「契約書は現場が勝ち取った証」現場に寄り添う法務部門を目指して

リユース事業を通じて持続可能な社会の実現に向けて貢献する、株式会社マーケットエンタープライズ。月100件にも上る法律相談を一手に引き受ける同社の伊澤様に、LegalForceの導入経緯や活用法を聞きました。

総務を兼務しながら1人で100件以上の契約審査と法律相談に対応

貴社の事業内容について教えてください。

コーポレートディビジョン　総務法務ユニット　ユニット長　伊澤 新 様

当社は「ネット型リユース事業」を基幹事業とする会社です。「ネット型リユース事業」とは、販売店をもたず「高く売れるドットコム」などの自社サイトを通じて、リユース品の買取から販売を手がける事業で、持続可能な社会の実現に貢献しています。海外との取引実績も豊富で、たとえば農機具のリユース事業では80か国以上に中古の農機具を輸出しました。

法務部門の組織体制や業務内容について教えてください。

法務を担当しているのは、コーポレートディビジョン内の総務法務ユニットです。ユニットには3名が在籍していますが、法務を行うのは私のみで、あとの2名は総務を担当しています。法務の主な業務は契約審査と法律相談で、あわせて月100件ほどの案件を対応しています。またリユース品を扱う事業という特性から、警察による盗難捜査への協力や、古物営業法の対応なども行っています。

「案件が増えても現場に寄り添う法務部門でありたい」熱い思いで導入

LegalForceを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。

数年前から会社が拡大期に入り、契約審査や法律相談を受ける数が大幅に増えました。かねてより事業部門とのやり取りはメールで行っていましたが、メールに添付された契約書のファイルを開き、フォルダに格納して……といった手作業に膨大な時間を取られていました。次第にリソース不足を感じるようになりましたが「相談しやすい、現場に寄り添う法務部門」であることを大事にしているので、一つひとつの案件に手を抜くこともできず、頭を抱えていました。LegalForceのことは開発段階から新聞やインターネットで目にして知っており、リソース不足を解消できるのではないか、と期待して導入しました。

契約審査の補助ツールとして活用

実際にLegalForceを使うときの流れを簡単に教えてください。

まず「案件管理」で事業部門から契約審査の依頼を受け付けます。以前から使用していた法務のグループアドレスに案件管理用のメールアドレスを追加したので、事業部門から見た申請フローは変わりません。今までと同じように法務のメールアドレス宛に依頼内容を送るだけで、新規の案件として自動で案件管理に取り込まれるしくみです。ツールの導入においては現場の混乱を極力減らすのが大事だと心得ています。

案件管理イメージ　担当者や案件進捗が一覧で確認できる

審査の依頼を受けた契約書は基本的に自分の目で確認していますが、自治体との連携協定などのセンシティブな契約は「自動レビュー」を補助的に活用しています。自動レビューにかけている契約書は全体の1～2割ほどです。契約書に追記したい条文があるときは「条文検索」や「サンプル条文・関連情報」などの機能も使っています。また契約を延長する案件は「比較」を活用し、新旧契約書の差分を確認します。変更点を瞬時に検出できるのは助かりますね。

案件管理で会社の動きを可視化「経営に踏み込む法務」へ

LegalForce導入によって感じている効果を教えてください。

案件管理のおかげで生産性がぐっと向上しました。一般的なワークフローシステムでも案件の管理自体はできますが、LegalForceは案件と契約書のデータを連動して管理できる点が優れています。メールでやり取りしていたころと比べて、手作業が格段に減りました。必要な契約書をすぐに検索することができるので、事業部門の担当者と案件について話す際にも契約書をその場で画面共有しながら会話でき、コミュニケーションも効率的になりました。

さらには部署別の案件数の推移などのデータ分析することで「当社の中での依頼頻度が多く、注力すべき事業」が明らかになり、法務部門としてより戦略的な動きが取れるようになりました。

契約書は一つひとつが「現場のメンバーがビジネスで勝ち取った成果の証」です。契約書に表現されたビジネスそのものに目を向け、経営への参画意識を強く持つ組織になることが、現代の法務部門があるべき姿だと私は考えています。私は法科大学院を卒業後、別の会社での法務担当を経て当社に入社しました。当時はまだ法務部門はなく「自分が今の時代に合った法務部門を築きたい」という思いを強く抱いて入社しました。現在は、LegalForceのおかげで、自分が理想とする法務部門に近づくことができている充実感があります。

企業法務の基礎知識を学ぶのに最良の教材

今後LegalForceをどのように活用していきたいですか。

法務部門の強化や社員の教育に活用していきたいです。今後は法務部門の増員も予定していますが、必ずしも法務経験者をアサインできるとは限りません。未経験のメンバーでもひと通りの契約審査はこなせるよう、自動レビューを使った審査のフローを整理したいです。そのため、試験的にではありますが、すでに総務担当のメンバーに秘密保持契約書（NDA）の契約審査をしてもらうなどの取り組みを始めています。

また「LegalForceひな形」やサンプル条文・関連情報は企業法務の基礎知識を学ぶのに最良の教材です。特に当社のビジネスに深く関わる知識は、今後、法務部門に参画するメンバーのみならず、事業部門の営業担当者にも共有し、リテラシーの底上げを目指します。

自動レビューイメージ　サンプル条文・関連情報が表示される

リソース不足の企業はLegalForceで効率性と正確性を両立

LegalForceをどのような企業、法務部に勧めたいですか。

法務部門のリソースが不足している企業におすすめです。時間は有限ですし、契約審査にそこまで多くの時間は割けません。しかし審査の正確性を損なうと、ビジネスにおいて思わぬリスクを負う可能性があります。会社にとって法務部門は最後の砦と言うべき存在なのです。効率性と正確性を両立するためにも、ツールを導入すべきかと思います。

また顧問弁護士などの相談先を持たない企業にもぴったりです。LegalForceは丁寧なリスクの洗い出しをサポートしてくれるだけでなく、その背景や根拠となる情報を提示してくれるので、安心して契約審査を進めることができます。アラートの数が多かったとしても、自社のリスク管理の方針やアラートの活用基準が定まっていれば、そこまで担当者に知見がない法務部門でも判断に迷うことなく上手に活用できるのではないでしょうか。

（取材日：2022年10月）※掲載内容は取材当時のものです。