4時間かかっていた再契約の審査が1時間に。LegalForceで残業時間の削減と新人教育の体系化を実現。

「真心と美意識をこめてお客様の明日を創り、生活文化のスタンダードを創造し続ける。」の経営理念のもと、国内外の最先端を行くデザイナーズブランドを取りそろえた「UNITED ARROWS」などの店舗を展開する株式会社ユナイテッドアローズ。企業法務の観点から同社の屋台骨を支えるのは、8名の法務チームのメンバーたち。法務チームの畑中様に、LegalForceの導入経緯や多店舗展開におけるLegalForce活用のポイントを聞きました。

繁忙期は月40件の契約審査を一人で担当。業務効率化による残業時間削減効果を期待してLegalForceを導入。

法務部門の組織体制や業務内容について教えてください。

株式会社ユナイテッドアローズ　管理本部　総務法務部　法務チーム　畑中 智仁様

当社では総務法務部の法務チームが、契約審査や日常の法務相談、契約書の管理など法務関係の業務を担当しています。現在は法務部内のDX推進にも力をいれており、LegalForce導入もその一環です。

法務チームは8名体制で、部長やチームリーダーは10年ほどの経験を持つベテランです。一方、新卒で法務チームに配属されたメンバーもいて、経験値には差があります。法務相談があった際に、誰でも一定レベルの対応ができるよう、メンバー間の知識レベルを平準化しつつ、各人が専門分野の知識を磨いています。

契約審査は主に2人で担当しています。会社全体では繁忙期ですと月60～70件ほどの審査を行っており、その繁忙期となる3月には1人で40件以上の契約審査を担当することもありました。

LegalForceを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。

第一に、他部署に比較して残業時間が多いことが課題でした。当社ではあらゆる契約類型を扱っていますが、その中でも店舗の賃貸借契約やその再契約を扱うことが多いです。当社のような多店舗展開の小売業に多い「定期建物賃貸借契約」は更新ができない契約形態のため、毎回「再契約」として貸主と契約を締結しなおす必要があります。

LegalForce導入前は、この再契約の審査に1件あたり4時間はかかっていました。日中はほかの業務も行わなければならないため、定時が過ぎてから審査業務に取りかかることも多く、契約審査のために遅い時間まで残業していました。

また、OJTがメインの新人教育にも課題を感じていました。OJTによる教育はもちろん勉強になりますが、習得できる内容が良くも悪くも案件次第になってしまいます。体系的に自身の習熟度合いの指標となる教育ツールがあれば良いなと感じていました。

LegalForceを使えば、業務効率化による残業時間の削減に加え、新人教育の体系化も実現できるのではないかと考え、導入を決意しました。

実際にLegalForceを使うときの流れを簡単に教えてください。

事業部から契約審査依頼が来たら、「自動レビュー機能」を使って契約審査を行っています。契約の内容や取引先によってLegalForceを使う流れは異なり、新規の取引先との契約など、ビジネス的に初めての取り組みやリスクが大きい契約の場合は先に自動レビューにかけ、審査のポイントを掴んでから全文をチェックしています。一方、定型的な内容の契約や、信頼関係が築けている取引先との契約の場合は、一通り内容をチェックしてから自動レビュー機能をダブルチェックとして活用しています。

自動レビュー機能イメージ

また、再契約の場合は「比較機能」を使って新旧の契約書を対応させ、差分をチェックするという流れで契約審査を行っています。

ひな形と解説記事を新人のトレーニングにも活用。

他にも気に入っている機能があれば教えてください。

「LegalForceひな形」は、新たな取組や初めて扱う契約類型の審査の参考によく利用しています。社内規程のひな形も充実しているので、最近ではテレワークが始まった際に「テレワーク勤務規程」のひな形を参考にしました。社会情勢に合わせて需要のあるひな形がアップデートされているので、いざというときに頼りにしています。

また、ひな形と一緒に掲載されている「解説記事」は読みやすく、新人教育に役立っています。具体的には、新人にまずひな形を読んでもらい、当社にとって有利か不利かを自分で判別した上で、解説記事で理解を深めてもらいます。こうしたLegalForceを活用したトレーニングにより、自分が入社したころと比べ、業務に必要な法務知識の習得は格段にスピードアップしたと感じています。

4時間かかっていた契約審査が1時間に。忙しくてもチェック漏れを防げる安心感も。

LegalForce導入によって感じている効果を教えてください。

契約審査にかかる時間が劇的に減りました。特に前述した「再契約」でそれを実感しています。
再契約の場合、締結済みの現行の契約書はスキャンされたPDF形式、再契約の契約書案はWord形式で受領することが多く、見比べるのが大変でした。50条におよぶ長い契約書もあり、審査が完了し依頼者にご案内するまで6時間近くかかることもありました。

LegalForce導入後は、「比較機能」を使えば瞬時に変更点が明示されるので、変更部分を中心に目を通せばよく、メリハリをつけた確認ができるようになりました。導入前の契約審査では、「すでに議論が済んでいるので本来はチェックしなくていい部分」を何度も読んでいたことで時間を要していたのだと痛感しています。
体感では、これまでの4分の1の時間で再契約の審査が終わるようになったと感じています。契約審査のための残業も減りましたし、定時後に審査を始めるとしても、1時間ほどで依頼者に審査結果をお伝えできると思うと気が楽になりました。

比較機能イメージ

また、LegalForceが契約審査の抜け漏れを防いでくれるのも心強いです。特に繁忙期には契約審査でヒューマンエラーが起こりがちでしたが、担当者の視点に加えて、LegalForceの視点でもチェックができるので安心感があります。テレワークでは人力でのダブルチェックがしづらい面もあるので、テレワークとの相性も良いと感じています。

LegalForceのあらゆる機能を使って、従来の店舗展開のほか多様なチャネルでの展開を支えていきたい。

今後どのようにLegalForceを活用していきたいですか？

従来の店舗展開のほかデジタル分野など多様なチャネルでの展開を支えるツールとして活用していきたいですね。
店舗ですと出退店に関する契約は内容が似ているものが多いので、新規出店時は「自動レビュー機能」を使って審査し、再契約時は比較機能を活用して新旧比較を行う。この2つの機能を使った審査プロセスを確立し、ミスなく迅速な審査を行いたいです。
デジタル分野ですと、コロナ禍も踏まえた店舗にとどまらない施策を行うため、今後様々な契約を締結することが考えられます。その際にも自動レビュー機能やLegalForceひな形を活用し、事業のスピード感に合わせた契約審査や契約書の作成を行いたいと思っています。

また、今後実装される「自社基準レビュー機能」にも期待しています。
特に出店時の契約には特殊な条項が多く含まれており、たとえばショッピングセンターなどの商業施設に出店する場合、運営者側との契約には賃料精算などに関する細かな特約が盛り込まれます。そういった当社ならではの特約条項の見落としを防ぐために、自社基準レビューも活用し、スピーディーな新規店舗出店に貢献したいです。
（※自社基準レビュー機能は2021年9月に実装済。）

LegalForceをどのような企業、法務部に勧めたいですか？

業務効率化を求めるすべての会社にお勧めしたいですね。会社の業種や規模に関わらず、契約審査業務が大幅に省力化されるのは間違いありません。新人教育のツールとしても有効です。
また、1人の社員が法務業務を担当しているような会社にもお勧めです。定型的な業務はLegalForceが行ってくれるので、空いた時間を各部門から受けた法律相談への対応など、付加価値が高い業務に回せるようになると感じています。

（取材日：2021年9月）※掲載内容は取材当時のものです。