審査は最短30分 急成長ベンチャーを支えるスピード×正確性

株式会社オンリーストーリーは決裁者マッチング支援SaaS「ONLY STORY」を提供している、2014年設立のベンチャー企業です。経営層同士が直接つながれる機会を提供するという独自のビジネスモデルを構築し、急成長を続けています。
一方で、会社の成長とともに契約審査などの法務業務も急増。審査スピードに課題があったといいます。LegalForceでどのように解決したのか。法務と労務を兼任している管理部門の小澤様・澤田様にLegalForceの活用方法をお聞きしました。

事業の成長とともに契約件数も倍増。業務スピード改善のためLegalForceを導入

組織体制や、業務内容について教えてください

澤田様　当社には法務部がなく、管理部の中に法務担当者として私と小澤が在籍しています。私は労務と法務を兼任していますが、法務経験は一切ありません。担当する契約審査の数は、月50件程度ですね。最低でも1日1件は確認しているかと思います。
案件として多いのは人材に関わる契約や秘密保持契約です。何かサービスを導入する際の利用契約などを確認することも多いです。

小澤様　事業が成長していく中で、契約件数も倍増しているという肌感覚はありますね。

LegalForceを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。

澤田様　スピード感をもって、契約審査を行えないのが課題でした。我々だけでは判断できない案件については、外部の顧問弁護士に審査依頼をしていたのですが、やはり確認に1〜2日はかかってしまいます。そうなると、社内での業務進行が滞ってしまったり、相手方をお待たせしてしまったりすることになります。「スピードと正確性のバランスを重視する」という当社の社風があります。契約審査業務においても、スピード面をもっと改善できないかという課題を抱えていました。
そんなとき、社長からLegalForceを勧められ、導入の検討をはじめました。

「自動レビュー機能」の解説で、必要な法務知識を補いながらチェックができる

実際にLegalForceを使うときの流れを簡単に教えてください

澤田様　他社ひな形の契約書は、LegalForceの「自動レビュー機能」にかけて一次レビューを行います。Wordのアドイン機能を使用すれば、Wordでそのまま編集が可能なので、出てきたアラートについて修正の有無をコメントします。その後、小澤が二次チェックしたうえで、先方に送り返すという流れが多いです。
LegalForceのおかげで抜け漏れもないですし、アラートと併せて表示される関連情報も確認することで必要な法務知識を補えています。勉強しつつ契約審査を行えているなと感じています。

小澤様　私も使用方法は澤田と同様ですが、一次チェックで修正に関するコメントが入っていないときでも、LegalForceのアラートを確認することで、「本当に対応しなくても問題ないか」というダブルチェックの視点で審査を行えています。

ひな形制作からバージョン管理まで、契約に関する業務はLegalForceで完結

特に気に入っている機能があれば教えてください

澤田様　「バージョン管理機能」が気に入っています。 一般的に、契約書のやりとりが増えるとバージョン管理も大変になりますが、バージョン管理機能のおかげで、どこを修正したのかをすぐに遡って確認できるので、ありがたいです。とても便利なので、社内では、契約書のバージョン管理は基本的にLegalForce上で行うルールにしています。

「LegalForceひな形」も気に入っています。当社で作ったひな形もありますが、少し古いものもありますので、その際はLegalForceひな形を参考につくるケースも多いです。
当社では、ひな形の作成から契約審査、バージョン管理まで、契約に関する業務はほとんどLegalForceを活用している状態です。

数日かかっていた契約審査が、最短30分でできるように

LegalForce導入によって感じている効果を教えてください

澤田様　今まで私と小澤との確認のやりとりにかかっていた工数が大幅に簡略化されました。契約審査の内製化を進め、スピード感をもって対応していきたいという課題も解決できたので、その点でもLegalForce導入は必須だったと感じています。

小澤様　やはり、スピード感をもって契約審査を行えるようになったのが一番大きいですね。自分たちで対応できる範囲が広がり、契約審査が1時間以内で終わるようになったので、当初の課題を解決できたなと思っています。
もうひとつLegalForceを使ってみて感じたのは、我々が論点にしていなかった部分にもアラートが出ることです。思いがけない指摘が表示されることもあるので、抜け漏れを防ぐことはもちろんですが、追加すべき項目がわかるということもありがたい点ですね。

LegalForceで目指しているのは「契約書の本棚」。契約審査業務の内製化を進めたい企業こそ導入を

今後どのようにLegalForceを活用していきたいですか

澤田様　今後は、「契約書の本棚」のような使い方をしていきたいと思っています。
当社はスピードがとても速い会社なので、サービスのアップデートに伴い、契約書にあれを追加したい、これを追加したいというリクエストが頻繁にきます。わずか一文だけ変更した契約書を、全て書類（紙）で管理していくと非常に煩雑なので、すべてLegalForceで管理していけるように進めていきたいと思っています。
アップロードする契約書の母数が増えていくことで、「条文検索機能」も活用しやすくなることも期待しています。

LegalForceをどのような企業、法務部に勧めたいですか

澤田様　当社のように、管理部門の人間が法務を兼任している企業や、契約審査を内製化したいけれど法務に関する知識や人手が足りていないという企業に合ったサービスだと思います。契約審査業務において、「スピード」と「正確性」の両立を実現したいという企業にも導入してほしいですね。

小澤様　私も、小規模な企業に向いていると思います。新しく担当者を採用する場合と比較すると、LegalForceはコスト面でも気軽に導入できます。また少人数の法務担当者がいた場合でも、退職するリスクがあることを考えると、LegalForceを導入し、契約に関する業務が滞りなく進む体制を構築しておくといいのではないでしょうか。

（取材日：2021年7月）※掲載内容は取材当時のものです。