法務知識がなく「リスク判断に不安があった」 LegalForce導入で変わったこと
協栄電気株式会社
リスクマネジメント部 部長代行 兼 審査法務室 室長 山村 亮太 様 リスクマネジメント部 審査法務室 室長代行 森 晃治 様
POINT
- 法務経験が少なくリスクの判断が課題に
- 審査品質のばらつきが改善、リスク管理も強化された
- 専任部署がない企業や取引先との規模に差がある企業におすすめ
協栄電気株式会社は電子電気商材を扱う加工商社です。アジア圏を中心に複数の海外拠点をかまえ、日系企業のみならず現地海外企業との取引も行っています。
同社で契約審査および与信管理を担う山村様・森様にLegalForceの活用方法をお聞きしました。
法務部門の組織体制と主な業務内容について教えてください。
山村様 審査法務室が発足したのは2017年で、人員は現在3名です。業務内容としては、法務業務の他に与信管理も担っています。
契約審査の件数は年間60件ほど。商社なので類型は売買の取引基本契約書が多く、海外拠点もあるため英文や中文契約書も扱います。
発足当時は与信管理の構築・運用をメイン業務とした部署でしたが、契約リスクへの危機感を契機に親会社の指導・協力を仰ぎながら管理体制を見直し、契約審査等の法務業務も担うようになりました。
リスクマネジメント部 部長代行 兼 審査法務室 室長 山村 亮太 様
リスクの見落としや判断の難しさが課題に
LegalForceを導入した理由や、導入前の課題感についてお聞かせください。
山村様 契約審査では法律背景を把握した上でリスクを判断していかなければなりませんが、法務経験があるメンバーがおらず、その判断自体が難しいことが課題でした。
特に取引先の書式で契約審査をする際には、より注意深く確認する必要があります。もしも不利な条件があった場合は修正案を用意する必要がありますが、法律知識がないと根拠をもって提案できません。
以前は親会社の審査法務部の指導を仰いでいましたが、自社内で契約審査を完結できるようになれば業務効率向上につながると考え、LegalForceの導入を決めました。
森様 LegalForceには、私たちだけでは見落としてしまいそうなリスクの発見をサポートしてもらい、抜け漏れのない契約審査を後押ししてくれることを期待しました。
また、当社は英文契約書も多く扱っており、契約書独特の見慣れない英単語にも手間取っていたため、「英文契約書レビュー」を使って業務を効率的に進めたいという期待もありました。
リスクマネジメント部 審査法務室 室長代行 森 晃治 様
抜け漏れない契約審査の支援に信頼感
実際にLegalForceを使うときの流れを簡単に教えてください。
森様 営業部から審査依頼があった契約書はすべて「自動レビュー」にかけています。先に内容を読むと主観が入った状態になってしまうため、あえて先にチェック項目の洗い出しを行っています。
自動レビューイメージ
最初に自動レビューのデモンストレーションを見たとき、細かい部分までアラートが表示されることに感動したのを覚えています。サンプル条文が示された対応例や関連情報を弁護士が監修しているという点も、信頼性が高く心強いです。
英文契約書の場合は、自動レビューの結果をExcelでダウンロードして営業部に共有しています。WordやPDFの契約書の内容もExcelでダウンロードすることで、サンプル条文や関連情報と合わせて一覧で確認できます。チェックすべき箇所が整理されて、営業部とのやりとりがスムーズになりました。
「LegalForceひな形」もよく参考にしています。弁護士監修のひな形が600点以上搭載されているので、たとえば「契約不適合」「瑕疵」「補償」などキーワードで検索し、使いやすい条文を探して引用しています。契約書の内容をブラッシュアップしたいときに役立っています。
合意後の予期せぬ変更…「比較」でリスクを回避
LegalForceで特に気に入っている機能があれば教えてください。
山村様 「比較」には助けられています。用途は主に２つあり、1つ目は重要規定を改定したときに必要な新旧対照表の作成時です。比較結果をExcelで表にしてダウンロードすることができるので、どこが変わったのかがひと目でわかりやすく、会議資料作成の時間短縮にもなり重宝しています。
比較イメージ 相違箇所がハイライトで表示される
2つ目は、契約締結時の最終確認です。特に取引先側で製本した契約書の内容が双方で合意したと内容と相違がないかの確認に活用しています。
以前、事前に合意した契約内容が締結時に取引先側で修正されていたことがありました。合意した後だったため当社で細かいチェックはおこなっておらず、修正されていたことに気付くのが遅れてしまいました。
幸いその後、取引の中で問題には発展しなかったのですが、ひやりとする出来事でした。この一件があったので、締結時は比較を使い最終的に変更がないか確認するようにしています。
「条ずれ・引用条チェッカー」も便利です。条番号や引用条は修正のたびにずれていってしまうので、些細ではありますがストレスに感じているところでした。以前はWordでキーワードを検索してずれがないか確認していましたが、条ずれ・引用条チェッカーであれば簡単に確認・修正でき助かっています。
条ずれ・引用条チェッカーイメージ
着眼点のばらつきが解消され、効率化も実感
LegalForceの導入によって感じている効果を教えてください。
山村様 法律知識の個人差によって起きていた着眼点のばらつきが解消でき、契約審査の質が向上しました。自動レビューにかけてから結果が出るまでのスピードも速く、業務時間が飛躍的に短縮しています。
森様 確認漏れがなくなりリスク回避につながったことが大きなメリットです。LegalForceはチェックすべき項目を網羅的に提示してくれるので、以前よりも確認箇所は増えました。ですが、その分会社を契約リスクから守ることができていると実感しています。
今後どのようにLegalForceを活用していきたいですか。
山村様 LegalForceひな形を参考に、契約書だけでなく社内規程も改善していきたいです。LegalForceの導入をきっかけに、契約書や規定に関して対応できることが増えたので、気軽に相談してもらえるよう社内に対してアナウンスしています。
LegalForceで安心して契約審査を
LegalForceをどのような企業、法務部に勧めたいですか。
山村様 扱っている契約件数が多い企業におすすめです。年間での契約審査が多ければ多いほど活用の機会が増えるのはもちろん、活用できるデータとして過去の契約書を蓄積していくことができる点でも存分に力を発揮できると思います。
また、契約審査の件数が少なくても複雑な契約を扱っていたり、取引先との企業規模に差があったりする企業におすすめです。特に自社より大規模な企業との契約において、そこに潜むリスクに気が付かずにハンコを押してしまうのは危険です。締結前にLegalForceというクッションをひとつ挟むことで、不平等な契約リスクから会社を守ることができるのではないでしょうか。
森様 私は法務の専任部署がない企業におすすめしたいです。そういった企業では、契約書に慣れていない方が審査を担当していることもあるのではないでしょうか。法務の経験が少なく不安な状態で契約審査を行っている人は、LegalForceにサポートしてもらうことで安心感を得られると思います。
（取材日：2022年5月）※掲載内容は取材当時のものです。