LegalForceは"もう1人の優秀な法務部員" 。導入前はAIの精度に半信半疑も効果を実感。

LegalForceは"もう1人の優秀な法務部員" 。導入前はAIの精度に半信半疑も効果を実感。

日本ペイントホールディングス株式会社
◆現地参加
法務部 萬代 啓介様 
法務部 弁護士 中西 祐人様
法務部 静谷 佳美様
◆Web参加
法務部 マネージャー 弁護士 安藤 勝利様
法務部 藤原 大輔様
日本ペイントホールディングス株式会社
POINT
  • 契約審査件数の増加への効率的対応、法務部員の教育効果を期待してLegalForceを導入。
  • 契約書の作成・審査の効率化を通じ、依頼者への対応に向けた時間を確保することができ、社内からの信頼度向上に貢献。
  • 機能が日々アップデートしているため、レビューの精度向上やひな形の充実等を実感。
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日本で初めて塗料を作り、いまではアジアナンバー1・世界第4位のグローバル企業として塗料・コーティング業界をリードする日本ペイントホールディングス株式会社。全世界で約3万4千人の従業員を抱え、建物や自動車、鉄道車両、工業製品等と幅広い用途の塗料の開発・製造・販売を行っています。近年は指名委員会等設置会社への移行を通じたガバナンス強化、大型M&Aによる海外事業の強化、東大との産学連携による共同研究、抗ウィルス機能を有する塗料の開発・販売等、ダイナミックな変化を伴いながら成長を加速させています。 これらを支援する法務部も多岐にわたる業務に対応する一方、定常業務である契約審査の件数増への対応のため、一層効率性を高める必要性を感じていました。

契約審査の効率化を期待してLegalForceを導入

法務部の組織体制や業務内容について教えてください。

日本ペイントホールディングス株式会社 法務部 藤原 大輔様

藤原様 法務部は現在8名で、うち3名が日本の法曹資格者、1名が海外の有資格者です。業務内容は契約審査やコンプライアンスに関する社内研修のほか、紛争の対応等多岐にわたっています。複雑な案件は複数名で対応することもありますが、日々のオペレーションで生じる契約審査は基本的に1名で担当しています。

萬代様 法務部のメンバーには長年経験を積み法曹資格を有している人がいる一方、他の部門から異動してきた人もいます。メンバーのバックグラウンドが様々なことも、当社の法務部の特徴・強みです。

LegalForceを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。

日本ペイントホールディングス株式会社 法務部 弁護士 中西 祐人様

中西様 契約審査業務の件数が増大するにあたって、昨年10月に総務部内の「法務グループ」が部に昇格し、「法務部」となりました。当時は現在の半分ほどの4名のメンバーで月に30~40件の契約審査に対応していましたが、現在は審査対象が拡大し、月100件程度の契約審査を行っています。

部員も2倍に増えましたが案件数はそれ以上に増えたので、人手不足の課題を抱えたままでした。そんな時に、「LegalForceは少人数の法務チームに力になるツール」だと紹介されていた記事を見かけ、興味を持ちました。

レビュー機能で抜け漏れチェック 英文の条文検索立場ごとのひな形で肌感覚を掴む

実際にLegalForceを使うときの流れを簡単に教えてください。

日本ペイントホールディングス株式会社 法務部 萬代 啓介様

萬代様 使い方は人それぞれです。

私は法務経験が20年以上になるのですが、まず自分で最初から最後まで目を通した後に、抜け漏れのチェックとしてLegalForceの「自動レビュー機能」を使用します。

LegalForceには「LegalForceひな形」や自社で使用した過去の契約書を登録する「社内ライブラリ機能」、これらを参照するための優れた「条文検索機能」があるので、レビューをかけた後に参考として使用しています。ゼロからドラフトするよりも前例を見ながら作業を行う方が負担は少ないので、日々の業務に役立っています。

また、LegalForceひな形は契約書だけでなく、「通知書」や「承諾書」等も豊富に掲載されています。簡単な内容でも一から作成していると意外と手間がかかるので、これからもっと活用していきたいです。

