“攻めの契約書管理”を目指す、100円ショップ「ダイソー」法務の挑戦とは。

“攻めの契約書管理”を目指す、100円ショップ「ダイソー」法務の挑戦とは。

株式会社大創産業
法務部 鳴海 利征様
株式会社大創産業
POINT
  • 8000件を超える紙での契約書管理を効率化するためにLegalForceキャビネを導入
  • エクセル台帳作成が不要となり業務効率化
  • ただの「保管」から「攻めの契約書管理」の実現へ

株式会社大創産業は、100円ショップ「DAISO(ダイソー)」をはじめ、新たなブランドとして「Standard Products(スタンダード プロダクツ)」や300円ショップの「THREEPPY(スリーピー)」や「CouCou(クークー)」等を運営している会社です。同社は、2021年2月末時点で世界24の国と地域に5,892店舗(国内3,620店舗、海外2,272店舗)を展開しており、8000件を超える契約書の管理が課題となっていました。同社の法務部鳴海利征様にLegalForceキャビネの活用方法を伺いました。

8000件を超える紙での契約書管理に苦戦

法務部の体制や業務内容を教えてください。

株式会社大創産業 法務部 鳴海 利征様

当社の法務部は、社員7名、パートタイムのスタッフ1名の合計8名で、国内海外を問わず社内の法務業務全般を担っています。
主に、契約審査や保管を担う契約法務チームと、内部通報やコンプライアンスを担うチームに分かれており、私は前者の業務をメインに行っています。当社では入社するとまず店舗運営の業務につくので、5年間の店舗運営と1年間の経理・財務業務を経て、法務部に配属されました。

LegalForceキャビネを導入された理由や、導入以前の課題感についてお聞かせください。

これまで契約書の管理は、基本的に紙で行っていました。保管が必要な契約書は全部で8000件以上ありました。

LegalForceキャビネを導入する前は、契約書の締結が終わったら、まずエクセルの管理台帳に契約書の情報を手入力し、その台帳に紐づけて紙の契約書をファイリング、そしてファイルを書庫に格納するという手間がかかっていました。
また、特定の契約書を閲覧したい時は、エクセル台帳からさかのぼり、大量のファイルの中からその契約書が格納されているファイルを特定して、書庫に取りに行くという作業が発生します。契約書1件を探すのに15分ほどの時間がかかっており、契約書の問い合わせは週に2、3回とは言え、その作業を効率化したいと感じていました。

エクセル管理台帳と紙の管理からの脱却で時間短縮

実際にLegalForceキャビネを使うときの流れを簡単に教えてください。

現在、約8000件ある契約書のうちの2000件ほどのPDF化が完了して、LegalForceキャビネで運用しています。また、日々、保管すべき契約書が発生するので、新しいものは最初からPDF化してLegalForceキャビネにアップロードしています。
LegalForceキャビネに入っている契約書は、依頼が入ったら「契約書検索」ですぐに発見できますし、書庫に取りに行く手間もかかりません。また、契約書情報を自動でデータベース化してくれるので、エクセル台帳の入力も不要となり、かなりの時間短縮になっていると思います。

契約書データベースイメージ

テキストデータ検索で、迅速で丁寧な対応が可能に。

LegalForceキャビネを使う際に、便利になったと感じる場面はありますか?

事業部からの依頼で過去の契約書を参照する際には、特定の契約書を探す場合だけでなく、「こういった問題があるので、関連する契約書を見たい」というリクエストもあります。例えば損害賠償に関する条項を確認したいというリクエストがあったとき、紙の契約書の場合は、法務と事業部の担当者の記憶を頼りに、該当しそうな契約書を探していました。

一方、LegalForceキャビネに入っている契約書であればキーワードから該当条項をすぐに見つけることができ、探すのがとても楽になりました。その分、事業部の担当者にメールなどで該当契約書を送る際に、「第何条に損害賠償の条項が入っていますよ」とコメントをつけるなど、より丁寧な連絡が可能になりました。

事業部の担当者が契約書を必要としている時は、重要な案件が多いです。迅速かつ丁寧な対応ができるのはとても心強いですね。

フォルダの権限管理で各部署に契約書を振りわけて管理

LegalForceキャビネで特に気に入っている機能があれば教えてください。

契約書フォルダの「権限管理機能」が気に入っています。弊社では、LegalForceキャビネの中で契約書を部署ごとにフォルダに分けて管理しています。他部署の契約書を簡単に閲覧できてしまうのはリスクが大きいので、部署ごとに権限を分けられるのは、我々のように部署が多く存在する企業にとってはとてもありがたいです。

ただの「保管」から「攻めの契約書管理」へ

今後LegalForceキャビネをどのように活用していきたいですか?

現在は法務部のみでLegalForceキャビネを運用していますが、権限管理を活用して、将来的には各部署と連携して運用したいと考えています。効率化できる部分はどんどんシステムに頼って、契約期間の管理や契約内容の見直しなど、契約リスクとなり得る部分は法務がしっかりと舵取りをしていきたいです。

LegalForceキャビネを活用することで、トラブルや訴訟などの将来的な契約リスクを未然に防ぐ「攻めの契約書管理」が実現できると考えています。

LegalForceキャビネをどのような企業、法務部に勧めたいですか?

契約書をただ保管しているだけでは、仮に会社にとって不利な条件のまま契約を続行している状態が生じていたとしても、気づかずに放置してしまい、いつの間にか大きなリスクを抱えた状態になっていることがあり得ます。こうしたリスクを未然に防ぐために、契約書を「保管」しているだけで、「管理」ができていない会社にお勧めしたいです。

(取材日:2021年6月)

LegalForceキャビネ で、契約書情報の入力作業も、契約書を探す時間も、
限りなくゼロに。