座談会を開いて部内の活用を促進。総合商社法務部でのLegalForce活用法

双日株式会社は、自動車の卸売り・小売や航空産業、インフラから流通事業まで7つの営業本部を抱え幅広い商材を扱う総合商社です。一口に契約といっても、小規模な売買から投資契約まで、商品や言語を問わず取り扱っており、法務部員数は約70名に及びます。そんな双日株式会社法務部の鮫島様・入江様に、LegalForceの活用法をお聞きしました。

総勢約70名の法務部で、業務時間削減を期待し導入。

法務部の組織体制や業務内容について教えてください。

法務部　第二課　弁護士　鮫島 千尋様

鮫島様　当社の法務部は部員数が約70名で、6課に分かれています。契約審査業務を行っているのは主に1～3課で、担当する営業本部の契約審査や法務相談を行っています。
弁護士資格者は、日本の資格保持者が20名ほどとニューヨーク州などの資格保持者が10名ほど在籍しており、さらに各国の外国人弁護士も所属しています。金額規模が大きい案件や、見るべきポイントが多い複雑な案件では、外国人弁護士と一緒に案件を進めることもあります。

入江様　契約審査業務以外にも、M&Aやプロジェクト支援、紛争や仲裁の資料制作や交渉を行うこともありますので、業務のなかで契約審査が占める割合は半分程度です。扱う案件数は人それぞれですが、例えば私の場合はインフラ関連のプロジェクトに紐づいた契約を主に取り扱っています。

鮫島様　私が所属する課では、金額が小規模な定型的な契約書が多いので、一人で複数件を審査することが多いです。一方で、プロジェクト系の本部を担当する課であれば、案件数としては1件でも何百ページにも渡るような契約書を扱う、といったことも発生します。

LegalForceを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。

鮫島様　法務の業務や役割が大きくなっていく中で、効率化は大きな課題でした。じっくり時間をかけて人が判断すべき業務に集中するためには、定型的な契約審査を効率化し、少しでも業務時間を削減しなければ、という問題意識は常々ありましたね。

入江様　具体的には、NDA（秘密保持契約）や売買契約には1時間や2時間もかけていられない、できれば10〜20分で終わらせたいと考えていました。そんなときにLegalForceの存在を知り、効率化に繋がるのであればまずは使ってみようという思いで導入を決めました。

契約書はすべてLegalForceに。条文検索機能で過去案件を修正文例に活用。

実際にLegalForceを使うときの流れを簡単に教えてください。

鮫島様　私の場合は、業務委託契約やNDAの契約審査の依頼が入ったら、和文か英文かを問わずにまずはLegalForceにアップロードし、「自動レビュー機能」で確認しています。見るべきポイントを指摘してくれるので、「指摘を採用するかしないか」という視点でレビューを進め、最後に自分の目でチェックするという流れで、メリハリをつけて確認できています。

自動レビューに対応していない契約類型でも、「条文検索機能」を使って過去の契約書から類似の文言を検索でき、契約書を修正する際の参考になります。また、新たな案件が発生したときや、扱ったことがない契約類型を審査する際には、「LegalForceひな形」を参照しています。法令改正や最近の社会情勢を踏まえたひな形が収録されていて、とてもありがたいですね。

条文検索機能イメージ

入江様　私は英文の特殊な契約類型を扱うことが多く、条文検索機能で過去の契約書を検索することが多いです。当社では、「稟議を通過した一定金額規模以上の契約書はすべてLegalForceに登録する」というルールにしているので、たくさんのフォルダを見に行かなくてもLegalForceで簡単に検索ができています。また、LegalForceの条文検索機能は条文単位で内容を参照できるので、検索がさらに便利です。

また、「バージョン管理機能」もよく活用しています。一つの案件の中でも、時系列に沿ってバージョン違いの契約書を紐付けでき、さらに「修正版」や「締結版」などのステータスをつけて管理ができるのでとても便利ですね。自分がチェックしたタイミングや、外国人弁護士からコメントがあったタイミングなどで最新バージョンに更新するようにしています。

バージョン管理機能イメージ

契約審査にかかる時間が3分の1に。削減した時間で他の仕事に集中できる。

LegalForce導入によって感じている効果を教えてください。

鮫島様　私がよく扱っている定型的な契約は、金額がそれほど大きくないこともあり一人で審査を完結させることが多いです。大型案件のように、上司に相談したり外部の弁護士に依頼したりということがないため、LegalForceでダブルチェックができることはとても心強く感じています。そういった安心感に加え、導入当初の目的であった効率化も叶えられました。契約書の種類によっては契約審査にかける時間が3分の1になったと体感するものもあります。修正すべき内容に添った例文とその関連情報が瞬時に出てくるという部分が、効率化につながった大きなポイントだと感じています。

入江様　定型的な契約において、自動レビューを使った効率化は劇的です。非定型的な英文契約をよく扱う私の場合、バージョン管理機能や「比較機能」などの周辺機能を含め、「契約のプラットフォーム」として活用することで、効率化を実感しています。それにより他の重要な案件に集中できているので、導入当初のねらいを達成できているかと思います。

全員が活用できるよう、部内で積極的に情報共有。

LegalForceについて部内で工夫していることはありますか？

法務部　第三課　弁護士　入江 潤様

入江様　月に一度ほど、LegalForceの使い方について座談会を開催しています。座談会の中で、「新機能が出たから使ってみよう」といった提案や「最近こんな使い方をしています」という話をすることで、全員がLegalForceを活用できるよう、ナレッジシェアを積極的に行っています。

鮫島様　大所帯である分、メンバーの入れ替えもあるので、ユーザー向けのセミナーにはよく参加していますね。新しく入ったメンバーには毎月開催されている「LegalForce基礎講座」に参加してもらい、まずは基本的な使い方を学んでもらっています。
また、ヘルプページがユーザー目線でとてもわかりやすいと感じています。このヘルプページがあることで、初めて使う人にも勧めやすいですね。

今後、LegalForceに期待したいことがあれば教えてください。

鮫島様　やはり自動レビュー機能がとても便利だと感じていますので、対応類型がどんどん拡充していくことを期待しています。一方で、自動レビューに対応していない類型でも、条文検索機能など精度が高く便利に使える機能がたくさんあるので、LegalForceに部内の情報を集約し、ナレッジマネジメントとして活用していきたいです。

入江様　欲しい機能や類型などを細かくフィードバックしているのですが、それを回収するスピード感に驚いています。今後もさらなる進化を楽しみにしています。

法務部の人数に関わらず、まずは使ってみてほしい。

LegalForceをどのような企業、法務部に勧めたいですか？

入江様　まずは一人法務や少人数法務の会社におすすめしたいです。特に国内での業務委託やNDAといったスタンダードな類型が業務の多くを占めているような企業では、目に見えて業務が効率化するのではないでしょうか。LegalForceは信頼できる情報がまとまっているので、困った時に頼れるのが心強いと思います。

鮫島様　一方で、我々のような大所帯の法務部でも、契約審査業務において効率化すべき部分は必ずあります。定型的な契約審査から、まずは使ってみてほしいですね。

（取材日：2021年7月）※掲載内容は取材当時のものです。