1時間が10分に！LegalForceで効率化と正確性向上を両立

イオンディライト株式会社は「私たちは、お客さま、地域社会の『環境価値』を創造し続けます。」を経営理念に、イオングループをはじめとした施設の設備管理、清掃、警備、資材調達、自動販売機管理などのファシリティマネジメントサービスを提供しています。中国やASEANを含めた約30のグループ会社の法務を担当し、契約書件数は月500件ほどにものぼるというグループ法務部の古川様にLegalForceの活用方法をお聞きしました。

月500件程度の契約業務の効率化と、メンバーへの教育効果を期待しLegalForceを導入。

グループ法務部の組織体制や業務内容について教えてください。

グループ法務部は東京と大阪に2名ずつの4名体制で、海外の契約も含めて全ての契約業務を担っています。
普段は部署全体で月に500件ほどの契約書を扱っており、基本的に、新規の案件はすべてLegalForceを使って契約審査を行っています。

LegalForceを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。

事業の特性上、契約審査の件数が多いというのが一番の理由でした。昨今のDX化の流れで、今まで扱ったことのない契約類型の新規案件が増えてきていたということもあり、契約書業務の効率化およびリーガルチェックの正確性の向上という視点でLegalForceの導入を検討することにしました。

また、教育の面での効果も期待していました。様々なリーガルテックの情報収集をしましたが、LegalForceは契約審査の過程で実務者の思考プロセスが組み込まれていると感じています。契約類型を選択する際に、自社の立場を選ぶことができるので、多角的な知識をつけられ、法務部員としての成長につながるのではないかと考え、導入を決めました。

専門用語や特殊な条件も、条文検索機能で修正に活用。

実際にLegalForceを使うときの流れを簡単に教えてください。

事業部の担当者からリーガルチェックの依頼メールが来たら、まずLegalForceにアップロードしてレビューにかけます。その後サジェストされた修正内容を担当者がチェックし、抜け漏れを確認しながら修正作業をする、という流れで使用しています。

契約書のチェックをする際に、私は「条文検索機能」をよく利用しています。法務部に入りたての頃は先輩方がチェックした契約書を見て、「ここはこう直すといいのか」という気づきを全てノートに書き込んでいたのですが、そのやり方では内容を見返すときに時間がかかっていました。

LegalForceを導入してからは、過去案件をアップロードさえしておけば、修正したい条文に合わせた言い回しや、取引先によって変えるべき言い回しを、条文検索を使ってすぐに引用できるようになりました。逐一ノートを探したり先輩に聞いたりする手間がかからないので、時間短縮に役立っています。
当社の事業特性上、契約先の業務内容によっては専門的な用語を使う契約書や、業界特有の条件や例外事項が発生することも多いのですが、その際も過去案件の条文を検索して参考にしています。

比較機能で、30ページ以上の契約書の修正点もすぐに発見。

他にも気に入っている機能があれば教えてください。

「比較機能」をよく使用しています。当社の場合、長い契約書は30ページ以上にのぼることもあり、読むだけでもかなりの労力を要します。また、官公庁の案件の場合は契約書の自動更新があまりなく、まき直し、つまり都度新規で契約締結をするケースが多いのですが、その際にごく一部だけ内容が変わっていることもあります。
そういったケースで、人間の目だけでは変更点に気づけない可能性もあるので、比較機能で変更の有無がひと目でわかるのはありがたいです。

また、取り扱う契約書がPDF形式の場合も多いのですが、LegalForceにアップロードすると、OCR機能で文字がテキスト化されるので、文字をコピーできるようになるところが嬉しいです。事業部の担当者に修正内容を共有する際に、PDFの場合はメールに修正箇所を手打ちして伝えるしかなかったのですが、LegalForceからコピーして貼り付けした方が間違いなく修正内容を共有できるので、正確性の向上にも寄与してくれています。

レビュー時間が1時間から10分に！ペーパーレスで在宅勤務にも頼れるLegalForce。

LegalForce導入によって感じている効果を教えてください。

契約書をレビューする際は、まず全文を隅々まで読み込んでみないと修正の有無がわからなかったのですが、LegalForceはアップロードをすればすぐに修正が必要な箇所をアラートで教えてくれます。アラートがあれば必要以上に読み込む必要がなくなり、業務を効率化できていることを実感しています。前述した契約書のまき直しの案件では特にその傾向が顕著なので、いままでは1時間かかっていた業務を10分で終えられるようになったといえるほどの効果を感じています。

また、現在（※2021年4月）週に2〜3日在宅勤務をしていますが、契約書は機密書類のため印刷して持ち出すことはできません。文量が多い契約書をパソコンの画面上で読み込むのはなかなか骨が折れる業務なのですが、LegalForceを使えば紙がなくてもどこを修正すべきかが瞬時にわかります。場所を選ばずに使えるので、在宅ワークにも向いているのではないでしょうか。

法務のバランス感覚を身につけられる。LegalForceは新人教育にもおすすめ。

LegalForceをどのような企業、法務部に勧めたいですか？

法務の業務量が多く、契約審査にかける時間がなかなか取れない企業では、間違いなく業務の効率化と正確性の向上を実現できると思います。

また、新人教育に課題を感じている法務の方にもお勧めしたいです。
LegalForceで契約書のレビューをすると、修正内容について関連情報やその重要度が表示されるので、使っているだけでも勉強になると感じることが多くあります。自社のやり方を身につけるだけでなく、一人の「法務パーソン」として成長するために、法務としてのバランス感覚を養うことができるのではないでしょうか。

（取材日：2021年4月）※掲載内容は取材当時のものです。