お客様・取引先からの信頼を第一に、契約は公平かつwin-winでありたい。建設業界の法務でのLegalForce活用方法。

今年で80周年を迎える西武建設株式会社は、西武グループの中で建設事業セグメントを担い、グループ企業の建設工事のほか、公共工事からマンション、戸建ならびにリノベーション工事まで、幅広く土木・建築事業に携わっています。
契約書審査の平準化や時間短縮により、担当する法務・リスク管理業務を更に充実・発展させていきたい思いからLegalForceを導入したという、西武建設株式会社のLegalForce活用方法を聞きました。

契約書審査を標準化・迅速化させ、法務業務を更に充実・発展していきたい。

法務部門の組織体制や業務内容について教えてください。

西武建設株式会社　業務監理部　次長　横尾 威文様

横尾様　当社では、業務監理部のなかの法務・リスク管理担当が法務業務を担っています。業務内容としては、主に契約書や覚書のチェック、法的トラブル・訴訟の対応、与信管理など多岐に亘っています。社内には様々な業務を行う部署があり、各部署から相談があった際には個別に対応しています。

山崎様　現在は3名のメンバーで、年間約200件の契約書を担当しています。メンバーのバックグラウンドも様々で、全員が他の部署を経験しています。

LegalForceを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。

横尾様　LegalForceの導入により、リーガルチェックレベルの標準化や、時間短縮、こなせる件数の増加を実現したいと考えていました。また、LegalForce導入以前は、法務が忙しそうで各部署がなかなか相談しづらい雰囲気が出てしまっているという課題を感じていました。LegalForceで業務を効率化し余裕を持つことで、各部署にもっと気軽に相談してもらえるようになることにも期待していました。

立場別のひな形をバランスよく取り入れ、双方がWin-Winとなる修正を実現。

実際にLegalForceを使うときの流れを簡単に教えてください。

山崎様　LegalForceの「自動レビュー機能」をかけながら、同時並行で自分自身でもチェックを進め、指摘点を比較・確認するという使い方をしています。修正が必要なときには、「LegalForceひな形」も活用しています。

これまでは契約書審査をするときに何を基準とするべきか悩むときがありました。もちろん当社に有利な契約ができれば当社の利益にはなりますが、それだけの姿勢ではお客様・取引先の信用を失ってしまいます。双方がWin-Winとなる契約を考えるときに、LegalForceひな形には「委託者有利」、「受託者有利」、「中立」など、パターン別でひな形が用意されているため、それらをバランス良く取り入れながら原案とすることができ、非常に重宝しています。こうしたひな形が毎月20件以上のペースで増えているのもうれしい点です。

吉澤様　私は今年の4月に法務担当になったばかりです。それまでは営業の部署にいて工事契約や設計契約などといった契約書を扱うことはあったのですが、それ以外の契約書を取り扱う機会は多くはありませんでした。。LegalForceでは「社内ライブラリ機能」を使って過去の契約書を検索することができるので、ひな形や過去の案件と比較しながら業務に当たることができ、とても助かっています。

西武建設株式会社　業務監理部　吉澤 沙奈様

山崎様　吉澤にOJTを行う時には、「LegalForceのひな形を見ているだけでも勉強になる」と伝えました。ひな形の種類が豊富なので、自分がいま審査を行っている契約書との違いを確認しながら仕事を進めるだけで知識を増やすことができ、初心者のキャッチアップには最適だと思います。

PDFの読み取り精度の高さに驚き

LegalForceで特に気に入っている機能があれば教えてください。

山崎様　「比較機能」では、他社から提示された契約書と自社のひな形との差異が色別で表示されるので、直感的に違いがわかって便利です。一通り契約書をチェックした後に、不足する部分を補充することが簡単にできるようになりました。

比較機能イメージ

横尾様　比較結果はExcelで一覧表としてダウンロードできるので、LegalForceのユーザー以外にも共有することができます。2020年の民法改正の際には、契約や約款における変更点の一覧表をLegalForceの比較機能を使って作成して各部署へ共有しました。一覧表があることで顧客にもわかりやすい説明ができたということで、各部署からもとても感謝されました。

吉澤様　私は法務部門に配属されてからの日が浅く、まだまだ勉強中なので、LegalForceが開催しているユーザー限定のオンラインセミナーも活用していこうと考えています。

また、LegalForceを使って驚いたのが、PDFの読み取り精度の高さです。他のサービスではPDFからWordやExcelに変換する際に文字化けすることも多いのですが、LegalForceはかなり正確に読み取ってくれます。普段、各部署やお客様から紙で契約書を受け取ることも多く、それをスキャンしてPDF化して使っているのですごく助かっています。

横尾様　確かに、LegalForceのPDFの読み取り精度は他のサービスと比較しても一番良いと感じています。

法務部門メンバーがもう1人増えたような感覚

LegalForce導入によって感じている効果を教えてください。

西武建設株式会社　業務監理部　課長　山崎 智久様

山崎様　何と言っても、契約書チェックの見落としや抜け漏れの備えとなり、精度が向上しました。LegalForceの自動レビュー機能の指摘を1次チェックとして参照し、自分の目で見直してその指摘を取捨選択する。人の目とAIの目により、法務部門メンバーがもう1人増えたような感覚です。安心とスピードの両面においてサポートしてくれるので、心強く感じています。

横尾様　契約書に顧客から修正が入って戻ってきた際に、変更箇所を明記していないケースが稀にあります。その確認作業は単純作業そのものです。LegalForceの比較機能を使うことによって、時間の短縮だけでなく、単純作業に対するストレスも同時に減らすことができました。

「先生」の役割を果たしてくれるLegalForceを新人教育にも活用

LegalForceをどのような企業、法務部に勧めたいですか？

横尾様　法務部門の人数が少ない企業や経験が浅い担当者は、審査結果に見落としがないかとプレッシャーを感じている場合が多いと思います。そういった不安をLegalForceがカバーしてくれるので、人数が少ない法務部門や、メンバーに法的バックグラウンドがあまりない法務部門には特におすすめです。

山崎様　法務経験が浅い方にとって、LegalForceは先生のような役割を果たしてくれるので、新人の育成にも活用してほしいです。自動レビュー機能で指摘してくれる部分は契約書の大事なポイントであり、重要度も色別で表示されるので特に見落としてはいけない部分を確認しながら業務に当たることができます。

吉澤様　私は自分と同じような配属されたての人や、法務に初めて携わる人に勧めたいです。日々の業務を通し自身のチェックがまだまだ足りていないということにも気がつけるので、慣れない人にこそ使ってほしいサービスです。

（取材日：2021年4月）※掲載内容は取材当時のものです。