「困ったときに助けてくれる」安心感。月200件超の契約審査にもLegalForceで効率的に対応。

2019年にアルプス電気株式会社とアルパイン株式会社が経営統合し生まれたアルプスアルパイン株式会社。カーナビやカーオーディオなど、世界シェアトップ製品を多数抱える車載製品事業を中心に、モバイル機器・家庭用品機器部品や、産業機器部品などの幅広い電子部品・情報機器を手がけています。
同社は世界26の国と地域に多数拠点を抱え、英語のほか現地言語の契約案件も多い中、経営統合により取り扱う契約類型も拡大したといいます。多岐に渡る数多くの契約書に対応するためにLegalForceをリリース直後から導入している、法務部の藤本様・渡辺様に活用法を聞きました。

法務部の組織体制や業務内容について教えてください。

アルプスアルパイン株式会社　法務部　法務1課　藤本 英理様

藤本様　日本国内の法務部は13名体制で、そのうち日本とアメリカの弁護士が1名ずつ所属しています。海外拠点はEUと中国、アメリカにも法務部署を設けています。
業務内容としては、契約審査はもちろん、M&Aや訴訟対応など法務に関するさまざまな業務を担当しています。最近ではリーガルテックの導入にも力を入れていて、その一環としてLegalForceも導入しました。

経営統合に伴う新規事業に注力するため、契約審査の時間短縮をねらいLegalForceを導入。

LegalForceを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。

渡辺様　当社では契約審査が業務の50％ほどを占めていて、審査件数は月200件を超えることも珍しくありません。2019年の経営統合に伴い新規のビジネスに力を入れはじめたということもあり、既存の契約や定型的な契約にかかる契約審査の時間を短縮し、新規の業務に注力したいと考え、LegalForceを導入しました。

立場を選べる「LegalForceひな形」で、修正検討がスムーズに。

実際にLegalForceを使うときの流れを簡単に教えてください。

渡辺様　私の場合は、まずは自分で契約書全体を確認し、その後ダブルチェックとして「自動レビュー機能」で論点の抜け漏れがないかを確認しています。
チームとしては、現在は部課長以下の10名でLegalForceを活用しています。経営統合の影響で扱う契約類型が増えたのですが、初めて扱う契約類型でも「LegalForceひな形」を参考にでき、とても助かりました。

藤本様　私にとっては「困ったときに助けてくれるツール」ですね。あまり自信がない契約書を自動レビュー機能で確認したり、LegalForceひな形と比較して修正したりしています。自社の過去案件も参照しますが、必ずしも自社に有利になっていない場合があります。LegalForceひな形では「自社有利」や「中立」など立場を選べるので、修正内容の検討に役立っています。

渡辺様　Word上で利用することも多いですね。ブラウザで使うときと変わらず、レビューに関する関連情報まで見ることができるので、依頼者へのコメントをつける際に活用しています。特に2020年の民法改正の際には、社内にどうやって民法改正を説明するか手探りでしたので、関連情報があるのはとてもありがたかったです。

Wordアドイン「自動レビュー機能」イメージ

書籍に頼っていた調べものもLegalForceで完結。

LegalForce導入によって感じている効果を教えてください。

アルプスアルパイン株式会社　法務部　法務2課　渡辺 寛菜様

渡辺様　自分が扱ったことのない契約類型での審査で特に効果を感じています。今までは会社にある書籍で調べながら対応していたのですが、現在はほぼテレワークでの業務なので物理的に難しい状況です。そういった時でも、LegalForceでは精度の高いひな形とその解説記事が参照できるので、とても助かりました。最近ですとテレワーク関連のひな形も収録されていて、社内規程をつくる際に重宝しました。

また、自動レビューを使う際には、自社のひな形に合わせてレビューの重要度設定を行っているので、審査の内容にムラが出ず平準化できています。LegalForceを使うことで時間短縮ができるのはもちろんですが、契約審査に対する安心感が生まれたことが大きいです。

部内では「条文検索機能」が評判。英文契約でも活用中。

LegalForceを部署全体で活用するために工夫していることはありますか？

藤本様　導入して約2年ですが、正直なところ、導入当初は使ってくれないメンバーもいました。そこで、さらに活用してもらうための施策として、毎月LegalForceのおすすめの機能を一つ取り上げて、意見や感想を部内で共有する勉強会を行っています。勉強会を通してまずは使ってみることで、使用のハードルが下がっていると実感しています。
LegalForceの機能は日々アップデートされているので、新機能の活用アイデアも共有しています。ちなみに、当社の部内で一番好評だったのは「条文検索機能」ですね。

渡辺様　これは、英文契約の割合が多いという当社の特徴によるものだと思います。英文契約の条文を修正する際に、一から文例の素案を作るのはかなり骨が折れる仕事です。契約書に入れたい条文があるけれど良い表現が思いつかないとき、条文検索機能で似たような表現を探して参考にできるので、英文契約における業務負担が減っていると感じています。

条文検索機能イメージ

今後どのようにLegalForceを活用していきたいですか？

藤本様　当社独自の条文集をつくって、参考にできる条文の内容を充実させたいです。例えば、仲裁におけるモデル条項の追加を検討しています。様々な国のモデル条項があるので、国ごとに条文が出るように設定できるとかなり便利になるだろうと期待しています。

あらゆる業界をカバー、どんな企業にもおすすめできる。

LegalForceをどのような企業、法務部に勧めたいですか？

藤本様　契約書業務がある企業であれば、どんな企業でもおすすめできます。自動レビューが対応している契約類型や、LegalForceひな形のバリエーションが多いので、あらゆる業界をカバーできるのではと思います。

渡辺様　特に事業の幅が広い企業では、効率化につながると思います。契約類型が多いほど調べることに時間を取られてしまうので、LegalForceを使うことで効率化を実感できるのではないでしょうか。

（取材日：2021年7月）※掲載内容は取材当時のものです。