LegalForceで「知識をつなぐ」 ノウハウ継承と若手育成を見据えた活用法

建築・測量・土木関連システムの開発・販売を軸に、建設業界のあらゆる課題をICT技術で解決する福井コンピュータホールディングス株式会社。グループ全体の法務を担う総務部法務チームの皆さまに、LegalForce導入の目的や具体的な活用方法について聞きました。

限界を迎えた“一人法務”体制からの脱却

法務部門の組織体制や業務内容について教えてください。

総務部　執行役員総務部長　長木 康弘 様

長木様　当社には法務部はなく、総務部の中の法務を担当するチームが顧問弁護士と連携しながらグループ全体の契約書の作成・審査や法律相談などを行っています。契約審査は年間300件ほどあり、法務業務全体の約7割を占めています。

総務部は全部で8人。法務チームは私を含めたこの4人で、皆それぞれ他の業務と兼務しています。今でこそ4人体制になっていますが、今年の3月まで法務は実質的に私が一人法務として担当していました。

LegalForceを導入された理由や、導入以前の課題感についてお聞かせください。

長木様　十数年間、一人法務として法務業務にあたってきましたが、執行役員となったことで管掌する部門が増え、業務負担を減らして属人化を解消する必要がありました。3人のメンバーが新しく加わってくれたのですが、1on1で教育する時間はなかなかとれず、自分の代わりに“先生”として利用できるツールの必要性を感じていました。そんな折にLegalForceの存在を知り、これならいち早くメンバーに業務を引き継ぎ、ノウハウを伝えながらリーガルチェックの精度を高められるのではと感じ、導入を決意しました。

初心者でも使いやすいUIと利便性に感動

初めて使ってみた感想はいかがでしたか。

長木様　感動しました。これまではすべての契約書を最初から最後まで読み込んでいましたが、LegalForce導入後は軽く目検したらすぐに「自動レビュー」にかけるようにしています。アラートで指摘された部分を中心にチェックすれば良いので、契約審査が圧倒的に楽になりました。

自動レビューイメージ　アラート内容とサンプル条文・関連情報が表示される

佐々木様　必要条文の抜け漏れを確認できるので、自動レビューを使うたびに新しい気付きを得られます。法務知識が乏しくても契約書の一次レビューができるため助かっています。

吉田様　アラートで指摘されるサンプル条文や関連情報は修正の参考にしています。勉強しながら契約審査ができる非常に素晴らしいツールだと思います。

橘様　私は法務の知識がまったくなく、契約審査の際にそもそも何をチェックすれば良いか、どこを重点的に見れば良いかわかりませんでした。LegalForceを使うとどんなリスクが潜んでいるのか、重要度の段階をつけたアラートを表示してもらえるので参考にしています。

対面で“学びの場”を設けてレベルアップ

実際にLegalForceを使うときの流れを簡単に教えてください。

総務部　法務チーム　主任　佐々木 智也 様

佐々木様　審査依頼は「案件管理」を使って受け付け、そこからチーム内で担当を振り分けます。担当者が自動レビューを使って一次レビューをした後、別の人が二次レビューを行い、最終確認を長木が行うという3段階で確認しています。修正点はすべてLegalForceの「コメント」に残し、勉強の意味も込めてメンバー内で共有するようにしています。二次レビュー時には必ず対面でのレビューも行い、LegalForceを使いながら自社基準と照らし合わせるなど学びの場を設け、チーム全体のレベルアップを図っています。

案件管理イメージ 専用アドレス宛にメールすると案件がLegalForceに自動的にアップロードされる

業務負荷軽減とメンバーのスキル向上を実感

LegalForce導入によって感じている効果を教えてください。

長木様　最終確認にまわってくる契約書を見ると、メンバーの審査スキルが確実に上がっていると実感します。業務委託契約や秘密保持契約（NDA）が中心ですが、解約合意書など普段あまり目にすることのない契約書の作成・審査には「LegalForceひな形」を活用しています。私がLegalForceにタッチする回数は徐々に減っているので、「業務負荷軽減」「ノウハウの引き継ぎ」「若手育成」という導入の目的は達成しつつあると言って良いでしょう。

特にLegalForceで気に入っている機能はありますか。

総務部　法務チーム　吉田 浩人 様

吉田様　「条文検索」です。キーワードを入力すれば、以前ほかの契約書で使った条文や言い回しをすぐに探し出せるので重宝しています。過去の条文を書面やWordで保管しているだけでは契約書の内容まで入り込んで検索することはできないので非常に便利です。

橘様　私は「比較」が気に入っています。毎年同じような形で締結する契約の一部分だけが修正された場合、その修正が新しい契約書に正しく反映されているかどうかを確認するのに役立てています。LegalForce導入以前は条文・条項の差異を目視で確認していたのでどうしても見落としが出てしまうことがありましたが、見落としをなくすことができました。

長木様　私は上長として主に契約書の最終確認をしているので、契約書の修正履歴を管理できる「バージョン管理」が大いに役に立っています。最終確認者としては最新の契約書と前のバージョンがどう変わっているのかを把握したいので、それが一目でわかるというのはありがたいですね。

バージョン管理イメージ　契約書の修正履歴を紐づけて管理できる

若手社員には“法務パーソン”としてレベルアップしてほしい

今後どのようにLegalForceを活用していきたいですか。

長木様　契約審査で使うことは大前提ですが、その他にも若手教育のために積極的に使いたいと思います。LegalForceを活用することで、契約審査の品質向上と効率化を実現するだけでなく、時と場合に応じた契約書の作成方法を理解し、契約の背景なども汲み取れる法務パーソンになってほしいです。自動レビュー時に対面で意見交換する場を設けたり、コメント欄で情報を共有したりしているのは、その実現に向けた取り組みのひとつです。

知識の継承、若手への引き継ぎは、学習の場がないとなかなかできるものではありません。LegalForceは実務の中で契約書を作成する力や読み解く能力、契約全体を俯瞰で捉える能力が養えますし、ひな形やサンプル条文から学べることも多いので、今後も若手社員の学びのツールとして活用していきたいと考えています。

LegalForceをどのような企業、法務部に勧めたいですか。

総務部　法務チーム 兼 役員担当秘書　橘 麗 様

橘様　法務の経験がない方や知識がない方でも勉強になりますし、すぐにチェックできる環境になります。法務は企業活動を支えるという重要な役割を担う部門なので、さまざまな会社で活用できると思います。

佐々木様　私はまだ法務チームに加わって間もないのですが、自分と同じような立場の方にはおすすめです。法務や契約審査に初めて携わる方やまだ経験が浅い方には、契約書のどこに着目すればいいのかを教えてくれる“先生“として、メリットを感じてもらえると思います。

吉田様　若手を含め、これから法務を勉強していく社員が多い企業はぜひ導入してほしいです。LegalForceは契約書のどこにどのようなリスクがあり、どう修正するべきなのかという基本的な法務知識を身につけられます。私のように法務部を卒業していても実務経験が乏しい方や、契約書を初めてレビューする方におすすめのツールです。

長木様　取引形態が複雑・多様化する中で、企業法務の重要性は高まっています。ただ、当社がそうだったように、法務担当者を専任で置けていなかったり、うまく引き継ぎができていなかったりする企業は少なくありません。ノウハウをどのように継承するか。こうした課題を持つ企業にとってLegalForceは「知識をつなぐツール」として非常に有効ですし、将来にわたりその企業の財産になり得るものだと思います。属人化や若手育成による引き継ぎに課題を感じている企業にとっては、その解決につながる最適なツールだと思います。

（取材日：2022年9月）※掲載内容は取材当時のものです。