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適切な契約管理が取引先との信頼強化に 32カ国と取引するグローバル企業の契約管理体制

株式会社マルチブック

株式会社マルチブック
人事総務担当 三谷 花子 様

POINT

  • 紙・データの契約書が散在し、各部署がそれぞれ管理している状態が課題
  • 更新時のメール通知で、契約更新漏れのリスクを制御
  • 契約管理を適切に行うことが、取引先との信頼関係の強化につながる

「海外経営への挑戦をもっと身近に、もっと簡単に。」をミッションに掲げ、クラウド型会計・ERPサービスを提供する株式会社マルチブック。拡大期にある同社は、従来の契約管理を見直すためにLegalForceキャビネを導入しました。
今回は、人事総務担当として法務業務も兼任する株式会社マルチブック三谷様にLegalForceキャビネの導入経緯や活用のポイントを聞きました。

法務を含む人事総務を1名で担う

事業内容について教えてください。

当社は日系企業が海外拠点で使用するクラウド型会計・ERP(Enterprise Resources Planning;基幹系情報システム)サービスを販売している会社です。

日系企業が海外進出する際には、Excelや現地の会計ソフトを使い、少人数で経営管理を行うことが多いのですが、現地から本社への報告に遅れが生じやすく、また、不正な経理処理など内部統制上のリスクが存在します。

そういった課題を当社のサービスで解決し、お客様に安心して海外に進出していただくことが私たちの使命です。

法務部門の組織体制や業務内容について教えてください。

当社では人事総務担当が兼務しながら法務業務を行っています。社内に法律の専門家はいないため、契約書のリーガルチェックは顧問弁護士に相談しています。

LegalForceキャビネを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。

もともとは紙の契約書が多かったのですが、最近ではお客様が電子契約サービスを導入しているケースが増えています。紙の契約書はPDF化してクラウドサービス上に注文書と紐づけて保存し、電子締結した契約書は共有フォルダに保存するなど、管理方法がバラバラになっていました。

また、紙の契約書の原本は担当部門がそれぞれのルールで管理していたため、担当者の記憶に頼らないと原本を探すことができず、必要な場面で契約書をすぐに取り出せないことが大きな課題でした。

クラウドサービスや共有フォルダに保存した契約書も、担当者や更新期限をたどって探し出すことが難しい状況でした。

海外とのM&Aで「契約書がすぐに見つかる」便利さを実感

契約管理ができていないことでリスクを感じたケースはありましたか。

まさに、昨年キャビネの導入途中で大きな出来事がおこりました。M&Aが実行されたのです。
コロナ禍で、しかも海外とのM&Aだったため、契約書を全て電子化して送ることが必要でした。

LegalForceキャビネにアップロードしていたものは該当契約の確認も早く、デューデリジェンスで効果を発揮しました。一方で、LegalForceキャビネに格納しきれていない過去の契約書は、紙の契約書を見つけて全ての該当の契約事項を探し出すのに膨大な時間を費やすことになってしまいました。
時間の制約があるなか、紙で全てを管理するのは無理があると実感した出来事でした。

また、コロナ禍以降リモートワークの機会が増えました。
当社が利用しているサービスについて更新期限の確認や契約内容の見直しを行いたくても、出社して紙の契約書を探し出す必要があり、直前になって対応に追われることもありましたね。

当社は32か国、250社以上とのお客様との取引があります。紙や保管場所が散在してしまうような契約管理を続けていると、会社がさらに成長したときにいずれお客様にご迷惑をかけてしまうのでは、という危機感を抱くようになりました。

当社では現CEOがCFOとして入社して以降、全社的に電子化、システム化が進みました。その一環として契約管理もシステム化し、誰でもすぐに必要な契約書にアクセスできる状態を目指そうと、LegalForceキャビネを導入しました。

