年間3,000件の契約を扱うクレジットカード会社大手クレディセゾン AIを活用した契約管理体制へ

株式会社クレディセゾンは、日本初のブランドプリペイドカードやナンバーレスカードの発行など、キャッシュレス社会実現に向け、革新的なサービスを展開する会社です。「契約書を確認する際は、文書センターに依頼してFAXで送付してもらう」といったアナログな管理に限界を感じていました。同社の青木様にLegalForceキャビネの導入経緯や活用のポイントを聞きました。

法務部門の組織体制や業務内容について教えてください。

リスク統括部　コンプライアンス室　青木 聡士 様

当社ではリスク統括部コンプライアンス室が法務業務を行っています。コンプライアンス室は17名体制で、法務チーム、事務管理チーム、コンプライアンスチームの3チームに分かれています。

このうち、LegalForceキャビネを主に利用するのは法務チームで、法務相談やトラブル対応を担当しています。

アナログな管理で契約内容を正確に把握できない

LegalForceキャビネを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。

これまでは、契約書を締結したら総務部管轄の文書センターに送って保管をしていました。文書センターで契約書の台帳を作成してもらっていたのですが、台帳が複数のファイルに分かれていたり、表記揺れや誤字・脱字があったりと、検索性には課題がありました。

2018年の法改正対応においては、加盟店さまとの契約を見直すために過去の契約書を確認する必要がありましたが、前述のとおり管理に課題があり、該当の契約書を探して内容をチェックするのに非常に時間がかかってしまいました。

また、契約を見直していくなかで「義務」や「権利」を正確に把握しておくことの重要性を痛感しました。契約内容を理解していなければ、知らぬ間に契約義務に違反してしまう状況や、不要な支出を支払わなければならない状況に陥る可能性があります。

今の契約管理体制を放置するわけにはいかないと思い、テクノロジーを利用した体制を構築することにしました。リーガルテックが盛り上がりを見せてきたタイミングでもあり、様々なサービスを検討しましたが、当社の契約管理においては、契約書のタイトルだけでなく内容まで踏み込んで管理できる仕組みが必要だと考え、それが実現できるLegalForceキャビネを導入しました。

実際にLegalForceキャビネを使うときの流れを簡単に教えてください。

当社では、契約書のPDF化を外部業者に委託しています。文書センターに格納されていた契約書を委託先に送付し、PDF化された契約書データをLegalForceキャビネの各部のフォルダに格納しています。委託を選択した理由は、営業や文書センターに大きな負荷をかけたくなかったことと、統一的な保存データを作成したかったからです。

その後、「手動補正オプション」を利用し、LegalForceキャビネに項目を登録しています。既存の業務フローを大きく変えずに運用できている点が強みだと感じています。

契約の「見える化」を実現 不要な契約の見直しを適切に実行

LegalForceキャビネ導入によって感じている効果を教えてください。

契約管理に関する工数の削減と、契約書が「見える化」したことによる管理品質の向上を感じています。

これまでは契約書を参照する都度、文書センターに取り出しを依頼してFAXで送ってもらっていましたが、その手間がなくなりました。また当社の場合は１年サイクルで内容を見直す契約書も多いです。LegalForceキャビネでは、更新期限が近づいたら自動的に通知が来るので、更新期限管理の漏れがなくなることを期待しています。

契約内容の照会や契約更新管理が大幅に省力化するので、全体として多大な工数を削減できると考えています。また、契約書原本に触れず参照可能になったので、破損や紛失のリスクも減りました。契約管理の品質が向上しているのを感じます。

アップロードした契約書が一覧で表示される

Excel管理ですと表記揺れや誤字脱字により検索できず、入力の手間も時間もかかります。LegalForceキャビネはAIの技術を駆使して読み取ったタイトルや当事者、期限などの契約情報をもとに、自動で台帳を作成してくれます。バックアップを手動で取る手間もかかりませんし、事業継続性の観点からもLegalForceキャビネを使用することは非常に有益だと感じます。

さらには、当社はファイナンス事業を行っているため、クラウドの製品を導入する際は、情報漏洩の危険性がないかを厳重にチェックします。LegalForceキャビネは、第三者機関によるセキュリティ診断や認証の取得などの取り組みもきちんと行っているので、安心安全に利用できています。

電子契約サービスとの連携で、さらなる契約関連業務の効率化を図りたい

今後どのようにLegalForceキャビネを活用していきたいですか。

現在は一部の部門に限定してLegalForceキャビネを利用していますが、将来的には担当者が必要なときに必要な契約書にアクセスできるような仕組みを整えていきたいと考えています。新規の契約書を作成・レビューする際などに、過去の契約を参考にして資源として活用できるようになれば望ましいです。

全文検索イメージ

いま経理・財務部門やシステム部門などの契約書をデータ化し、段階的に利用範囲を拡大する準備を進めています。またLegalForceキャビネ導入前に、文書センターで保管されている契約書についても、順次PDF化を進めていきたいです。

当社は年間で3,000件以上の契約書を締結していますが、現在その一部しか格納していません。今後はもっと使い倒して、充実したデータベースを築き上げたいと考えています。

今後は、電子契約サービスの導入も検討しており、LegalForceキャビネは主要な電子契約サービスと連携しているため、契約の締結から保管・管理まで効率化されるだろうと期待しています。

また、LegalForceキャビネは社員教育ツールとしても使えると思っています。契約当事者である事業部門が契約書に触れる機会も増えるでしょうから、契約内容に対する意識も高まるのではないかと。これは会社の成長にとっても有益なことだと思います。

企業規模問わず、情報資源の有効活用を促進してくれるサービス

LegalForceキャビネをどのような企業に勧めたいですか。

どのような企業にも有用なサービスだと感じています。内部監査などに有用であることはもちろん、創業期のベンチャー企業は取引を拡大していくにあたり契約管理を始めなければならないですし、IPOを目指す企業はガバナンスの強化を求められるため、契約を適切に締結し運用していることが求められます。欲しい契約書がすぐ見つかるという点において、膨大な数の契約書を取り交わす大企業にもおすすめです。

LegalForceキャビネは、契約の内容まで管理できる点が素晴らしいです。交渉の経緯など、契約締結前のやりとりももちろん大切なのですが、契約締結後の契約書そのものも重要な情報資源です。どちらか一方ではなく、その両方を有効活用することが、今後の企業法務や契約法務において重要になると思います。

（取材日：2022年1月）※掲載内容は取材当時のものです。