一人で年間600件もの契約審査が可能に！「案件管理機能」で、“知識・ノウハウの資産化”も実現。

ＦＣＮＴ株式会社は、2016年に富士通株式会社のモバイルフォン事業を母体として創立した企業です。
「未だかつてない『つながり』を創造する」というミッションのもと、「arrows」シリーズなどのスマートフォンの開発や、日本最大級のシニア向けSNS「らくらくコミュニティ」といったサービスの提供など、様々な事業を展開しています。
今回は、同社の知財法務統括部に所属し、知財関係の渉外業務と並行して契約審査業務も担当されている山西様に、LegalForceを導入した理由・導入して感じた効果などを聞きました。

法務部の組織体制や業務内容について教えてください。

当社の知財法務統括部は、業務内容に応じて複数のグループに分かれています。具体的には、「知財紛争の渉外を担当するグループ」「契約審査・法律相談を担当するグループ」「特許や商標などの出願・管理を担当するグループ」「ライセンス料の管理を担当するグループ」「輸出管理を担当するグループ」などがあります。
私自身は、知財紛争の渉外および契約審査・法律相談を担当するグループに所属しています。契約審査・法律相談については、私が一人法務に近い形で担当しています。契約審査の件数は、一月あたり50件ほどです。

契約審査業務に関する「ノウハウの継承」に課題を感じ、LegalForceを導入。

LegalForceを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。

契約審査業務に関する「ノウハウの継承」に課題がありました。
これまで契約審査は自分ひとりで担当しており、業務が属人化している状態でした。「自分が担当できている分には問題ないのですが、自分がいなくなったとき同等のクオリティで契約審査ができるのか？」と、日ごろから不安を感じていました。
そのような中でLegalForceを導入したのは、ノウハウの継承をサポートするツールとして活用できると思ったからです。また、今後人が増えたときに新人教育のツールとしてもLegalForceを活用していきたいと思い、導入を決めました。

実際にLegalForceを使うときの流れを簡単に教えてください。

契約審査をする際に「自動レビュー機能」にかけて、「条項の抜け落ち」「内容の見落とし」がないかをチェックし、LegalForceが検知したリスクについて、反映すべきか否かを判断していくという流れで使っています。自分のレビューのサポート的な位置づけですね。

「案件管理機能」で、事業部からの案件受付を一元管理。　“知識・ノウハウの資産化”を手間なく実現。

特に気に入っている機能があれば教えてください。

最近リリースされた「案件管理機能」ですね（※2021年10月リリース）。当社では、契約審査完了までに事業部と複数回メールのやりとりをすることが多いのですが、これらの履歴は契約締結に至るまでの記録として残しておく必要があります。
案件管理機能が導入される前は、手作業でメールを個別に保存しており、手間がかかっていました。
しかし、案件管理機能を使うことで、自動で契約締結までのコミュニケーションの履歴を残せるようになったので、本当に待望していた機能でした。リリースされたばかりなので、今は一部の事業部とのやりとりで試験的に運用していますが、将来的には、会社全体で案件管理機能を使った運用をしていきたいですね。
契約審査に関連する業務では、案件受付や事業部とのコミュニケーションの履歴の保存など、「契約審査以外の業務にかかる工数・時間」も意外と多かったりするので、こうした業務を効率化できる機能があるというのは、ものすごくありがたいです。

また、「条文検索機能」も気に入っています。契約審査は、「契約書の問題点を発見する」→「条文を修正・変更する」というフローで進みますが、「条文を修正・変更する」という作業に一番時間がかかります。
LegalForce導入以前は、「こういう条項が足りないな」「こういう条項に修正したいな」と感じたら、毎回インターネットや書籍などで調べ、参考にできそうな条文を探していました。
しかし今は、条文検索機能のおかげで、参考にできる条文をすぐに発見できるようになったので、非常に楽になりました。

一人で年間600件もの契約審査を行えるように。

LegalForce導入によって感じている効果を教えてください。

契約審査や契約書作成のスピードが上がったと感じています。LegalForceには条文検索機能のほかにも、「LegalForceひな形」など多様な機能が用意されていて、契約審査を効率的に行うための土台が整備されています。
私が契約審査の担当になった2018年ごろは、年間200件くらいの契約審査を行っていましたが、2021年現在は600件ほどに増加しました。業務量は3倍にはなりましたが、それでも問題なく行えているので、業務効率はかなり上がったと感じています。

「契約審査の知識・ノウハウを資産化したい」と考えている企業は、ぜひ導入を――。

LegalForceをどのような企業、法務部にすすめたいですか？

「契約審査の知識・ノウハウを資産化したい」と考えている企業におすすめです。契約に関する一般的な知識については、書籍やwebサイトなどで学ぶことが可能です。しかし、自社でレビューしたい契約書そのものについて、個別具体的に踏み込んでリスクを検知し、ノウハウを残せるプラットフォームはありません。
この点LegalForceでは、契約審査に関係するコミュニケーションの履歴を残すことができ、「なぜそのように修正したのか？」といった思考過程を引き継ぐこともできます。契約審査の知識・ノウハウを資産化したい企業は導入しても後悔しないと思います。

（取材日：2021年10月）※掲載内容は取材当時のものです。