「全員兼務」の法務チームでも知見共有とコミュニケーションをスムーズにするLegalForce活用法

歯科や耳鼻科の医院で使用する医療機器を中心とした製品の開発・製造を行なう株式会社モリタ製作所。近年ではソフトウェア開発や国内外での取引も行う上で、様々な契約書を取り扱っています。法務機能を担う「技術管理部」のメンバーは全員が法務と他業務を兼務。
業務効率化やノウハウの共有に課題を抱えていました。そんなモリタ製作所の技術管理部では、どのようにLegalForceを活用し、どんな効果を得られているのかお聞きしました。
（新型コロナウイルスに対する感染防止対策のため、マスクを着用してのインタビューとなりました。）

他業務と兼務しながら法務を担当

法務部の体制と業務内容について教えてください。

田畑様　弊社の中に「法務部」はなく、「技術管理部」が法務業務の一部、主に契約書レビューに関する部分を担当しています。法務専任ではなく、ここにいる3名がいずれも他の業務と兼任で行なっています。

西村様　技術管理部のメインの業務は医療機器を扱う上で必要な薬事申請や、特許の出願、調査などですが、業務の上で契約書を扱うことが多いため法務機能を担うようになりました。社内体制の変更もあり、現在では社内で作成されたすべての契約書を技術管理部がチェックしています。年間で40～50件の契約書を扱っていますが、業務範囲は多岐に渡っています。

株式会社モリタ製作所　技術管理部　部長　西村 巳貴則様

伊藤様　取り扱う契約書の約3割は秘密保持契約（NDA）に関するものですが、残りの7割は、共同研究や販売契約、環境関係から部品調達まで、幅広い分野に渡ってチェックしています。

知見の共有やレビュー機能による抜け漏れ防止が導入のきっかけに

LegalForceを導入された理由や、導入以前の課題感についてお聞かせください。

田畑様　導入にいたった理由は大きく二つあります。ひとつは必要な指導を受ける機会の確保が難しいということです。

私は転職で入社し今年で3年目なのですが、前職では法務とは関わりのない仕事をしていました。法学部出身ではあるものの、企業の契約書のことは何もわからないという状況からのスタート。先輩の伊藤さんから口頭で契約書の見方や必要な条項などの指導を受けていたのですが、お互い兼務なので忙しい時などは1対1で教えてもらう時間が作れない時もありました。
そのため、契約書に必要な条項の確認や過去の知識を共有できる工夫が必要だと考えていました。また、契約書の必要条項の抜け漏れを防げる点にも魅力を感じました。

株式会社モリタ製作所　技術管理部　薬事課　田畑 香織様

期待以上の幅広い機能と「ここに欲しい」が全部詰まったUI

実際にLegalForceを使ってみて、期待通りだった部分、もしくは物足りない部分はありましたか。

伊藤様・田畑様　期待以上でした。

田畑様　メインの「自動レビュー機能」はもちろんのこと、その周辺の様々な機能を業務に役立てています。
個人的には、特に「バージョン管理機能」を重宝しています。今までは、契約書のやりとりを重ねるごとにフォルダに契約書のファイルが増えて、どれが最新版かすぐにはわからないという状態になっていました。バージョン管理機能を使うと、LegalForceの中で契約書を時系列順に整頓して管理できるので、フォルダを整理する手間が減りました。

バージョン管理機能　イメージ

伊藤様　自動レビュー機能では、契約書をレビューする際に基準を示してくれるのがとてもありがたいです。導入前は各メンバーの感覚や記憶に頼らざるを得なかった部分もありましたが、LegalForceのレビュー結果を基準にした上で、案件特有の条件を考慮した修正を行うことで、誰がレビューを行っても常に一定の品質を担保することができるようになりました。

田畑様　また、UI（ユーザーインターフェース）が非常に使いやすいです。例えばバージョン管理機能では契約書を最新バージョンから順に時系列で並べてくれますが、便利な機能を感覚的に分かりやすいデザインで提供してくれているという印象があります。
「ここに欲しい」が全て詰まったUIで、カラーやフォントも見やすいよう気を遣っていただいているのがわかり、積極的に使いたくなるツールです。

伊藤様　LegalForceの使用頻度が低いメンバーでもすぐに扱うことができるので、「マニュアルがいらないデザインってこういうことか」と実感しました。

田畑様　また、ユーザー限定のセミナーにも積極的に参加しています、新たな使用方法を発見できるので非常に助かっています。

抜け漏れを防げる安心感とコミュニケーションの取りやすさで、時間だけでなくストレスも軽減

LegalForce導入によって感じている効果を教えてください。

田畑様　「コメント機能」で部内のメンバーにメンションが送れるので、LegalForce上で「二次レビューをよろしくお願いします」と一言コメントを書くだけで、やりとりが完結するようになりました。LegalForce導入前は、契約書のドラフトを共有フォルダに入れ、Wordで開いて文章を直して、保存して、メールで依頼文を書いて添付して送る…という手間を重ねていたので、社内でのコミュニケーションがぐっと楽になりました。

伊藤様　それに加えて、今まではメンバーからレビューの案をメールでもらう度に、上から下まで全て読んで確認する時間がかなりかかっていました。LegalForceのバージョン管理機能と「比較機能」を活用し、前のバージョンとの比較が容易にできるようになったので、その点でも大きな時間削減になったと感じています。

株式会社モリタ製作所　技術管理部　次長　伊藤 哲造様

田畑様　絶対に間違えられない契約書レビュー業務において、「抜け漏れがない」という安心感が与えてくれる価値もすごく大きいです。抜け漏れのチェックをある程度LegalForceに委ねられるからこそ、自信をもって作業にあたることができ、必然的に作業スピードも早くなったと思います。

伊藤様　今まではかなり気を張ってチェックしていたので、そのストレスが軽減され、案件特有の検討事項に集中できるようになりましたね。

規模にかかわらずすべての会社に紹介したいツール

今後、LegalForceをどのように活用していきたいですか？

田畑様　基本的な機能は今でも活用させてもらっているので、今後はもっと多くの契約書をアップロードして、「条文検索機能」で検索できる契約書の数を拡充していきたいです。LegalForceを使い続けるうちに、弊社オリジナルの条文集が出来上がっていくのではないかと考えています。

LegalForceをどのような企業、法務部に勧めたいですか？

伊藤様　率直に言うと、すべての会社ですね。従業員が500～1000人で法務の実務担当者が2人、という弊社の規模感で無理なく活用できているサービスなので、大きな規模の会社ではもっと使いこなせるでしょうし、小さな規模の会社でも効率化の恩恵にあずかれると思います。

田畑様　規模の大小にかかわらず、リーガルテックの導入を考えている会社があればおすすめしたいですし、日々の業務で使うことで自動的にLegalForceにどんどん知見が蓄積されるので、なるべく早く入れたほうが良いと思います。

今後、LegalForceに期待したいことがあれば教えて下さい。

田畑様　ひな形の追加や機能のアップデートなど、こちらが改善点を思いつく前にどんどん進化しているので、このままスピードを緩めず進化し続けてほしいです。これからも様々なアップデートのお知らせを受け取れることを楽しみにしています。

（取材日：2021年3月）※掲載内容は取材当時のものです。