LegalForceで「技術を守る」。品質の均一化と工数削減を両立するスタートアップ企業での活用方法。

スパイダープラス株式会社は、ICT事業とエンジニアリング事業を軸に、建設図面・現場管理アプリ「SPIDERPLUS」を通じ、アナログ業務が多く存在する建設業において、業務効率化や的確なソリューションを提供し「建設DX」を推進しています。
同社の総務部門に所属し、総務業務と並行して契約書業務にあたる黒田様、牛田様にどのようにLegalForceを活用しているかを聞きました。

LegalForceの導入は、デモを見て即決。

法務部門の組織体制や業務内容について教えてください。

黒田様　当社は法務部という部署はなく、管理本部総務部で法務業務を行っています。実際に法務業務にあたるのは私と牛田の2名で、牛田が法務担当として基本的な法務相談を担当し、複雑な案件や新規事業に関わるような契約の際は私と管理本部長で確認するという体制です。法務業務のうち契約関連の主な内容は、「SPIDERPLUS」を利用いただく顧客との契約や、プロダクト開発等の業務委託に関する契約審査・交渉支援となります。

牛田様　前職では社内規定や取締役会に携わる、いわゆる商事法務が多かったので、契約審査を中心とする法務業務は初めてでした。総務業務も担当しながら契約審査をしているため、依頼件数自体は多くないものの、他業務との兼ね合いでまとめて確認することもあります。

LegalForceを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。

スパイダープラス株式会社　管理本部　総務部　部長　黒田 直嗣様

黒田様　私が当社に入社した時は、まさに総務部が立ち上がったタイミングで、総務・法務・労務・情報システム機能だけでなく、さらにIPO業務の対応まで私一人で担当する必要がありました。サポートしてくれるメンバーはいましたが、契約審査は特に専門性と重要性が高く、すぐに任せられる業務ではありません。契約審査の重要性から、誰かに渡すことも、一人でこなすこともできない。専門性を担保しつつ、少数精鋭で業務を行うためには、ITを駆使して工数を削減することが必要不可欠だと感じ、リーガルテックの導入を検討しました。

LegalForceに決めた理由は、導入スピードが速く、簡単に始められたからです。メンバーが少なかったので、スムーズに使用開始できることも大切でした。他にも、「LegalForceひな形」の数の多さには、初めて見たときかなり驚きました。実際にデモを受けると、UIの高さ、特に見やすさや、「Wordアドイン機能」などが非常に魅力的で、一週間もたたないうちに導入を決めました。

契約審査は全件LegalForceとのダブルチェック。

実際にLegalForceを使うときの流れを簡単に教えてください。

牛田様　契約審査の依頼が来たら、まずは依頼者に契約が対象とする取引やその取引の目的をヒアリングします。そのうえで当社ひな形の場合、当社ひな形に必要事項を加筆し、また先方ひな形の場合は契約目的と照らし法的リスクがケアできているか、当社が不適切に不利な契約になっていないかをチェックします。

このチェックの際にLegalForceの「自動レビュー機能」も活用します。秘密保持等の重要な項目がきちんと押さえられているか、文言として不適切ではないかなど、まずは自社で重要視する項目を重点的に確認します。その上で自動レビューの他のアラートも全て目を通しています。修正が必要な場合も具体的な文例が表示されるので、それを参考にしてコメントを記載することが多いです。

また、「LegalForceひな形」もよく使っています。初めて扱う契約類型の内容を参考にするのはもちろんですが、ひな形には様々なパターンがあるので、契約内容の調整の際にも活用できます。例えばフリーランスの方と業務委託契約を結ぶ際に、ひな形を見ながらどの契約方法が最適かを調整することができ、とても役立っています。

品質の均一化と工数削減を両立。弁護士監修の信頼感も。

LegalForce導入によって感じている効果を教えてください。

牛田様　似たような契約書をレビューすると、ある程度決まったアラートが表示されるため、自分の中でも「ここは必ずチェックしなければいけないポイントだな」という指標になっています。その蓄積によって、法務に必要な知識やバランス感を養えているという感覚がありますね。アラートが表示されることできちんとチェックされているなという安心感があり、その分自分の業務負担は軽くなっています。顧問弁護士への相談内容も的確になってきており、より踏み込んだ顧問弁護士への相談ができるようになってきています。

また、必要な項目が完全に抜け落ちてしまっている場合にも指摘してくれるのがありがたいですね。内容の間違いや違和感は自分でも気づけるのですが、抜け落ちに気づくのは意外と難しいことなのだと実感しました。抜け落ちがあった際は、サンプル条文を活用して修正しています。

自動レビュー機能イメージ

黒田様　契約審査にかかる時間の削減がかなり大きいです。導入前に他社の導入事例を読んで期待していた部分でもありますが、想像以上に効率化できました。
また、LegalForce導入前はスタッフのコンディション次第で契約審査に温度差が出てしまう恐れがありました。LegalForceを使えば確認しなければならないポイントが明確になるので、契約審査品質の均一化にもつながっています。

ひな形に関しても、以前はネットで探した無料のテンプレートを使用することもありましたが、誰が作ったものなのか、いつまでの法改正に対応しているのかもわかりませんでした。LegalForceは弁護士事務所と提携していますし、ひな形も弁護士が作成しているので信頼できます。法律事務所が活用しているというのも安心できるポイントですね。

今後どのようにLegalForceを活用していきたいですか？

スパイダープラス株式会社　管理本部　総務部　エキスパート　牛田 昌宏様

牛田様　今後スパイダープラス社としての法務ポリシーを固めたいと考えているので、それをLegalForceにも反映させ、当社のポリシーに則っているかを確認していきたいです。「自社基準レビュー機能」がこれから実装されると聞いて、とても楽しみにしています。
※取材は2021年7月、自社基準レビュー機能は2021年9月に実装。

黒田様　LegalForceと合わせて、契約書管理システムのLegalForceキャビネも検討しています。電子締結サービスも利用しているので、契約業務をシームレスに行えるよう一本化していきたいですね。当社の製品は「働き方改革」を掲げているので、効率化のためのシステム導入は前向きに進めたいと思っています。我々がアナログだと示しがつきませんからね。

技術を守るためにも、スタートアップ企業に強くおすすめ。

LegalForceをどのような企業、法務部に勧めたいですか？

牛田様　私は当社に入社してからLegalForceを使い始めたのですが、前職の会社に是非導入してほしいと感じました。マンパワーに頼っていて、契約内容の細かい部分のチェックに属人性が介入するリスクもあったので、LegalForceの導入によってクオリティが均質化すると思います。

黒田様　特にスタートアップ企業は導入した方がいいと思います。スタートアップ企業では法務専門人材の確保が難しいため、LegalForceを活用して契約審査の品質と効率性を維持することはとても大きな価値となります。また、契約書を適切な内容で締結することで、スタートアップ企業の技術と権利を守れます。後で後悔しないためにきちんと投資すべきポイントではないでしょうか。

（取材日：2021年7月）※掲載内容は取材当時のものです。