ホールディングス化で拡大した契約審査業務が半減 「専任者不在」法務部の成功例

ホールディングス化で拡大した契約審査業務が半減 「専任者不在」法務部の成功例
株式会社ソミックマネージメントホールディングス
株式会社ソミックマネージメントホールディングス
グローバル法務部 部長 安藤 武始様
グローバル法務部 グローバル法務室 室長 神谷 成寿様
グローバル法務部 グローバル法務室 法務G 主任 鈴木 大輔様
グローバル法務部 グローバル法務室 法務G 牧野 光希様
POINT
  • メンバーの多くは他業務と兼任。ホールディングス化による契約審査業務拡大で工数削減と品質向上が課題に。
  • チェック漏れの不安感を払拭。現場の実情に合わせた契約書を提案できるように。
  • 自社ひな形やコメントも追加した契約審査業務のデータベースとして活用したい。
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100年以上の歴史を持つ自動車部品製造・販売会社の株式会社ソミック石川を基盤とし、2018年に事業統括会社として誕生した株式会社ソミックマネージメントホールディングス。
国内外にグループ会社を抱え、世界トップレベルの技術を誇るボールジョイントなど自動車の足回り部品のほか、自動車事業の変革を見据えた新規事業も拡大させています。グローバル法務部の安藤様、神谷様、鈴木様、牧野様にLegalForceの活用法について伺いました。

他業務と兼任しながらも年間300件の契約書に対応

グローバル法務部の業務内容について教えてください。

安藤様
株式会社ソミックマネージメントホールディングス以前は、法務部という組織ではなく、知財の分野やリスク管理など、分野ごとに専門の部署がありました。
グループホールディングス化による事業再編に伴い、海外子会社も含めてグループ全体の法務業務を担っていこうというミッションのもと、2018年に「グローバル法務部」として立ち上がったばかりです。
現在は、契約書管理と法務業務を4名で担当しており、他に知財担当が2名います。

グローバル法務部 部長 安藤 武始様

神谷様
契約業務に関しては、契約審査だけを担当しているというメンバーはおらず、全員がなんらかの他業務と兼任しています。扱う契約書の件数は規模の大小含めて月30〜40程度、年間で約300件の契約書をチェックしています。

私はコンプライアンスリスク管理と知財管理の業務も担当していますし、牧野や鈴木は機密管理や全社のリスクマネジメント業務も担っています。

LegalForceを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。

神谷様
第一に、メンバーの法務経験が浅いという点がありました。

私はもともと知財管理の部署におり、NDAなど定型的な契約は扱うこともありましたが、契約審査についてはまだ経験を重ねている最中です。

他のメンバーもリスク管理の部署にいたり、今年新卒入社したばかりだったりと、元々法務が専門ではないメンバーが多いです。

そのため契約書1件あたりに、多くの工数をかけてしまうという課題がありました。

簡易的な契約であっても、過去の資料を参照しようとすると想定以上の時間がかかることも多くありました。また、専門性が高くなるほど、該当部署に確認する、弁護士や専門家に相談するなどの業務量も増えてきました。

グローバル法務部 グローバル法務室 室長 神谷 成寿様

第二に、グループホールディングス化による業務範囲の拡大があります。
グローバル法務部が発足するまでは製造分野に関する契約が主だったのですが、他の事業領域や子会社の契約書も審査する機会が増えました。

分野によって委託契約の形式も異なりますし、事業統括会社として結ぶ契約にはメンバーが今まで携わったことのない類型も多くあります。
そういった契約書においても、契約審査の品質を保つ必要があると感じていました。

そんな中、LegalForceはリーガルテックの合同セミナーで知りました。当部のニーズに一番あっているなと思い、工数削減と品質向上を期待して導入を決めました。

契約書チェックは数秒。得られた安心感。

実際にLegalForceを使うときの流れを簡単に教えてください。

鈴木様
基本的には契約書に一通り目を通した後、「自動レビュー機能」でチェックを行っています。AIが数秒でチェックすべき項目を洗い出し、不利な条文がひと目でわかるので、かなり時間短縮になっています。

グローバル法務部 グローバル法務室 法務G 主任 鈴木 大輔様

牧野様
私も鈴木と同様、まず自分で契約書をチェックしてから「自動レビュー機能」でさらに確認をしています。

入社したばかりの時は法務業務や契約審査の経験も知識もゼロの状態だったので、自分なりにチェックしても不安が残るし、そもそもどの部分から確認すべきかわからないといった心細さがありました。今では自身だけでのチェックではなく、LegalForceによるダブルチェックで確認ができ、安心して契約審査ができます。

グローバル法務部 グローバル法務室 法務G 牧野 光希様

また、従来は契約書同士を比較したい時に条文の並びが異なっていたり、言い回しに差異があったりと、照らし合わせるのに時間がかかっていました。

「比較機能」なら自動で条文同士を並べて比較できるようにしてくれるのでとても助かっています。

立場に合わせた「ひな形」で各現場の実情に対応

その他に気に入っている機能があれば教えてください。

鈴木様
「LegalForceひな形」をよく利用しています。

当社の業務は自動車部品メーカーという特性上、顧客や仕入れ先、共同開発メーカーや業務委託など、多種多様な業種の方々によって成立しています。

LegalForceひな形イメージ。様々な契約類型に対応したひな形を計600点以上掲載。
(※2022年2月時点)

LegalForceひな形は「中立」や「受託者有利」など、さまざまな立場が選べるので、各現場にふさわしい契約書の提案ができています。

神谷様
「自動レビュー機能」の指摘に重要度が設定されているところが気に入っています。
これは法務初心者の教育ツールとしても有用だと感じており、重要度がわかることで感覚的にリスクレベルが理解できます。さらに、指摘部分には解説文も表示されるので、自分の知識不足を補うことができ、学習にもつながっています。

自動レビュー機能イメージ。重要度を色別で表示する。

LegalForce導入によって感じている効果を教えてください。

鈴木様
これまで1時間かかっていた作業が30分になりました。

契約審査で必ず発生していた、書籍で調べたり、過去の契約と見比べたり、条文を以前どのように書いたかを思い出したり…といった時間が圧縮されました。

条文検索を使えば、過去に作成した条文の言い回しを参照できる。

神谷様
自動レビュー機能による抜け漏れの指摘があることで、契約審査の品質の向上につながっていると感じています。

これまでは契約書に書いてあることについてはしっかり検討できても、書いていないことは見落としやすい傾向がありました。
LegalForce導入後は、確認の際に抜け漏れの指摘をたどっていくことで、「契約書に記載されていなかった論点を検討したかどうか」が把握できるようになりました。

事業拡大を支える法務部になる

今後どのようにLegalForceを活用していきたいですか?

鈴木様
現在は各メンバーがそれぞれの使い方でLegalForceを活用している状況です。今後はLegalForceの活用法についてマニュアル作成を行い、契約審査業務の体系化を図りたいです。

また、当社で作成したひな形や弁護士からのコメントなどもLegalForceにまとめることで、契約審査業務のデータベースとしても活用できるようになるのではと期待しています。当社ならではの情報を集約することで、ビジネスに沿った契約審査を行い、事業拡大を支える部署になっていきたいです。

LegalForceをどのような企業、法務部に勧めたいですか?

神谷様
まずは当社のように、バックグラウンドが様々なメンバーが集まる少人数の部署で役に立つはずです。 LegalForceなら法務経験の浅さも十分にフォローしてくれます。
契約審査のあらゆる場面で活用できるので、法務部門のDXを推進する第一歩として、LegalForceの導入をおすすめします。

(取材日:2021年10月)

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