中西様 LegalForceひな形で英文の条文も検索できるのが便利です。LegalForceには有利不利など立場別のパターンでひな形が用意されているので、それらを比較することで肌感覚をつかむことができます。参考にできるベースの文章があるとないとでは作業の負担が全く違いますね。

条文検索機能(英文)イメージ

静谷様 私は法務に異動して2年足らずと経験が浅いので、慣れない契約類型を扱う案件では、まず初めにLegalForceで自動レビューをかけて、チェックするべきポイントを確認しています。

また、最近はLegalForceひな形もよく活用しています。弊社に契約書のひな形がない案件を担当する場合は、LegalForceひな形を探し、近しいひな形と当社の過去の事例とを突き合わせて参考にしています。

導入前はAIの精度に半信半疑ながらも効果を実感

LegalForce導入によって感じている効果を教えてください。

萬代様 正直、導入時はLegalForceの効果に半信半疑でした。我々がLegalForceを導入した頃は、レビュー機能の指摘が多すぎるという印象を持っていました。しかし、日々アップデートが行われており、数ヶ月使っていくうちにレビューの精度が上がっていきました。また、導入当時はLegalForceひな形も少なかったのですが、今では500種類を超えています。痒いところに手が届くような機能のアップデートにより使いやすくなることを実感しています。

時間短縮や効率化にも確実につながっていると感じます。効率化で得られた時間は、事業部門の話をしっかりと聞き、汲み取った情報を契約に反映させる時間として使っています。

中西様 特に定型的な契約のチェックにかかる時間が大幅に短縮したと思います。法務部への昇格によって担当する案件が増え、効率よく対応する必要がある状況で力強いサポートになっています。

「法務部が丁寧に」 効率化の結果、依頼者への対応に向けた時間の確保が可能に。

LegalForceで特に気に入っている機能があれば教えてください。

日本ペイントホールディングス株式会社 法務部 静谷 佳美様

静谷様 自動レビューを使用した時に、解説や修正文例の提案が出てくるところが気に入っています。私が法務に異動して1年ほどの時にLegalForceが導入されましたが、契約書の重要ポイントをLegalForceの解説や修正文例で確認、必要に応じて自分で書籍を確認するという流れで、とても効率よく業務に馴染むことができました。

中西様 私は条文検索機能がお気に入りです。ちょっとした文言の使い方も気軽に確認できるので、自分で契約書を一から作るときは非常に助かっています。

藤原様 静谷と同じく、自動レビュー機能の解説を活用しています。依頼を受けた事業部門に修正内容を説明する際、その解説を使って説明することによって満足度が大きく上がりました。
また、LegalForceを使うことで契約審査が効率化した結果、依頼者への対応に向けた時間を前よりも確保することができます。これにより「法務部が丁寧になった」との声を聞く機会が増えましたが、社内での信頼度が高まったのであればとても嬉しいですね。

LegalForceはもう1人の優秀な法務部員

今後どのようにLegalForceを活用していきたいですか?

萬代様 契約審査以外に、社内規程の整備にも活用できるのではないかと思います。LegalForceには、他社の例をサーチすることが難しい社内規程等のひな形も掲載されているので、内部統制の骨格になる社内規程の整備にも法務部として力を注いでゆきたいです。

日本ペイントホールディングス株式会社 法務部 マネージャー 弁護士 安藤 勝利様

安藤様 マネージャーとして法務部のメンバーから使い勝手を聞いており、今では「LegalForceはもう1人の優秀な法務部員」という印象を持っています。
我々法務部のメンバーもどんどんレベルアップするので、それに合わせてLegalForceもアップデートを続けて、より充実した機能が実装されることを期待しています。

レビューの精度向上やひな形の充実等を実感

LegalForceをどのような企業、法務部に勧めたいですか?

静谷様 私は新入社員や、別の部門から法務に新しく着任した方にとって有益だと思います。自分自身もそうでしたが、法的なバックグラウンドのない者が法務に携わることになった時、LegalForceがあることでより早いスピードで成長できると感じています。

萬代様 LegalForceはどんどん機能やコンテンツがアップデートされているので、レビューの精度向上やひな形の充実等を実感していますし、今後も期待したいですね。

(取材日:2021年4月)

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