直感的な操作で契約管理の工数を大幅に削減 少数法務の「精神的な負担」も取り払ってくれた

「『社会的意義』や『意味』があるものを連続的に生み出す孵卵器となる。」をミッションとして掲げ、さまざまな技術革新を推進するピクシーダストテクノロジーズ株式会社。
同社の木本様、松本様にLegalForceキャビネの導入経緯や活用のポイントを聞きました。

貴社の事業内容について教えてください。

事業本部・Legal Team Leader　弁理士　木本 大介 様

木本様
当社は大学や企業、地方自治体などと連携して、さまざまな領域の技術開発を行っている会社です。たとえば「ヘルスケア領域」では、ヘアケアデバイスや字幕グラスの開発などを手がけており、「ワークスペース領域」では、空間データプラットフォーム、吸音材、コロナ対策のためのBCP（事業継続計画）ソリューションの開発を行っています。

法務部門の組織体制や業務内容について教えてください。

木本様
当社は約80名の社員がおり「管理部」と「事業本部」に分かれています。「管理部」がバックオフィス業務を担当しており、そのうち1名が法務業務を担当しています。私は弁理士ということもあり、落合陽一CEOから特許に関して相談されたことがきっかけで、2018年5月に当社に入社しました。

松本様
私は管理部で法務業務などを担当しています。事業ステージによって取り扱う契約書は異なりますが、NDA（秘密保持契約）はどのフェーズでも共通して多く、他には共同研究開発に関する契約書や取引基本契約書など様々です。

スプレッドシートでの管理に感じた限界 デモで目にしたUIに惹かれて導入

LegalForceキャビネを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。

管理部　松本 彩伽 様

松本様
これまではスプレッドシートの管理台帳で契約書を管理していましたが、手入力ではどうしてもヒューマンエラーが発生するため、その方法には限界を感じていました。入力ミスがあると検索性も低くなり、必要な情報を探すのにも時間がかかります。

また、契約書数も1,000件以上あるなかで、定型的な業務を効率化できないかと悩んでいました。私は法務未経験で入社したため、管理台帳に記載すべき要点を抽出する作業にも時間がかかっていたことも課題でした。

木本様
そんな折に、弁理士仲間の紹介でLegalForceキャビネを知りました。デモを見てUI（ユーザインタフェース）が優れていると感じ、導入を即決しました。LegalForceキャビネは、契約書をアップロードするだけで契約情報をAIが読み取って台帳作成まで行い、人間がほぼ介在しなくなります。そのため、契約書の紛失や閲覧権限の制御など、契約管理のセキュリティ面も向上するのではと期待しました。

実際にLegalForceキャビネを使うときの流れを簡単に教えてください。

松本様
契約書を締結したら、PDF化してドラック&ドロップでLegalForceキャビネに格納しています。PDFファイルはこれまでと同じように共有フォルダへも格納し、原本は執務室で保管します。

契約書アップロードイメージ

従前も①契約書締結、②スプレッドシートの管理台帳に基本情報を入力、③PDF化して共有フォルダに格納、④原本は執務室保管、という手順で管理していましたので、LegalForceキャビネ導入後もオペレーションは大きく変化せず、混乱なく業務を遂行できています。

直感的な操作で管理工数を大幅削減 「精神的な負担の軽減」も実感

LegalForceキャビネ導入によって感じている効果を教えてください。

松本様
管理台帳の作成から開放され、業務が大幅に効率化されました。また、それ以上に精神的な負担が取り除かれたことをありがたく感じました。契約管理を1人で行っていたので「ミスが起きるかもしれない」という気持ちを抱えながら働いていましたが、LegalForceキャビネ導入後はそんな不安が無くなりました。

LegalForceキャビネは操作性が非常に優れていると感じます。基本的な操作はドラッグ＆ドロップで直感的に行えますし、契約書の基本情報に該当する箇所はハイライトで教えてくれます。法務業務の経験が浅い社員でも、簡単に契約管理ができる仕組みが完成されていると感じます。契約書の検索や、問い合わせ元の部門への回答もスピーディーになりました。

契約書をアップロードすると基本項目が自動抽出される

木本様
契約管理の属人性を排除できた効果も大きいと思います。企業ごとに契約管理で注力すべき項目は異なるので「当社の契約管理にばっちりハマる人材」を探したり育てたりするのにはコストがかかります。しかしLegalForceキャビネがあれば、それを使うのが誰であれ、契約管理のクオリティが一定に保たれます。

「権限管理」を使い内部統制や情報セキュリティも強化したい

今後どのようにLegalForceキャビネを活用していきたいですか。

木本様
現在は「定型業務の効率化」を重視しているので、日常的によく扱う契約のみ格納していますが、今後はLegalForceキャビネに格納する契約書の種類を拡大しようと検討しています。

また、内部統制や情報セキュリティについても強化していきたいです。契約内容の理解度も社員によってバラバラであるため、社員が契約書を自由に閲覧できることで契約内容が誤認されたり、漏洩したりするリスクもゼロではありません。そういった場合には「権限管理機能」を使って、事業単位でLegalForceキャビネ上のフォルダを分離し、当該事業を担当する社員のみ閲覧できるような運用にしたいです。

人員不足に悩むすべての企業におすすめしたい

LegalForceキャビネをどのような企業、法務部に勧めたいですか。

木本様
当社のように、法務担当者が少数の企業や、他の業務を兼務しながら法務業務を行っているような企業におすすめしたいですね。スタートアップ企業では、人数の増加に伴って法務を含むバックオフィス業務が複雑化します。社員数30名以上の規模であれば、LegalForceキャビネの導入による恩恵は大きいと思います。

松本様
LegalForceキャビネがもたらしてくれる精神的な安心感は代えがたいものがあります。人員不足に悩む企業は、LegalForceキャビネの導入でいち早く課題を解決できることもあるのではないでしょうか。LegalForceキャビネがあれば、今の人員数のままでも定型業務を効率化し、人間は付加価値の高い業務にシフトできます。成長期の企業にとっては、非常に有益なサービスです。