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成長企業だからこそ増え続ける契約書 法務専任者不在のなかExcelでの契約管理に限界

株式会社sizebook

株式会社sizebook
管理部 川勝 正之 様

POINT

  • 監査対応を行う中で、Excelによる契約管理台帳での運用に限界
  • 全文検索機能の活用で、過去締結した契約のリスク箇所がすぐに探せるように
  • 成長企業だからこそ、増え続ける契約書の管理体制を早期から構築することの重要性を実感

株式会社sizebookは、Webプロモーションのコンサルティング事業や化粧品などの通信販売事業、採寸アプリケーションの開発を手掛ける企業です。2014年の設立以来、事業拡大を続けてきた同社は、取引先の増加とともに契約書の数も増え、「LegalForceキャビネ」の導入を決意。
今回は、法務を担当する管理部の川勝様に、導入のきっかけや活用の方法などを伺いました。

法務専任者不在のなか、取引基本契約を中心に契約締結の機会が増加

貴社では、どんな契約を扱うことが多いのでしょうか。

当社売上の85~90%を占めるWebコンサルティング事業における、委託契約の締結が一番多いと思います。具体的には、Web広告出稿をお考えのクライアントと結ぶ取引基本契約、個別契約です。

NDA(秘密保持契約)のほか、採用における人材紹介会社との契約、通信販売事業であればメーカーとの契約もあります。その他、自社商品開発に伴う原材料調達に関する契約など、契約締結の機会は少しずつ増えていて、累計で2,000~2,500件に及びます。

法務担当部署の組織体制や業務内容について教えてください。

管理部 川勝 正之 様

管理部 川勝 正之 様

当社は従業員80人程度と規模が小さいこともあり、法務を専任で担当する者を置いていません。人事・労務、営業事務や経営企画などを担う管理部の担当者が1名で、その役割を担っています。

契約書はこれまで、事業部ごとに台帳へ記入して、管理していたのですが、表記ゆれや記入漏れが生じてしまうことや、契約書を見返すのに時間を要するという課題がありました。そのため、現在は管理部の営業事務スタッフ2名が主導しています。

締結にあたっては、顧問契約をしている弁護士に作成してもらったひな形を使用し、クライアント側のリーガルチェックを経て、営業事務スタッフが修正を含めた取りまとめを行っています。

監査対応や社内体制整備で痛感した、Excel管理体制の限界

LegalForceキャビネを導入したきっかけを教えてください。

2019年ごろ、社内体制の整備を進めるなかで、証券会社や監査法人から契約書の提出を求められ、その際には滞りなく対応できたものの、今後契約書の件数が増えた際に、もっと効率的に、かつ抜け漏れがない管理体制の構築の必要性を感じたことがきっかけです。

どのような課題を感じていたのでしょうか。

管理方法がアナログだった点です。締結した契約書はPDF化してオンラインストレージのDropboxに保存。管理はExcelで作成した台帳を更新していくスタイルでした。この方法だと、別々の契約書を同じ番号で採番してしまったり、更新したデータを保存し忘れてしまったりすることがありました。

検索ができないことも課題でした。「あの契約書はどこにあったっけ」となれば、営業事務スタッフの記憶を頼りにDropboxを開き、PDFを一つひとつ開いて確認するしかない状況で、目的の契約書になかなかたどりつけないことも、しばしばでした。

放り込むだけで検索もできる。LegalForceキャビネに感じた大きな魅力

それで、契約管理システムの導入を検討しはじめたのですね。

扱う契約書はせいぜい月10件程度だったので、きちんと突き合わせれば整理や確認はできました。ただ、これからさらにクライアントが増えて、月50件、100件となったときに、ミスがあったら大変なことになります。これを機に、早めに手を入れておこうと考えました。

新型コロナ感染拡大の影響で電子契約を推し進める流れもあり、さまざまなツールを調べるうち、LegalForceキャビネにたどり着きました。営業担当の方から説明を受け、「これは入れたほうがいいな」と感じ、導入を決めたのです。

LegalForceキャビネのどのようなところに魅力を感じましたか。

とにかく「放り込んだら終わる」という点です。アップロードした契約書が自動でテキストデータ化される、手間をかけずに契約書がデジタル化される点が大きかったですね。

契約書情報の自動抽出イメージ

契約書情報の自動抽出イメージ

探している契約書を即座に検索し、見つけることができる点も大きな価値です。お話ししたように当社は取引基本契約が多く、契約書が頻繁に更新されることもありません。
そのため、契約書を見返す機会もそこまで多いわけではありませんが、「検索すればすぐ見つかる」状態にしておくことが業務効率化につながると考えました。

全文検索の活用で、過去締結した契約のリスク箇所がすぐに探せるように

LegalForceキャビネで契約書がすぐに探せることに、具体的にどんなメリットを感じていますか。

さまざまなリスクに備えられる点です。当社では、中堅や大手企業との契約が少しずつ増えています。業種や企業によって契約で重要になるポイントが違うため、現場が何も知らずに交渉・締結に進むのはリスクの高いことです。

当社の基本契約のひな形で対応しきれない場合、過去に締結した似たような事例の契約書をすぐに見返すことができれば、条文などを参考にして、適切な代替案を出せます。全文検索を活用すれば、迅速で的確な対応ができるようになると思います。

すでに締結している契約書の中から、リスクのあるものを探せるのも強みですね。実は以前、いわゆる「反社条項」が契約書に入っていないクライアントに覚書を送るために、すべての取引基本契約書を目視でチェックしたことがあります。そうした業務でも全文検索で該当の契約書を瞬時にピックアップできるのはとても喜ばしいことです。

全文検索イメージ。(指定の文言を含まないマイナス検索もできる)

全文検索イメージ。(指定の文言を含まないマイナス検索もできる)

さらに、インターネット上の広告表示については、様々な不正や問題に対応するために頻繁に法律が改正されています。それらに対応するために、締結しなおさなければならない契約書も出てきます。その際も、全文検索が大いに役に立つと思います。

成長企業だからこそ、増え続ける契約書の管理体制を早期から構築することが重要

今後どのようにLegalForceキャビネを活用していきたいですか。

現状、2,500件あまりの契約書をLegalForceキャビネに移管している最中ですので、まずは既存の契約書をきちんと整理していくことです。今後は関連契約書の紐づけの機能を活用し、各クライアントの取引基本契約に紐づく個別契約をうまくリンクさせられればと思っています。将来的には電子契約を推し進め、締結から管理までシームレスに行っていきたいですね。

LegalForceキャビネをどのような企業に勧めたいですか。

大手企業から当社のような小規模の企業まで、幅広い企業におすすめしたいです。特に、少人数規模の組織の場合は、ある程度Excelで管理できる部分もあると思いますが、事業や組織の拡大とともに契約書の件数が増えると、手入力によるExcelでの契約管理に限界を感じるようになると思います。そのため、小規模の企業であっても契約管理システムを活用し、早期から、契約管理体制を構築することが重要だと感じます。

当社は、そもそも契約業務に割くことのできる人数が少ないという事情がありました。ツールを活用して、自動化できるところはしてしまおうと考え、LegalForceキャビネを導入したのです。そのため、人的リソースに頼らない契約管理の仕組みづくりを目指す企業には、ぴったりのサービスだと思います。

(取材日:2022年1月)※掲載内容は取材当時のものです。

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