定や表現があったな」という記憶を、キーワードを入力するだけでひな形や社内の過去事例から引き出せるので助かります。

池田様　私は「比較機能」を、お客様との契約書のやりとりの際に重宝しています。こちらから最終版として提出した契約書が先方から戻ってきた際、比較機能で変更の有無をすぐに確認できるところが便利です。

比較機能　イメージ

岩國様　「LegalForceひな形」の、特に英文のひな形を表現の参考にしています。まとまった条文が様々な立場で見られるひな形集は、なかなか他にはありません。保証や損害賠償など、主要なところを全文読んで、契約書に取り入れています。

管理本部　General Affairs & Legal統括部　法務部　副部長　岩國 尚彦様

さらに効率化するために、LegalForceの使い方で工夫していることがあれば教えください。

岩國様　「条文検索機能」を使って修正時に適した言い回しを探す際は、過去案件とLegalForceのひな形を併せて検索しています。検索対象にLegalForceひな形を加えることで、自社で過去に例がない契約類型に合った条文を探すことができ、一から考えるよりも、素早く検索できて修正に費やす時間が削減できるので助かります。

三上様　「コメント機能」の部分に、別途使用している業務プロセス管理システムの管理番号を記載することで、依頼内容を参照しやすくするなどの効率化も測っています。

今後どのようにLegalForceを活用していきたいですか？

池田様　オリジナル条文集を作成し、より自社の基準に即した契約審査を目指していきたいです。LegalForceを使うことでナレッジの共有にも役立っているので、今後もしメンバーが増えた場合にも対応できるよう、LegalForceにあらゆる情報を集めていきたいですね。

三上様　現在は3名のメンバーがそれぞれ自由にLegalForceを活用しています。今後メンバーが増える際には、使い方で迷うことがないよう、社内でのLegalForce使用ルールを統一していきたいです。

企業規模を問わず、あらゆる企業におすすめ

LegalForceをどのような企業、法務部に勧めたいですか？

池田様　LegalForceは、企業の規模感を問わず活用できると思います。
小さい会社では法務の人数が少ないことが多いので、LegalForceが相談役になってくれるのではないでしょうか。不安な部分はLegalForceと相談しながら契約審査を行うことができるので、少人数でもできる業務の幅が広がると思います。
また、大きい会社の場合はナレッジの共有に役立つと思います。人数が多いゆえに情報が散らばってしまうことがあると思いますが、LegalForceに契約に関する情報を蓄積することができるので、社内の情報集約に貢献してくれるのではないでしょうか。

岩国様　一番理想的なのは、部署の立ち上げ時からLegalForceを導入することです。本当に効率化を目指すのであれば、契約にまつわる情報をLegalForceで一元管理できるととても便利になると思います。

（取材日：2021年4月）※掲載内容は取材当時のものです。