「驚異的」レビュー時間67%減 幅広い契約類型のリスクヘッジを実現

「驚異的」レビュー時間67%減 幅広い契約類型のリスクヘッジを実現
株式会社フォーバル
株式会社フォーバル
管理本部 法務部 部長 寺島 裕之様
管理本部 法務部 リーダー 松田 圭太様
管理本部 法務部 リーダー 山本 貴司様
POINT
  • 働き方改革を念頭に業務の効率化を目指して導入
  • グループ企業がかかわる幅広い契約類型のリスクヘッジを実現
  • LegalForceは「リスク管理の道しるべ」
導入事例集ダウンロード

情報通信、海外、環境、人材・教育と、全国の中小企業に向けて幅広い分野でのコンサルティングを手掛ける株式会社フォーバル。法律の知識に明るい人材がそろった法務部がLegalForceを導入したきっかけは、コロナ禍以前から取り組む「働き方改革」でした。法務部の寺島様、松田様、山本様に導入経緯や効果を聞きました。

国内グループ20社の法務業務を一手に担う

法務部の組織体制や業務内容を教えてください

管理本部 法務部 部長 寺島 裕之様

寺島様
法務部は2015年に2名で発足し、現在6名が所属しています。4名が東京本社、2名が関西事務所と分かれており、法務経験者やロースクール出身者が多くいます。

主な業務はグループ20社の法務業務です。契約審査は月に200件弱で、建設業法や売買契約、賃貸借契約、めずらしいものだと酒税法がからむような案件もあります。完全リモートワークの現在は案件ごとに担当を割り振っています。

対面コミュニケーションができないなか、脱属人化へ

LegalForceを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください

管理本部 法務部 リーダー 松田 圭太様

松田様
さきほどご紹介したように、当社の法務部には法律に詳しいメンバーが多く所属しています。しかしそのことが案件の属人化を生み、進捗状況が分からなくなっていました。

さらに、当社ではコロナ禍以前から在宅勤務に取り組んでおり、対面コミュニケーションができないなか、各人の業務量を把握したうえで業務を効率化・平準化する必要がありました。

また、グループ会社が多いために多岐にわたる契約類型への対応のむずかしさも課題でした。

グループ会社は事業セグメントも各社で異なります。さっきはコンサル、次は建築…といったように幅広い契約類型への対応が必要で、レビューに時間がかかっていました。

寺島様
管理者の立場からは、労働環境を良くしたいという考え方も根底にありました。「ある人が休んだらその業務が回らなくなる」という状態を避けるということも、導入を決めた大きな動機の一つです。

レビューにかかる工数も、契約リスクも可視化

実際にLegalForceを使うときの流れを簡単に教えてください

松田様
導入にあたり、法務部の業務を4つに分類しました。
①契約書ひな形の作成・修正、②新たに作成する契約書、相手フォーマットの契約書への対応、③一般の法務相談、④訴訟・紛争対応です。
LegalForceが活躍するのは②のシーンが多いです。

管理本部 法務部 山本 貴司様
滋賀県の自宅からリモートで参加いただいた

山本様
まず松田が案件を各人に割り振ります。
私の担当になった案件で、LegalForceで対応できるものであれば「自動レビュー機能」でチェックしたうえで、エクセル形式でレビュー結果をダウンロード。指摘通りに修正するか、リスクを受容するかを判断し、契約書を修正して松田に二次レビューを依頼します。
現場の運用にかかわる箇所はコメントを残すようにしています。

レビュー機能イメージ。修正のアラートが出る

松田様
二次レビューでは、会社の方針と相違がないかなどをチェックします。その後、もう一度LegalForceの自動レビューにかけて、契約審査を完了させています。

LegalForce導入によって感じている効果を教えてください

松田様
事業部から受け取った案件の一次審査が終わるまでの時間を、従来から67%削減することができました。驚異的だと思っています。

これまで案件によっては、リスクが見つけやすいものとそうでないものがありました。LegalForceを使うことで一定のリスクヘッジができるようになり助かっています。

当社で導入しているタスク管理ツールと合わせて利用することで、契約審査業務の工数が把握できるようになったのも大きいです。これまでは「一人法務」がたくさんいるイメージでしたが、LegaFlorceを通してチーム全体で案件を管理して動けるようになりました。

寺島様
働き方が在宅勤務に移行する中で、いつでもどこでも同じ工数で働くことができるようになりました。SDGsに取り組む当社のペーパーレス化にも寄与しています。

LegalForceひな形は「契約書バイブル」

他にも気に入っている機能があれば教えて下さい

山本様
「LegalForceひな形」はグループ会社のひな形づくりにも役立っています。たとえばグループ会社から「業務委託契約書を作って」と言われても、会社によって商流が違うため、コミュニケーションコストがかなりかかっていました。

LegalForceにはさまざまなひな形が用意されているので、合いそうなものを土台に比較しながら「自社ひな形」を作っています。

LegalForceひな形イメージ。契約類型からひな形を探すことができる

松田様
これまでは書籍をたくさん買って勉強しないといけませんでしたが、本を読んでも「何を信じたらよいのやら」と迷うことが多くありました。LegalForceには立場ごとのひな形や解説記事も充実しているので、「契約書バイブル」だと思って利用しています。

「比較機能」にも助けられています。社内規定の変更作業で、新旧対照表を作る際の作業が楽になりました。

PDFファイルをOCR機能で文字認識して読み取ってくれるのもいいですね。
自社ひな形を登録したいというグループ会社のなかには、「契約書がデータで残っていない」というところもあります。
そんなときは、紙の契約書をPDF化してLegalForceに読み込ませて自社ひな形を作っています。一から手打ちで契約書をデータ化する必要がなくなり、作業が楽になりました。

ビジネスに直結する「契約リスク」を可視化したい会社におすすめ

LegalForceをどのような会社、法務部にすすめたいですか

山本様
「一人法務」が契約審査業務を担っている中小企業です。事業リスクも減らせるし、法務の負担も減らすことができるはずです。

松田様
リスク管理自体が可視化できていない会社にぜひすすめたいです。
当社のコンサルタントから、契約などのバックオフィス業務はビジネスに直結していると聞きました。ですので、契約のリスク管理は「ビジネス全体のリスク管理」だと考えています。 LegalForceはまさに「リスク管理の道しるべ」になるツールで、活用するべきだと思います。

(取材日:2021年11月)

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