「自身の知見」とLegalForceの掛け算で契約審査にかかる時間が半減

SIer（システムインテグレーター）向けのソリューションを提供しIT業界を支える、株式会社ルックアップ。経理や総務の業務と兼務しながら同社の契約審査を担う近藤様、田中様にLegalForceの導入経緯や活用法を聞きました。

総務、経理などの業務と兼務し、2名で契約審査に対応

貴社の事業内容について教えてください。

近藤様　当社は大手SIerに対し、IT関連のソリューションを提供している会社です。具体的には、PCやスマートデバイスなどの機器にOSやアプリケーションをインストールし、クライアントの指定先に納品する「キッティングサービス」や、それらの機器を据付・設置する「フィールドサービス」などを行っています。その他にも、中古機器の流通や発注代行を担う「ディストリビューションサポートサービス」なども展開しています。

法務部門の組織体制や業務内容について教えてください。

管理本部　執行役員　近藤 修司 様

近藤様　当社は社員数約50名の企業です。法務専門の部署はなく、管理本部の私と田中が総務、経理などの業務と兼務しながら法務を担当しています。業務内容は、契約審査や事業部門からの法律相談の対応、自社ひな形の作成です。私はこれまで法務部門に所属したことはありませんでしたが、営業も経験し、契約書に触れる機会は多くありました。そのため契約審査の勘所はおさえているつもりです。属人的ではありますが、過去の経験をベースに、当社にとって不利な記載がないか、重要事項の抜け漏れがないかなどの観点で確認しています。

田中様　私は経理業務を主に担当しつつ、契約審査の受付や契約締結後の捺印、郵送など法務の一部を担当し、近藤の業務をサポートしています。

審査依頼が重なるとリソース不足に　負担を減らすため導入

LegalForceを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。

近藤様　複数の案件が重なった際のリソース不足が課題でした。当社は継続取引が多く、契約審査の件数は少なかったのですが、近年は事業拡大、商圏拡大に伴い年間20～30件は新規の契約が発生するようになりました。不思議と審査の依頼が重複することが多く、管理本部のリソース不足により他の業務に支障が出る懸念がありました。そこで契約審査の負担を減らし、繁忙期にも対応できるようにしたいと考え、ツールの導入を検討し始めました。

ちょうどテレビCMでLegalForceの存在を知り、2022年春ごろに資料請求をした経緯があります。デモンストレーションで、瞬時にアラートが表示され、契約審査の時間が大幅に短縮できることを実感できたので、そのまま導入に至りました。

長年の経験とAIのサポートで契約審査を効率化

実際にLegalForceを使うときの流れを簡単に教えてください。

管理本部　田中 雛奈子 様

田中様　まず営業担当者から管理本部のメールアドレス宛てに、契約書のドラフト版をWordファイルで添付して送ってもらいます。細かいですが、審査依頼時のメールの件名をルール化しており、抜け漏れを防いでいます。受け付けた案件は、私が取りまとめて近藤に共有し、契約審査に入ります。

近藤様　契約書のドラフト版は、最初にLegalForceにアップロードして「自動レビュー」にかけます。レビュー結果が出たらアラートの内容を確認し自社にとってリスクではないものを除外してから、細かく見ていく流れです。自分の経験をベースにしつつ、LegalForceに表示されたアラートを組み合わせて確認することで、効率よく審査ができていると感じます。抜けている条文があったときは、アラートと一緒に表示された対応例やサンプル文を参考にして修正していくこともあります。

自動レビューイメージ　修正や抜け落ちのアラートがでる

特に気に入っている機能があれば教えてください。

近藤様　「LegalForceひな形」が気に入っています。あらかじめ網羅的に自社ひな形や社内規程を準備できているのが理想ですが、当社ではそうしたものが必要になる都度、インターネットで検索したり、参考文献を調べたりして準備していました。しかし導入後はLegalForceひな形をもとに、質の高い自社ひな形をすみやかに作れるようになりました。すぐにひな形が必要になったときのドタバタを回避できるのはありがたいですね。

LegalForceひな形イメージ　700点以上のひな形をダウンロードできる

レスポンスの速さが好印象

LegalForce導入によって感じている効果を教えてください。

近藤様　契約審査にかかる時間が半減しています。これまでは1件の審査に30分はかかっていましたが、導入後は10～15分で完了するようになりました。依頼が集中するときの煩雑さも解消できました。力をいれて確認しなければいけないところがわかるので、メリハリをつけて契約審査ができますし、何よりクリック１つですぐに結果が出る自動レビューのレスポンスの速さに満足しています。

営業担当者のリーガルリテラシーを高めたい

今後LegalForceをどのように活用していきたいですか。

近藤様　営業担当者のリーガルリテラシーを底上げする取り組みに活用したいです。営業担当者でも、自分が担当するビジネスに関する法的リスクは知っておいて損はありません。営業のメンバーは、法律に関しては「磨けば光る原石」のような状態です。基礎的な法律知識を身につけるだけで、顧客への対応力も向上すると思うのです。営業メンバーがLegalForceを使った契約審査に触れるOJTのような機会を作っていけるように、まずは社内セミナーの開催などから始めたいと考えています。

ベースの法律知識がある人こそ、より高い導入効果を得られる

LegalForceをどのような企業、法務部に勧めたいですか。

近藤様　法務のサポートツールとして専任がいない企業におすすめしたいです。さらに導入効果を高めるには「法律のいろは」をある程度分かっている方が使うのがおすすめです。なぜなら、全く法律知識が無い状態だと、大量に表示されるアラートや関連情報を見ても、どのように契約書に反映すれば良いかが判断しづらいからです。ベースの法律知識がある人をサポートするツールとして非常に優秀だと思います。

また契約審査の件数が多い企業にもおすすめです。自動レビューを使えば、営業担当者や取引先にもすぐに回答でき、ビジネスのスピードを落とさずに契約締結を進められます。契約審査に煩雑さを感じている企業には、ぜひLegalForceを活用してほしいですね。

（取材日：2022年11月）※掲載内容は取材当時のものです。