契約審査だけでなくタスク管理やナレッジ共有にも活用 “相棒”のような存在に

SNS上で影響力を持つインフルエンサーとブランドをマッチングすることで、企業のマーケティング活動をサポートするC Channel株式会社。女性向け動画メディアやアパレルD2C、アジア最大級のコミュニティチャンネルなど幅広い事業を展開する同社では、どのように契約審査を行っているのか。経営企画本部法務部の工藤様と藤井様に、LegalForce導入の経緯や活用法を聞きました。

導入の目的は業務効率化とナレッジの共有

貴社の事業内容や法務部門の組織体制について教えてください。

工藤様　当社は『誰もが自分らしく輝ける機会を作創る』というビジョンのもと、SNS上で影響力を持つインフルエンサーと企業をマッチングするプラットフォームの運営を事業の柱に、インフルエンサーの育成・マネジメント事業、メディア事業、EC事業、海外事業などを展開しています。

法務部は計5名体制で、他部署と兼務の部長と我々の他に、行政書士資格を持つ業務委託の方とアルバイトが１名ずつ所属しています。業務内容は契約法務や機関法務、知的財産権やコンプライアンスに関する業務、法律相談への対応などがメインです。取り扱う契約類型は広告取引に関するものが一番多く、その他は業務委託契約や秘密保持契約（NDA）などです。

LegalForceを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。

工藤様　2021年の夏から秋にかけては、法務は私だけという一人法務の状態でした。契約審査も一人で行わなければならず、業務に追われる毎日でした。その際に強く感じたのが、業務効率化の必要性です。また、当時は自分の基準で契約審査をしていたので、業務が属人化しないように社内で認識を統一したり、契約審査のレベル合わせをしたりしなければならないという課題感もありました。ちょうどその頃、藤井さんが新たに法務部に加わることになったので、効率化とナレッジ共有を進めるためにLegalForceの導入を決めました。

LegalForceを初めて使ってみた感想はいかがでしたか。

藤井様　正直、AIを使うことは半信半疑だったのですが、実際に使ってみると目視だけでは見落としてしまうような条文の抜け漏れや、条ずれなどを指摘してもらえるので大変助かっています。私は前職では海外営業部に所属し、契約周りの仕事をしていましたが、契約審査の実務経験がなかったので、本当にLegalForceに助けられています。

タスク管理や情報共有に役立つ「案件管理」

実際にLegalForceを使うときの流れを簡単に教えてください。

工藤様　まず、契約書の作成や審査依頼、法律相談などはすべて「案件管理」で受け付けます。メール依頼された案件が自動でLegalForceに取り込まれるので、一覧で確認できるのが非常に便利です。案件管理の画面から担当の割り振りも行えるので、メンバーのタスク管理や情報共有にも役立ちます。

審査依頼を受けた契約書は、一読した後に「自動レビュー」にかけ、必要条項の抜け漏れやリスクの見落としがないかチェックします。過去の契約書を参考にする際は「条文検索」を使い、新しい契約書を作成する場合は「LegalForceひな形」を利用しています。

取引先とのやり取りで契約内容の変更が生じたら、「バージョン管理」で修正履歴を段階ごとに管理しています。契約の最終段階では「表記ゆれチェッカー」や「条ずれ・引用条・定義語チェッカー」で体裁を整えるようにしています。

藤井様　案件管理は導入してまだ間もないのですが、カスタマーサクセスの方が親身になってサポートしてくださるのでとても心強いです。LegalForceのカスタマーサクセスは我々ユーザーとの距離が近く、現場で生じた課題や我々の要望を迅速に開発につないでいただいている実感があります。“カスタマー目線”で機能強化やアップデートが定期的に行われる点が、多くのユーザーに選ばれている理由だと感じます。

LegalForceひな形は学習教材にも最適

特に気に入っている機能があれば教えてください。

藤井様　LegalForceひな形は大のお気に入り機能です。当社がビジネスでよく使用する広告やインフルエンサーに関するひな形が充実していますし、言葉の使い方や言い回しの部分でも参考にすることが多いです。関連法についての解説記事は学習教材として最適で、ナレッジの共有や知識の蓄積に大いに役立っています。LegalForceひな形は企業法務に精通した弁護士が監修しているので、リソースとしての信用度が高いこともポイントです。

工藤様　私は条文検索が気に入っています。過去の事例を調べたいときに、リサーチの手間が大幅に削減できるのでとても便利です。また、LegalForceひな形には契約書だけではなく、社内規程や規約、取締役会議案・議事録や株主総会議事録などのひな形が揃っていて本当に助かっています。規約の改定などはこれまで認識合わせなどに時間がかかっていましたが、ひな形にたたき台があるので作業時間が大幅に削減できました。

「比較」はステータスごとに条文内容の差異や条項の抜け落ちを確認するために使っていますが、締結前の最終段階でもダブルチェックの意味で利用するようにしています。LegalForceの導入前は2つの画面を見比べながら、時間をかけて目視で確認していましたが時間がかかることと見落としも生じうるので、こうした作業は確実性のあるAIに任せるべきだと実感しています。

契約審査にかかる時間を約50%削減 いまや“相棒”のような存在に

LegalForceの導入によって感じている成果・効果を教えてください。

工藤様　導入前に比べて契約審査にかかる時間を約50％削減できました。空いた時間を利用して、今まで契約審査に追われてできなかった社内規程の改定や、個人情報保護の管理体制の強化にも取り組めるようになりました。新しいビジネスやこれまで手薄だった事業にチャレンジできる土壌が整ったことは、LegalForce導入の大きな成果だと思います。

藤井様　私はこれまで契約審査の実務経験がありませんでしたが、LegalForceがサポートしてくれるおかげで、前々から興味のあった法務の仕事ができています。自動レビューやひな形で知識を学ぶという意味では、私にとって必要不可欠なツールですし、二人三脚で業務に当たっている“相棒”のような存在です。

工藤様　在宅で仕事ができるようになったことも大きな変化です。紙の契約書は社外に持ち出すことができませんが、LegalForceは画面上で契約審査が完結するので、リモートワークでも作業ができるようになりました。

今後はどのようにLegalForceを活用していきたいですか。

工藤様　「自社基準レビュー」で自社のポリシーに沿った契約審査を行えるよう、自社基準の登録を進めていきたいと思います。また、締結済みの契約書の管理を自動化する「LegalForceキャビネ」の導入も検討中です。契約書の保管に関しては当社も課題を抱えていますし、これらが一元管理できるようになれば契約リスクの低減にもつながるはずです。

知見の蓄積や脱属人化を目指す企業におすすめ

LegalForceをどのような企業、法務部に勧めたいですか。

藤井様　スタートアップやベンチャー企業など、リソースが足りていない企業におすすめします。特に法務担当者が一人しかいなかったり、他の業務と兼務していたりする場合には有効でしょう。弁護士が監修しているという安心感は法務担当者の心理的負担を和らげますし、導入する際は「AIに任せられるところは任せよう」というマインドセットが大切だと思います。

工藤様　業種業態や事業規模を問わず、どの会社でも活かせるツールだと思います。ひとり法務はもちろんですが、法務部の人数が多い企業ではコミュニケーションおよびメンバーのタスク管理ツールとしても使えるのでおすすめです。

法務業務は専門性が高く、ノウハウや知見の蓄積に課題を抱えている企業は少なくありません。仕事も属人化しがちで、担当者の異動や退職による引き継ぎも大変だと思います。法務部門の業務効率化・ナレッジの共有などを検討中の企業であれば、一度LegalForceを試してみるのが良いのではないでしょうか。

（取材日：2022年10月）