「一人法務」がコンプライアンス強化×脱属人化×負担減を同時に実現

「一人法務」がコンプライアンス強化×脱属人化×負担減を同時に実現
TSP太陽株式会社
TSP太陽株式会社
総務部 総務課 課長 杉浦 裕之 様
POINT
  • 契約審査時間短縮のサポートを求め導入
  • 案件管理で「一人総務」の属人化を解消
  • 小規模・スタートアップ企業こそ早期に導入すべき
導入事例集ダウンロード

イベントのプロフェッショナル集団として、企画から会場の設計・施工、運営・分析までトータルサポートするTSP太陽株式会社。国内のみならず、国際的なスケールでのイベント開催も手掛ける同社・総務課の杉浦様に、LegalForceの導入経緯や活用のポイントを聞きました。

貴社の事業概要について教えてください。

当社はもともと、大阪でパビリオンやイベントの仮設テントをつくっている会社でした。そこからイベントに特化した会社として独立し、現在はイベントの企画や会場の施工をメインに事業を展開しています。

最近では、東京オリンピックの会場設営やPCR簡易検査ボックスの製造・販売、PCR検査会場の設営なども手がけました。

総務部 総務課 課長 杉浦 裕之 様

当社は「イベント=催事に限らず、人が集まる様々な場」ととらえており、私たちはその空間づくりや会場づくりを行っています。

総務と兼任の「一人法務」

法務部門の組織体制や業務内容について教えてください。

当社には法務の専門組織はありません。

総務部に所属する私と管理本部長の2名が法務業務も兼任し、契約審査やコンプライアンス施策の検討などを行っています。

契約審査は毎月20~30件あり、ほぼ私が担当しています。

官公庁や行政との契約が多く、取引先のひな形に準じることが多いのですが、自社の要望の追加や、契約が当社に不利な内容でないかの確認は入念に行っています。

契約審査時間短縮のサポートを求めLegalForceを導入

LegalForceを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。

当社は、官公庁や行政との取引が多かったこともあり、「契約審査を行うべきだ」という意識が社内にあまり浸透していませんでした。

それ以外の商取引でも「取引先が確認しているし、大丈夫だろう」との考え方が社内で一般的でした。

しかし、それでは企業として健全な取引環境ではないと考え、私が中途入社した約2年前から改善に取り組んでいます。

より細かい契約審査の実施や、法務体制の整備によるコンプライアンス強化、従来顧問弁護士にお願いしていたレビューの内製化を進めてきました。

しかし、私も法律の専門家ではないので、契約書の修正するべき箇所がすぐにはわかりません。

そのため月10件の審査だとしても、参考になる条文を探したり関連法律を調べたりするのに膨大な時間がかかり、その他の業務に取り組む時間がない状況でした。

そこで、契約書のポイントを見定めて契約審査をサポートしてくれるサービスを探し、最終的にたどりついたのがLegalForceでした。

「自動レビュー」で弁護士監修の解説を参照

実際にLegalForceを使うときの流れを簡単に教えてください。

取引先の契約書を扱うことが多いので、営業部門から契約書をデータで受領し、「自動レビュー」にかけます。
修正や抜け漏れのアラートを見ながら契約書の内容を修正し、修正した契約書をもう一度自動レビューにかけてダブルチェックをしています。

自動レビューイメージ。修正や抜け落ちのアラートがでる

最初から自動レビュー機能を使うのがポイントですね。

アラートには修正方針や解説が記載されています。弁護士が監修しているということで信頼がおけますし、これらを最初から参照することで、合理的に契約審査ができています

また、契約書を修正するときは、「比較」の機能で過去の契約書との比較もしています。

指摘事項に揺れがあると社内からの信頼が落ちるので、当社としての法務的なスタンスをマニュアルにまとめるとともに、過去の契約書との比較をすることで均質化を図っています。

「案件管理」で属人化を解消 安心して業務に取り組めるように

特に気に入っている機能があれば教えてください。

「案件管理」が気に入っています。

当社では法務業務をほぼ1人で担当しており、属人化している状態です。メンバーが増えたときや、万が一自分が業務を離れるときのために、契約に関するデータをまとめておきたいと考えていました。

これまで過去の契約の経緯を調べたいときは、社内の専用窓口にたまったメールを1通ずつ開封して確認する必要があり、その作業だけでも大変でした。

案件管理を使うと、事業部から指定のメールアドレスに契約審査依頼が送られるたびに、その情報がLegalForceの中に蓄積されていきます。
メールボックスを開かなくても、契約に関するやりとりがLegalForceの中で完結するので、必要な情報にアクセスしやすいです。担当者間の意見交換など、契約書完成までのプロセスを可視化できるようになりました。

案件管理イメージ。案件ごとに担当者が分かりステータス管理ができる

案件管理の直感的にわかりやすいUIが気に入っています。
「他人が担当した過去のデータを探す」というのは、非常にストレスのかかる作業だと思うので、引き継がれる側にとってわかりやすい手順書となってくれることを期待しています。
これから長く使っていくほどデータが蓄積されていくので、今は安心して業務に取り組むことができています。

契約審査の回答が3日から1日に 社内から依頼される「ひな形」もすぐに作れる

LegalForce導入によって感じている効果を教えてください。

契約審査の回答に要する工数が減りました。

これまでは取引先への回答に3日以上かかることもありましたが、LegalForce導入後は当日回答も可能になりました。LegalForceから提示されるアラートを指針に、重要箇所に注視して修正できるので、気持ちの面での負担も大きく減りましたね。

取引先とのキャッチボールも速くなりましたし、問い合わせを受けることも減りました。
調整中の契約書に当社から指摘する際には、LegalForceの指摘をもとに、指摘の根拠を記載するようにしています。取引先の担当者も確認がいくぶん楽になっていればうれしいですね。

また、契約書のひな形作りも楽になりました。

これまでは、社内からひな形の作成を依頼されるたびにインターネットや書籍で調べながら作っていたため、手間がかかっていました。

しかし、「LegalForceひな形」には600点以上のひな形が収録されているので、それをベースにあっという間にひな形が作れるようになりました。
最新の法改正に則っていますし、当社の事業と関わりの深いエンターテインメント関連のひな形(著作権や肖像権、知的財産権など)が充実している点もありがたいですね。

LegalForceを導入する前は、しっかり使いこなせるか不安な面もありましたが、今では早い段階で導入できてよかったと感じています。

今後どのようにLegalForceを活用していきたいですか。

LegalForceの機能を信頼しているので、さらに社内に浸透させていきたいですね。
法務の担当者だけでは当社事業に関連する法改正を網羅することは難しいので、今後もLegalForceには法改正へのスピーディーな対応に期待しています。

小規模・スタートアップ企業こそ早めに導入するべき

LegalForceをどのような企業、法務部に勧めたいですか。

企業の規模や業種にかかわらず、どのような会社にもおすすめしたいです。

その中でも、従業員が少ない企業やスタートアップ企業では、専属の法務担当者がいないケースもありますよね。

そのような企業がLegalForceを導入することで、会社が軌道に乗ったときの法的リスクも低減しますし、社内に法律家がいるような安心感を得られると思います。ぜひ早い段階で導入してほしいですね。

また大企業でも、法律家がつくったAIなので信頼して使ってほしいです。たとえ法律家がいる会社だとしても、医師と同じで法律家も専門分野が細かく分かれているので、LegalForceを活用できる場面は多いのではないでしょうか。

(取材日:2022年1月)

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