「最高の教科書」を手に新規ビジネス創造へ 効率化の先に目指すのは挑戦する法務

鉄鋼、鉄鋼原料、非鉄金属、機械・情報、溶材の5つの事業を展開している神鋼商事株式会社。
世界中の社会インフラを支える鉄鋼を中心とした「ものづくり」に携わる同社では、年々契約審査件数が増加しており、2020年には1,000件を超え、業務効率化が課題に。
契約審査業務を担う法務審査部の愛敬様、大垣様に、LegalForceの導入理由や活用方法を聞きました。

法務部門の組織体制や業務内容について教えてください

愛敬様　法務審査部は法務・与信管理・安全保障貿易管理の3部門に分かれており、法務部門は5名体制で、契約審査・コンプライアンス・営業からの法律相談対応などを行っています。

契約審査は4名で担当しており、1件ごとに主担当・副担当を決めて、月50〜60件ほど行っています。

当社の法務部門はさまざまなバックグラウンドをもったメンバーが多く在籍しているという点が特徴です。私は、全く別の業界から転職して、契約審査は当社に入社してから始めました。

大垣様　私は営業に配属されたあと経理を2年半経験し、最近法務に異動したばかりです。

2020年の契約審査件数は1,000件超え

LegalForceを導入された理由や導入以前の課題感について教えてください

愛敬様　事業拡大に伴い契約審査の件数が年々増加しており、2020年は1,000件以上にのぼりました。
異動してきたばかりのメンバーもいたため、本来であれば一つひとつ時間をかけて対応したかったのですが、そういうわけにもいかず目の前の仕事に追われる日々でした。
限られた人員・時間のなかでミスなく効率的に業務を行うにはリーガルテックの力が必要だと思い、導入を決めました。

実際にLegalForceを使うときの流れを簡単に教えてください

愛敬様　当社の契約書の約9割を占める、秘密保持契約書と取引基本契約書の審査にLegalForceを活用しています。1件につき主担当と副担当をつけ、2名体制でチェックしています。

営業から契約審査の依頼を受けたら、まず主担当がLegalForceに契約書をアップロードします。
その後、「自動レビュー機能」にかけ、表示されたアラートを上から順に一つずつ確認していき、最後に副担当がダブルチェックを行うという流れで運用しています。

自動レビュー機能イメージ。重要度に応じてアラートを色別で表示する

自社方針にあわせ審査基準をカスタマイズ

気に入っている機能があれば教えてください

愛敬様　やはり自動レビュー機能が気に入っています。レビューをすると、「サンプル条文」と一緒に「関連情報」も表示され、その解説が非常に丁寧でわかりやすいです。

「重要度設定」を使って、自動レビューのチェック基準を自社好みにカスタマイズできるのも魅力的ですね。
LegalForce導入後すぐにチームで打ち合わせを行い、重要度設定を確認して、チェック基準を統一しました。

そのおかげで、自社の方針に則した適切な契約審査が実現でき、審査のクオリティも非常に向上したと感じています。

大垣様　私は異動して間もないので、LegalForceが“教科書的な存在”になっています。自動レビューを使えば、どこをどのように修正すれば良いかが一目瞭然なので指針が立てやすく、いち早く契約審査に慣れることができました。

修正履歴を蓄積できる「バージョン管理機能」もよく利用しています。
バージョンごとの比較ができるので、先方から契約書の修正案が戻ってきた際、自分たちが修正要望を出したところ以外に変更されている部分がないかを確認するのに役立っています。
特に最終版の契約書は、「本当にこれで締結して問題ないか」「いつのまにか書き換えられている部分はないか」といった部分をより慎重に確認する必要があるため、この機能にとても助けられています。

バージョン管理機能イメージ。修正履歴を蓄積できる

愛敬様　PDFをWordに変換できる機能にも助けられています。
当社の場合、取引先から送られてくる契約書はPDF形式がほとんどで、Wordのように直接本文を修正できず、手間がかかっていました。

LegalForceを使えば、PDFをアップロードするとWordでダウンロードできるので、「作業的」な部分の効率化が実現できています。

契約審査にかかる時間を約30％削減！組織全体の生産性向上へ

LegalForce導入によって感じている効果を教えてください

愛敬様　契約審査における「作業的」な部分にかかる時間をなくすことができ、契約審査にかかる時間を約30%削減できました。その結果、別の業務に時間を割けるようになり、生産性も向上しています。

「チェックの抜け漏れがあるのではないか？」といった不安もなくなりました。
契約書を目視で確認していた頃は、抜け漏れが怖いので一度チェックした後に時間を置いて再確認する工程を設けていました。
しかし、LegalForceは「契約書に記載されている内容が問題ないか」のチェックだけでなく「そもそも必要な条項が抜け漏れていないか」もチェックしてくれます。

目視での再確認の時間を設ける必要がなくなり、とても助かっています。

契約審査の基礎を学べる「最高の教科書」

今後LegalForceをどのように活用していきたいですか

愛敬様　新しい社員の教育ツールとして活用していきたいです。

自動レビュー機能の関連情報を読めば、「どの条文をどのような観点でチェックしていけば良いか」がわかるので、LegalForceは「契約審査の基礎を学べる最高の教科書」だと思います。

また、「条文検索機能」や「LegalForceひな形」を活用することで、あまり扱わない類型の契約書にも積極的に挑戦し、新規ビジネスの創造にも寄与したいです。

LegalForceを使うことで日々発生している契約審査業務の効率化を進め、「商社としてできること」を法務の観点から幅広く提案したいと考えています。

LegalForceをどのような企業、法務部に勧めたいですか

愛敬様　法務人材の不足を感じている場合は、ぜひLegalForceを活用してみてはいかがでしょうか。事業規模が小さく、法務担当者がいない又は少ない企業が考えられますが、定型的な契約審査が多い企業にもおすすめしたいです。LegalForceには豊富なひな形が搭載されており、さまざまな類型の契約審査が可能なので、業務を効率化できると思います。

（取材日：2021年10月）※掲載内容は取材当時のものです。