契約書＝アーカイブではない 契約書を利活用できる資産としてビジネスを推進する

ピープルソフトウェア株式会社は、岡山県倉敷市を拠点に、受託ソフトウェア・自社プロダクト開発等の事業を行っている会社です。
従来はExcelで契約書台帳を作成して管理していたため、契約書の管理と利活用が課題となっていました。そんなピープルソフトウェア株式会社での、LegalForceキャビネ活用方法を聞きました。

企業理念を実現することが使命の「経営推進本部」

法務部の組織体制や業務内容について教えてください。

山本様
当社では法務部は置いておらず、経営推進本部の中に法務担当が所属しています。いわゆる管理部門と呼ばれる部署ですが、経営を推進し、企業理念を実現することを目的としているため、この名称にしています。
法務部門は私が実質的な責任者で、担当役員の川崎と部長代行の監物と合わせて3名で、法務業務を行っています。

Excel管理台帳からの脱却で、契約書を探す手間を削減

LegalForceキャビネを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。

山本様
「脱Excel」が一番の導入目的でした。従来は契約書をExcelで台帳管理していましたが、台帳と原本の紐付けに手間がかかることや、原本を探す際の検索性が悪いことが大きな課題でした。Excelのバックアップはとっていたものの、そもそもファイルが壊れたら…という不安は常にありましたし、テレワークの際に原本を確認できないことも多く、LegalForceキャビネを使って管理台帳と契約書の保管をクラウド化しようと考えました。

常務取締役　経営推進担当役員　川崎 雅規 様

川崎様
2020年の民法改正もひとつのきっかけで、各社で契約書雛型を見直されるケースが出てきました。見直し内容は各社一様ではなく、このため契約書の内容が従来に比べてさまざま生まれることになっています。これによって、契約管理という業務の中で、契約内容・契約条件まで管理していく重要性が格段に高まりました。この出来事によって社内における契約書に対する意識が変わったこともあり、契約書はただの書類ではなく構造化されたデータとして活用すべきだとの考えが強まり、LegalForceキャビネの導入を決めました。

誰にでも探しやすいプラットフォームで他部署でも活用

実際にLegalForceキャビネを使うときの流れを簡単に教えてください。

山本様
契約書が締結されたら、契約書を全てPDF化し、LegalForceキャビネにアップロードしています。今までExcelで担っていた管理台帳の役割と、PDFの保管・検索の役割を全てLegalForceキャビネに集約したイメージです。

監物様
Excelでの台帳管理との大きな違いは、契約書を探すときに複数のファイルを開く必要がなくなり、LegalForceキャビネだけで探すことができるようになったことです。今までは台帳を開いて管理番号を探し、別のフォルダを開いてまた検索し…と、かなり手間がかかっていたので、とても便利になりました。LegalForceキャビネで検索すると、探していた契約書のPDFをすぐに開けるのもありがたいです。

当社では経営推進本部のメンバーだけでなく、営業など他部署のメンバーも自分で契約書を検索することがあるので、誰にでもわかりやすく探しやすいプラットフォームはとても重宝しています。

アップロードした契約書が一覧で表示される

新しいビジネスの枠組みを作る契約書

LegalForceキャビネ導入によって感じている効果を教えてください。

山本様
契約書の有無だけでなく、契約内容まで検索できるようになったことが大きいと感じています。今までは「契約書＝アーカイブ」で、大事に取っておくものという考えでしたので、締結済みの契約書を利活用するという発想がありませんでした。LegalForceキャビネを導入したことで、契約書を生きたものとして利活用できる素地ができたため、特に契約書を再締結する際に問題点を発見しやすくなりました。

結ぼうとしている契約書の内容が、現在のビジネス内容にふさわしいのかを改めて確認できるだけでなく、契約書を切り口として、ビジネスの内側に入って法務としての提案ができるようになったと感じています。契約書の位置づけも、単なるアーカイブではなく「新しいビジネスの枠組み作り」として活用できるものという認識に変わりました。

経営推進本部　本部長　山本 博昭 様

確かに、従来のExcel台帳管理に比べて月額利用料はかかってしまいます。しかし、LegalForceキャビネによって契約書を資産、つまり、先人が議論をし尽くしたナレッジとしてビジネスの創出や加速のために利活用できると考えると、契約管理に対する価値観、法務としての生産性や働き方が変わってくるのではないでしょうか。

今後LegalForceキャビネに期待したいことがあれば教えてください。

山本様
まだ社内全員での利用には至ってないので、今後はもっとユーザー数を増やして、社内にこの利活用法を広めていきたいです。そのためにユーザーを一括で登録できる機能があると嬉しいですね。社内全員で利用することで、契約書だけでなく、権利義務に関する全ての書類をLegalForceキャビネで管理したいです。
（※2021年9月に「ユーザー一括追加機能」を実装済み）

ユーザー一括追加イメージ

デジタル化やクラウド化を進められていない企業にこそ勧めたい

LegalForceキャビネをどのような企業、法務部に勧めたいですか。

山本様
DX推進のツールのひとつとして、どんな企業にもお勧めできると思っています。特に、デジタル化やクラウド化をまだ進められていない企業においては、Excel管理と比べた効果がはっきり感じやすいと思うので、ぜひ使ってみてほしいです。契約書をLegalForceキャビネにアップロードするだけで、契約書一覧が自動生成される点や、OCRでの読み取りや補正ができる点からは業務改善の効果がありますし、過去の契約書をナレッジとして利活用できれば、生産性向上の可能性も実感できるのではないでしょうか。

（取材日：2021年9月）※掲載内容は取材当時のものです。