更新期限の通知メールで契約更新準備を開始

実際にLegalForceキャビネを使うときの流れを簡単に教えてください。

契約書を締結したら、営業事務担当者や管理部門の者がPDF化してLegalForceキャビネにアップロードしています。過去に締結した700件の契約書もすべて取り込みました。

アップロードした後は、主に「更新期限の自動リマインド」を活用しています。
更新期限の2か月前にメールで通知が届くように設定してあり、通知が来たら契約の更新準備を始めるようにしています。

更新期限の自動リマインドイメージ。更新期限が迫っている契約書をメールで通知する

更新期限の自動リマインドイメージ。更新期限が迫っている契約書をメールで通知する

また「権限管理」を使い、各社員が、自分の部署が担当する契約書のみを参照できるようにしています。これによって、今までのように過去の契約書を探す依頼がなくなり、担当者自身が自分で探すことができるようになりました。当社は社員全員で25人ほどですが、そのうち13人にアクセス権を付与しています。

「関連契約書の紐づけ」で契約情報をひとまとめ

LegalForceキャビネ導入によって感じている効果を教えてください。

更新期限の自動リマインドを使うことで、課題だった契約の更新もれのリスクを低減できました。

また「関連契約書の紐づけ」も業務の省力化に役立っています。

当社では一つの基本契約書に対して、NDA(秘密保持契約)、注文書、Webページ上でお客様にご確認いただく利用規約など、複数の契約が紐づく形態が多いです。
パートナー企業に当社製品の導入支援をしてもらうケースも多く、その際には対お客様、対パートナー企業との契約がそれぞれ締結されます。

以前は「取引先単位」でしか契約書を管理できずにいましたが、LegalForceキャビネでは関連契約書同士をリンクさせることができるのでそれも解消されました。同一取引先の契約をすべて1か所に集約できるので、ストレスがありません

LegalForceキャビネを使って契約管理体制を整えていくことで、クラウド型会計・ERPサービスの販売において大切な、契約期間やライセンスの取り決めなどでお客様と認識の齟齬が起こるリスクを制御できていると実感します。

関連契約書の紐付けイメージ。複数の契約書をリンクすることができる

関連契約書の紐付けイメージ。複数の契約書をリンクすることができる

今後どのようにLegalForceキャビネを活用していきたいですか。

「全文検索」をもっと活用したいです。
たとえば、反社会的勢力の排除条項のような必須事項が漏れている契約書を検索して覚書を締結したり、当社の事業に関係する法改正に対応したりといった使い方を考えています。

LegalForceキャビネを使えば、契約書の内容まで検索ができるので、ぜひ活用していきたいですね。

社内向けに幅広い利用を促し、将来的には当社の海外拠点でもLegalForceキャビネを使いたいです。また、更新期限が到来する契約書については、当社内だけではなくお客様にも事前通知ができるような仕組みを整えたいと考えています。

小規模なうちからの契約管理で信頼関係を強固に

LegalForceキャビネをどのような企業、法務部に勧めたいですか。

会社の規模が小さいうちに、早期で導入することをおすすめします。

契約書の数が増えれば増えるほど、契約管理に要する手間と紛失などのリスクが高まるからです。
契約に関する認識があいまいだったり、エビデンスとして契約書が正しく管理できていなかったりすると、お客様との信頼関係が崩れてしまいます。

小規模なうちからLegalForceキャビネを使って適切な契約管理を行えば、お客様との信頼関係はより強固になるのではないでしょうか。

また、LegalForceキャビネは海外進出を検討している企業(※)にもおすすめです。コロナ禍以降は海外出張もできなくなり「現場が見えない」ことが大きな課題です。リモートでも契約をコントロールするために、LegalForceキャビネは有用だと思います。
※LegalForceキャビネは日本語と英語のみに対応しております。また、地域によっては接続に制限が発生する可能性もございます。検討時に弊社営業担当者までご相談ください。

(取材日:2022年2月)※掲載内容は取材当時のものです。

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