「法律事務所はサービス業」 LegalForceのサポートで顧客満足度が一層向上

「クライアントに寄り添う」信念のもと、さらなる品質向上を目指して導入

東京双葉法律事務所の特徴や得意分野について教えてください。

東京双葉法律事務所は「クライアントの皆さまと共に歩む法律事務所でありたい」という理念を掲げ、2013年1月に東京都千代田区に開設した法律事務所です。

企業法務全般を得意分野としているので、契約書レビューは毎日のようにご相談をいただきますし、M&Aや海外案件の支援も手がけています。法律事務所はサービス業であるという信念を強く持ち、スピードと品質の両面でクライアントにとって満足度の高いサービスを提供するために日々努力を重ねています。

LegalForceを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。

契約書レビューの質を高めるために導入しました。契約書レビューは教科書がない分野ですから、自分の頭で一つひとつを判断しなければなりません。そうして手がけた案件をナレッジとして蓄積し、活用するための基盤を求めていました。

また簡易な案件はスキマ時間を活用してレビューすれば良いのですが、精査が必要な案件はクライアントにヒアリングを行い、事業のスキームや相手方との関係などを踏まえて契約書を作り上げる必要があり、シーズンによっては業務が逼迫することもありました。そのような時期でもきちんとレスポンスを返すためにもツールの導入を決意しました。実際に使ってみると、利便性とコストは十分に釣り合っていると感じましたね。

過去の経験とLegalForceの「自動レビュー」を組み合わせて効率化

実際にLegalForceを使うときの流れを簡単に教えてください。

クライアントから契約書レビューの依頼を受けたら、まずはLegalForceの「自動レビュー」にかけます。Wordファイルでドラフト版を受領することが多いので「Wordアドイン」を使いWordファイルのままレビューします。レビュー結果が表示されたら、アラート内容を取捨選択しながら内容を修正します。一般条項などの不足を補った際には「条ずれ・引用条・定義語チェッカー」などの校正機能も使っていますね。

条ずれ・引用条・定義語チェッカーイメージ
条番号や定義語のずれ・抜け落ち・重複がある箇所を自動でチェック

またクライアントから契約書のひな形を作ってほしいと依頼されることもあります。その場合は、当事務所で用意しているひな形や「LegalForceひな形」をベースに、クライアントから聞いた情報を反映しお渡しします。

なお将来的に新人の弁護士が入所した場合には、最初から自動レビューだけに頼るのではなく、まずはクライアントへヒアリングしたり、過去の案件を参照したりといったプロセスを経て、自分の頭で考えてもらう想定です。過去に手がけた案件は、訴訟であれ契約書レビューであれ、一つひとつの仕事に時間をかけて成果物を作っています。その背景には東京双葉法律事務所として大切にしている想いがあり、それらを読み取って勘所のようなものを養ってほしいのです。経験を積み、基礎ができあがった上でツールの便利さを享受するのが、法律のプロとしてあるべき姿だと考えています。よりツールを上手に使いこなすためのベース作りとしても、このプロセスは欠かせません。

特に気に入っている機能があれば教えてください。

「条文検索」が気に入っています。時間の削減効果が最も高いと感じるからです。導入前はファイル名でしか文書を検索できなかったため、内容を確認する手間がかかっていました。しかしLegalForceは本文も含めたキーワード検索が可能です。必要な情報にたどり着くまでにかかる時間が飛躍的に短くなりました。

条文検索イメージ
キーワードを入力すると過去の契約書やひな形から条文を検索できる

また自動レビューをかけると表示される「サンプル条文・関連情報」も重宝しています。クライアントに対して修正箇所をフィードバックする際、その根拠として示す情報の参照元として使っています。

人間とツールの「良いところ取り」でスピードと品質を向上

LegalForce導入によって感じている効果を教えてください。

契約書レビューの効率化と品質向上が実現できました。自動レビューや条文検索などの機能のおかげで、契約書レビューの工数は20%くらい削減できているように感じます。

契約の類型や立場によって、当事務所の弁護士が培ってきたノウハウが活きると感じる部分もあれば、LegalForceひな形から学ぶ部分もあります。双方の良いところをフラットに取り入れたことで、クライアントへの提案の幅が広がり、契約書レビューというサービス全体の品質が高まったことを実感します。

満足度をさらに高めるために「自社基準レビュー」の活用を深めたい

今後LegalForceをどのように活用していきたいですか。

今後も契約書レビューのスピードと品質を向上させるために、以下3つのポイントで活用を深めたいと考えています。

1つ目は「自社基準レビュー」の活用です。一般的なリーガルリスクは自動レビューを使うことで十分なレビューができています。しかし契約書レビューにおいてはクライアントのビジネスリスクも加味したレビューが欠かせません。これまでにクライアントと向き合うことで培ったノウハウを「自社基準」としてLegalForceに落としこみ、そのナレッジをいずれは後輩育成にも活用していきたいです。

2つ目は自動レビューで表示されたアラートをExcelファイルに整え「ファーストレビュー」としてクライアントに送付することです。レビュー結果を早い段階で共有できますし、Excel形式にすると法務経験が少ない方でも見やすいということもあり一定のニーズがあるようです。また自動レビューの結果はExcel形式でダウンロードすることができるので、少し手を加えるだけで送付することができます。もちろん中間報告的な意味合いがあるファーストレビューではなく最終版が欲しいというニーズもあるので、クライアントの希望に合わせて運用を考えたいと思います。

3つ目は過去の案件の精査です。レビューを行った契約書はすべてLegalForceにアップロードしていますが、その中でも汎用的に使えるものを厳選し、当事務所のひな形として定める作業を進めたいです。LegalForceの導入で短縮できた作業時間を活用して取り組もうと考えています。

レビュー項目を判断できる人材がいるかが導入のカギ

LegalForceをどのような企業、法律事務所に勧めたいですか。

法律事務所は導入を検討する価値があると思います。レビュー件数の多寡に関わらず、LegalForceを活用することで契約書レビューのスピードと品質は向上しますし、効率化できた時間を別の業務に充当すれば、法律事務所としてクライアントに提供できる価値も高まるからです。

企業であれば、これから法務組織を本格的に整備したい企業におすすめしたいです。ただし導入に際しては、自動レビューが示すアラート項目を判断できる人材がいることが重要です。なぜなら、一般論として示される法的リスクと、実際のビジネス上の法的リスクには少なからず乖離があるからです。レビュー結果やひな形を参考にしつつも「それを踏まえて今回の案件はどうなのか」という視点を持ってレビューに臨むことが上手に活用するカギではないでしょうか。

（取材日：2022年11月)※掲載内容は取材当時のものです。